System VIES - jak zweryfikować kontrahenta z zagranicy?

Jeśli rozpoczynasz współpracę z zagranicznym kontrahentem koniecznie zweryfikuj jego numer VIES. Jest o wyszukiwarka podmiotów, która pomoże Ci znaleźć numer identyfikacyjny danego przedsiębiorcy. Jak korzystać z bazy VIES? Dlaczego warto weryfikować w niej kontrahentów? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule!

Z artykułu dowiesz się między innymi:

• Co to jest i do czego służy VIES?
• Kiedy warto skorzystać z wyszukiwarki VIES?
• Gdzie sprawdzić numer VIES?

Wyszukiwarka VIES - co to jest?

System VIES powstał w celu szybkiej i bezproblemowej weryfikacji podmiotów gospodarczych działających na terenie Unii Europejskiej. Jest to internetowa wyszukiwarka, która pozwala na wymianę informacji o VAT. Dzięki niej sprawdzisz numery identyfikacyjne VAT wszystkich europejskich podmiotów gospodarczych, które są zarejestrowane dla potrzeb transakcji transgranicznych. Pełna nazwa VIES to VAT Information and Exchange System.

Do czego służy system VIES? Jak sprawdzić kontrahenta?

Informacje z systemu VIES wykorzystywane są głównie na potrzeby transgranicznej wymiany towarów i usług oraz mogą być dowodem podczas kontroli podatkowej. Co istotne – każdy podatnik VAT, który prowadzi transakcje z podmiotami zagranicznymi w zakresie wymiany usług lub towarów, ma obowiązek rejestracji do VAT UE w kraju, w którym prowadzi działalność gospodarczą.

Podatnicy VAT VIES rejestrowani są w systemie zgodnie z informacjami z krajowych baz danych. Komisja Europejska nie odpowiada za prawidłowość ani uzupełnianie tych informacji, dlatego obowiązkiem firmy prowadzącej sprzedaż dóbr i usług na terenie krajów członkowskich jest rejestracja do VAT UE.

Sam system VIES jest dostępny bezpłatnie w 23 językach Unii Europejskiej, a sprawdzić kontrahenta unijnego można samodzielnie z poziomu komputera lub smartfona z dostępem do internetu.

Statusy numerów identyfikacyjnych VAT dla podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej są następujące:

• informacja o VAT UE istnieje (numer aktywny)
• informacja o VAT UE nie istnieje (numer nieaktywny)

Uwaga – Negatywna odpowiedź z systemu VIES oznacza, że podmiot obecnie nie jest zgłoszony jako czynny podatnik VAT-UE, do tej pory nie był zarejestrowany do VAT-UE, jest w trakcie procesu rejestracji lub został wykreślony z bazy.

Kiedy sprawdzić VIES?

Sprawdzenia VAT UE w systemie VIES powinni dokonać wszyscy podatnicy, którzy nie są pewni, że ich kontrahenci są czynnymi płatnikami VAT. System VIES pomaga więc określić, jaka stawka VAT powinna zostać naliczona w handlu międzynarodowym.

System VIES weryfikuje wię, czy mamy do czynienia z tzw. Wewnątrzwspólnotową Dostawą Towarów (WDT) i pozwala udokumentować prawo do zastosowania stawki VAT 0%.

Aby jednak otrzymać obniżoną stawkę podatku, należy spełnić poniższe warunki:

• transakcja musi być dokonywana pomiędzy aktywnymi podatnikami VAT (z numerem VAT UE),
• transakcja musi przebiegać między minimum dwoma różnymi krajami UE,
• dostawca musi posiadać dokumentację potwierdzającą wywóz towaru i sprawdzenie NIP UE.

Również istotne jest sprawdzanie samego siebie w VIES, jeśli jako polski przedsiębiorca chcesz dokonać zakupu od kontrahenta z UE. W ten sam sposób sprawdzasz, czy kontrahent jest widoczny w systemie europejskim VIES, aby być pewnym o możliwości skorzystania z obniżonej stawki VAT jako kupujący.

