Zakupy w ramach koszyka czy outsourcing przy zakupie artykułów biurowych?

Kupujesz swoje materiały biurowe, negocjując roczne wolumeny, a może planujesz przeniesienie obsługi zaopatrzenia firmy w artykuły biurowe na zewnątrz? Outsourcing zakupowy w wielu przypadkach przynosi organizacji sporo korzyści, ale czasem okazuje się zupełnie niepotrzebny. Sprawdź, zanim podejmiesz decyzję.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak dobrać metodę zakupową dla swojej firmy;
✔ dlaczego warto ograniczyć różnorodność asortymentu w koszyku zakupowym;
✔ kiedy sięgać po outsourcing przy zakupie artykułów biurowych.

Po co mierzyć wymiar oszczędności w zakupach firmowych? Żeby wiedzieć, że optymalizacja idzie w dobrym kierunku. A jak mierzyć ich poziom? Zacznijmy od określenia obszaru zakupów firmowych, który nas interesuje.

W poprzednim artykule pisaliśmy o sposobach mierzenia oszczędności na przykładzie zakupów artykułów biurowych. Tym razem zajmiemy się samym procesem zakupowym dla tej kategorii asortymentu i zastanowimy się, jak zagregować dane zakupowe dla tej kategorii i kiedy warto zlecić zaopatrzenie na zewnątrz, tj. sięgnąć po outsourcing.

Zakupy materiałów biurowych w mniejszych organizacjach

Outsourcing jest świetnym rozwiązaniem dla korporacji, tymczasem mniejsze firmy także mogą efektywnie kupować materiały biurowe.

Zanim podejmiemy decyzję dotyczącą metody zakupu w tej kategorii produktowej, określamy miejsce, które zajmuje nasza kategoria, w strukturze kosztowej przedsiębiorstwa. Pomocna będzie tutaj macierz Kraljica (sprawdź, jak sporządzić segmentację kategorii zakupowych z macierzą Krajlica).

Zerknij na obszar produktów standardowych (lewy dolny róg macierzy)

Pamiętasz? To ta kategoria, w której zakup ma niewielki wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa i który charakteryzuje niskie ryzyko przerwania ciągłości dostaw. Macierz Kraljica dla każdej firmy będzie wyglądała inaczej, ale z dużą dozą prawdopodobieństwa nasze artykuły biurowe znajdą się właśnie w kategorii produktów standardowych.

Przypominamy
Kategoria produktów standardowych określa rozdrobniony asortyment, trudny do agregacji i skonsolidowania wolumenu zakupowego.

Koszt procesu zakupowego dla tego segmentu może przewyższać potencjalne oszczędności uzyskane w drodze negocjacji ceny z dostawcą. Kosztów może też przysparzać duża powtarzalność procesu, wykonywana przez pracownika działu zakupów/zaopatrzenia. Zastosowanie strategii zakupowej względem takiego asortymentu zależy więc od decyzji przedsiębiorstwa.

Zatem jeżeli uważasz, że warto zagregować zapotrzebowanie w obszarze materiałów biurowych i czerpać oszczędności finansowe i procesowe, rozważ dwie metody dokonywania zakupu w obszarze produktów standardowych.

1. W pierwszym przypadku pracownicy zgłaszają swoje zapotrzebowanie do jednej osoby w firmie, która kumuluje zamówienia do dostawcy zewnętrznego, tworząc tzw. koszyk zakupowy (taki sposób opisujemy w naszym artykule o sposobach mierzenia oszczędności). Jednak jest to mało wydajny proces – obciążający pracownika zakupów powtarzającą się czynnością.
2. W drugim podejściu każdy z pracowników może dokonać zakupu niezależnie – u tego samego dostawcy lub u innych podmiotów, jednak zawsze zgodnie z wynegocjowanym zakresem asortymentowym w ramach umowy koszykowej. Pamiętajmy o tym, jak ważne jest ograniczanie różnorodności kupowanych produktów.

Zacznij od analizy danych zakupowych

Niezależnie od sposobu, w jaki dokonuje zakupów Twoja firma, zbierz dane za ostatnie 12 miesięcy i zgodnie z tym, co napisaliśmy w artykule o tabelach przestawnych, pokategoryzuj dane.

Wyodrębnij dokładnie kategorie artykułów, np.:
– papier xero
– papier składanka
– długopisy
– korektory
– kleje biurowe
– zszywacze
– dziurkacze, itd.