Gdzie sprawdzić VIES?

Potwierdzenie numeru VAT (VIES) kontrahenta można zweryfikować na stronie Komisji Europejskiej. Do sprawdzenia firmy będziesz potrzebować jedynie państwo członkowskie i numer VAT kontrahenta.

Rejestracja do VAT-UE w Polsce

Jeśli chcesz dokonywać transakcji z kontrahentem z zagranicy koniecznie musisz zgłosić się do VAT UE. Sprawę załatwisz podczas wizyty w urzędzie skarbowym, listownie lub elektronicznie w formie e-deklaracji, bądź jako załącznik do wniosku o wpis do CEIDG. W tym celu, skorzystaj z formularza VAT-R i wypełnij dedykowane pole C3.

Pamiętaj, że niektóre procedury będą wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dodatkowo, przy składaniu formularza musisz podać planowaną datę rozpoczęcia współpracy wewnątrzwspólnotowej oraz wskazać powód rejestracji:

• przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT będzie dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych,
  
• przedsiębiorca niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał transakcji WNT,
  
• przedsiębiorca niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywać wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług lub importu usług, w odniesieniu do których stosuje się art. 100 ustawy o VAT (co do zasady transakcje na rzecz i od podatników z innych krajów UE).

VAT-UE – do kiedy termin składania deklaracji?

Deklarację VAT-UE w formie online złożysz w urzędzie do 25. dnia następnego miesiąca po okresie rozliczeniowym (miesiącu), w którym nastąpiła transakcja wewnątrzwspólnotowa.

Kiedy może dojść do wykreślenia z listy podatników VAT-UE?

Pomimo prawidłowego zapisu przedsiębiorcy i posiadaniu NIP-u europejskiego VIES, urząd może podjąć decyzję o wykreśleniu podmiotu. Przyczyn może być kilka:

• w przypadku braku składania deklaracji JPK przez czynnego podatnika,
• w przypadku składania zerowych deklaracji JPK przez czynnego podatnika,
• w przypadku braku składania deklaracji VAT UE przez podatników VAT czynnych oraz podatników zwolnionych.

Czy można poprawić swoje dane w systemie VIES?

W związku z tym, że aktywnymi numerami VAT UE powinni legitymować się zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy dóbr w krajach Unii Europejskiej, aktualizację firmowych danych w systemie VIES należy przeprowadzić przed dokonaniem transakcji wewnątrzwspólnotowej. Można to zrobić, kontaktując się z krajowym organem administracji podatkowej. Poprawione dane są automatycznie widoczne w bazie.

W określonych sytuacjach, np. wtedy, gdy numer nie został odnaleziony przez wyszukiwarkę VIES, warto upewnić się, że krajowa baza płatników VAT jest dostępna online. Można zrobić to, wchodząc na stronę Komisji Europejskiej.

Dlaczego warto sprawdzić VIES kontrahenta?

Rejestr VIES pozwala przedsiębiorcom na szybkie zweryfikowanie kontrahentów z krajów Unii Europejskiej oraz naliczenie podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Bezpłatny dostęp do narzędzia i szybkie wyszukiwanie numerów VAT UE w krajowych rejestrach ułatwiają finalizowanie transakcji zarówno w przypadku dużych, jak i małych firm. Podatnik, przeprowadzając w swojej działalności transakcję z kontrahentem unijnym, może mieć obowiązek złożyć informację VAT UE o charakterze podsumowującym.

Podsumowując, weryfikacja VIES zagranicznych kontrahentów  jest jednym ze sposobów potwierdzenia wiarygodności podmiotu. Skorzystanie z wyszukiwarki VIES to również możliwość zastosowania stawki VAT 0% i sprawdzenia numeru VIES EU kontrahenta.