Szczególnie przydatna będzie tutaj formuła kopiowania pierwszego wyrazu z opisu artykułu. Następnie posortuj listę alfabetycznie i przypisz do odpowiednich kategorii.

Ogranicz różnorodność kupowanych produktów

Musimy podjąć decyzję o tym, ile różnych typów ołówków, długopisów, taśm klejących potrzebujemy – wyznaczamy standardowe produkty dla każdej kategorii. Idealnie byłoby ograniczyć ich liczbę do jednego rodzaju – jednak nie zawsze jest to korzystne i pożądane.
Pamiętajmy o tym, aby przy redukcji różnorodności sumować zużycie tych artykułów, które redukujemy – czyli mieliśmy długopis typ 1 – 30 sztuk, typ 2 – 50 sztuk, typ 3 – 15 sztuk, typ 4 – 25 sztuk i decydujemy się tylko na typ 2… wtedy roczne zapotrzebowanie będzie sumą wolumenów wszystkich typów, a więc – 120 sztuk.

Mniejsza różnorodność zamawianego asortymentu to zawsze oszczędność dla firm. Łatwiej jest nam negocjować rabaty na zakup konkretnych produktów. Poza tym to nie tylko oszczędność dla firm, także dla środowiska, zwłaszcza w przypadku naszej działalności. Zaopatrzenie magazynów w potrzebny towar pozwala też na uniknięcie braków w stokach.
Grażyna Poznerowicz, firma Solal

W oparciu o tak skonstruowaną specyfikację przygotuj zapytanie ofertowe

Jako dodatkowy warunek (poza kryterium cenowym) ustawiamy posiadanie przez dostawcę portalu, w którym będziemy mogli zaimplementować wynegocjowany cennik. Możemy też przygotować strukturę wielopłaszczyznowych dostępów do koszyka produktów (w oparciu o wynegocjowany cennik), dzięki czemu zachowamy elastyczność.
Aby uruchomić współpracę z nowym dostawcą, musimy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za składanie zamówień online oraz poziomy dostępu do koszyka produktów.
Np. tworzymy koszyk podstawowy, który zawiera jeden typ długopisu, jeden typ brulionu i jeden typ taśmy klejącej. Do koszyka podstawowego nadajemy wtedy dostęp wybranym osobom z bazowych jednostek organizacyjnych naszej firmy. Kolejny koszyk tworzymy np. dla kierowników zespołów i udostępniamy im szerszy zakres produktów do wyboru. I tak stopniowo rozszerzamy różnorodność koszyka i dostęp do artykułów. Pamiętaj, aby przynajmniej jedna osoba w firmie miała dostęp do pełnej oferty dostawcy, żeby w razie nieprzewidzianego zakupu – także móc go zrealizować przez portal zakupowy.
O tym, jak korzystne dla obu stron jest składanie zamówień w takim serwisie, przypomina Grażyna Poznerowicz: – Taki sposób pracy eliminuje błędy, przyśpiesza realizację zamówienia, umożliwia miesięczne lub roczne raportowanie zakupionego towaru. Mamy informację o dostępności produktu w magazynie, o jego aktualnej cenie. To ułatwienie dla pracownika firmy, który może realizować zapotrzebowanie z dowolnego miejsca – wylicza dyrektor ds. sprzedaży w firmie Solal. – Z perspektywy dostawcy to także wygodne, bo zamówienie jest już gotowe, wpada do systemu i automatycznie zarządza asortymentem na stoku. Wiele firm działa już w ten sposób. Część pracowników ma dostęp do systemu, nie ma zamieszania i łatwiej racjonalnie rozłożyć zasoby do innych, właściwych obowiązków firmy.

Czym jest outsourcing zakupowy?

O możliwościach, jakie daje outsourcing firmie pisaliśmy już na naszym blogu. Podkreślaliśmy, że przekazując na zewnątrz niektóre funkcje zakupowe, można wpłynąć na wzrost potencjału firmy i jest to rozwiązanie szczególnie korzystne dla dużych, rozproszonych organizacji.

Co daje takie podejście w biznesie? Poza możliwością uzyskania oszczędności w kategorii zakupowej, które wygenerują eksperci po stronie dostawcy, outsourcing zakupowy to także szansa na redukcję kosztów procesowych w naszym dziale zakupów.

Jak korzystać z tego modelu biznesowego, aby przyniósł pożądane skutki?

Za serwisem Entrepreneurship podpowiadamy 5 sposobów na udany outsourcing:

1. Wybierz outsourcing wtedy, kiedy naprawdę go potrzebujesz.
   Musisz wiedzieć, czemu ma służyć zlecenie obsługi zapotrzebowania na zewnątrz, jakie efekty przyniesie to Twojej firmie.
2. Wybierz odpowiedniego dostawcę.
   Najpierw powinieneś go poznać. Jego doświadczenie, biznesowe relacje, referencje wystawione przez biznesowych partnerów. Tutaj przyda się rozeznanie w rynku np. z pomocą zapytania ofertowego.
3. Określ, czego potrzebuje Twoja firma.
   Analiza danych archiwalnych i dokładna specyfikacja pomoże Ci w określeniu zapotrzebowania, harmonogramu dostaw i potencjalnych problemów. Jasne oczekiwania ułatwią także pracę Twojemu dostawcy.
4. Optymalizuj proces zakupowy.
   Zawsze powinieneś weryfikować współpracę z dostawcą. Nie jesteś zadowolony z efektu jego pracy, a może w trakcie zmieniły się warunki, w których działa Twoja firma? Renegocjuj warunki umowy.
5. Dbaj o dobre relacje z dostawcą.
   Wspomniana wcześniej optymalizacja nie dojdzie do skutku, jeśli nie zatroszczysz się o jakość relacji biznesowych.

Jak zarządzamy outsourcingiem zakupowym?

Zarządzanie outsourcingiem zakupowym może przybierać różne formy, ale najczęściej zawiera następujące elementy:

• długoterminową relację biznesową z dostawcą – umowy ramowe roczne lub dłuższe;
• przeniesienie zobowiązania na dostawcę;
• dostawca zobowiązuje się do utrzymania zakupów na pewnym poziomie (wielkości wolumenu i jego jakości).

Kiedy ousourcing zakupowy ma sens?

Wiele bardzo dużych firm, takich jak IBM Global Services, AT Kearney czy Accenture oferują zewnętrzną obsługę procesów zakupowych. Rynek rozwija się, ale większość firm wciąż sięga jednak po outsourcing zakupowy w przypadku zakupów pośrednich.

Outsourcing procesów biznesowych (ang. Business Process Outsourcing)  jest opłacalny przy obsłudze zamówień o dużym wolumenie, bo jednym z celów jest przeniesienie kosztów na większą organizację, która ma zaplecze i inwestuje w rozwój tych usług.

Dzięki przeniesieniu ciężaru i odpowiedzialności za zarządzanie procesami zakupowymi w firmie możemy skupić się na naszych kluczowych kompetencjach.

Co jeszcze zyskujemy?
– dzięki analizie danych konsolidujemy wolumen zakupowy, ograniczając ilość i różnorodność produktów,
– agregujemy wolumen, dzięki czemu prawdopodobnie obniżamy ceny jednostkowe,
– przenosimy proces zakupowy na portal dostawcy, dzięki czemu szybciej i prościej jest nam nim zarządzać,
– portal zakupowy staje się narzędziem kontrollingu – teraz każdy artykuł kupowany jest przez konkretną osobę na platformie,
– mamy uproszczony dostęp do danych zakupowych – jako wyciąg z systemu dostawcy (z podziałem na to kto, co, za ile i kiedy kupił).

Jak tłumaczy Grażyna Poznerowicz, dyrektor ds. Sprzedaży w firmie Solal. – Firmy, które zlecają zamówienia raz w miesiącu na kompleksową obsługę, generują mniejsze koszty. Jest to nie tylko tańsze, także bardziej wygodne dla samego klienta, który otrzymuje tylko jedną fakturę do zapłaty.

Eksperci podkreślają, że BPO to nie tylko jasne strony, proces niesie ze sobą ryzyko obniżenia jakości dostarczanych produktów czy usług. Skąd bierze się więc efektywność ousourcingu?

1. Zwracamy się do liderów na rynku. Oni dysponują wiedzą i know how, którego my nie mamy. Na szczęście nie musimy tracić czasu na wdrażanie się w kategorię zakupową, bo możemy zlecić zakup naszemu dostawcy.
2. Obsługa procesu zależy od dostawcy, więc oszczędzamy czas, który byłby nam potrzebny na zorganizowanie struktur i przydzielenie zasobów pracowniczych w naszej firmie.
3. Polegamy na konsolidacji i agregacji zapotrzebowania, co jest sprawdzoną praktyką zakupową, gdy chcemy obniżyć cenę zakupu.

Usługi zlecamy na zewnątrz, ale oszczędności – zostają w firmie.