flaga Unii Europejskiej

System VIES – jak zweryfikować kontrahenta z zagranicy?

Jedną z zalet przystąpienia Polski do Unii Europejskiej jest uproszczenie przepisów podatkowych – przedsiębiorcy mogą m.in. skorzystać z preferencyjnej stawki 0% VAT, wysyłając towary do krajów członkowskich. By było to możliwe, ich kontrahenci muszą posiadać numer VAT UE, widoczny w systemie VIES. Jak korzystać z bazy VIES?

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest system VIES i w jakim celu powstał,
✔ kiedy warto skorzystać z wyszukiwarki VIES,
✔ jak zweryfikować kontrahentów w bazie VIES,
✔ czy można poprawić dane w systemie VIES.

Do czego służy system VIES?

Baza VIES powstała w celu szybkiej i bezproblemowej weryfikacji podmiotów gospodarczych działających na terenie Unii Europejskiej. Pełna nazwa systemu – VAT Information and Exchange System – zdradza, że narzędzie pozwala na sprawne potwierdzenie aktywności numeru VAT. Informacje z systemu VIES wykorzystywane są głównie na potrzeby transgranicznej wymiany towarów i usług oraz mogą być dowodem podczas kontroli podatkowej.

Podatnicy VAT VIES rejestrowani są w systemie zgodnie z informacjami z krajowych baz danych. Komisja Europejska nie odpowiada za prawidłowość ani uzupełnianie tych informacji, dlatego obowiązkiem firmy prowadzącej sprzedaż dóbr i usług na terenie krajów członkowskich jest rejestracja do VAT UE. Warto wiedzieć, że system VIES jest dostępny bezpłatnie w 23 językach Unii Europejskiej, a sprawdzić kontrahenta unijnego można samodzielnie z poziomu komputera lub smartfona z dostępem do internetu.


Warto wiedzieć

Na terenie Polski numer VAT UE powstaje przez połączenie kodu lokalizacyjnego PL z NIP. Rejestracja jest obowiązkowa w celu prowadzenia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WTD), wewnątrzwspólnotowego nabywania towarów (WNT), wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług oraz nabywania usług od kontrahentów z UE.

Kiedy skorzystać z wyszukiwarki VIES?

Swobodny przepływ towarów na terenie Unii Europejskiej pozwala na szybki i wygodny transport dóbr bez dodatkowych kosztów czy ograniczeń ilościowych. Nie oznacza to jednak, że poszczególne artykuły nie podlegają zobowiązaniom z tytułu VAT. Przykładowo, jeśli towary trafiają do firmy działającej w innym kraju UE, podatek VAT nie jest pobierany, gdy mamy do czynienia z czynnymi podatnikami VAT UE. Jeśli klient nie posiada ważnego numeru VAT UE, podatek pobierany jest według stawki obowiązującej w kraju sprzedawcy.

Warunki opodatkowania dostawy stawką VAT 0%:

  • transakcja dokonywana jest między aktywnymi podatnikami VAT (z numerem VAT UE),
  • transakcja przebiega między minimum dwoma różnymi krajami UE,
  • dostawca posiada dokumentację potwierdzającą wywóz towaru i sprawdzenie NIP UE.

System VIES pomaga określić, jaka stawka VAT powinna zostać naliczona w handlu międzynarodowym. Weryfikuje, czy mamy do czynienia z tzw. Wewnątrzwspólnotową Dostawą Towarów (WDT), i pozwala udokumentować rozliczenie według stawki 0%. Sprawdzenia VAT UE w systemie VIES powinni dokonać wszyscy podatnicy, którzy nie są pewni, że ich kontrahenci są czynnymi płatnikami VAT.


Warto wiedzieć

Jeśli chcesz zgłosić się do VAT UE, skorzystaj z formularza VAT-R, wypełniając pole C3. Sprawę załatwisz podczas wizyty w urzędzie skarbowym, listownie lub elektronicznie w formie e-deklaracji, bądź jako załącznik do wniosku o wpis do CEIDG. Pamiętaj, że niektóre procedury będą wymagać kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Sprawdzenie kontrahenta unijnego w systemie VIES

Jak sprawdzić NIP europejski? Weryfikacji numeru VAT klienta można dokonać na dwa sposoby – jednym z nich jest wykorzystanie systemów rozliczeniowych dla firm wyposażonych w wyszukiwarkę VIES. Zaletą oprogramowania jest możliwość sprawdzenia kilku numerów VIES w tym samym czasie. Innym rozwiązaniem jest sprawdzenie podatnika VAT UE za pomocą bezpłatnego systemu internetowego.

Aktywność numeru VAT potwierdzana jest po wyborze odpowiedniego państwa z listy oraz numeru weryfikacyjnego NIP UE. Zapytania trafiają do odpowiednich krajowych baz danych i wyświetlają aktualny status płatnika.

Statusy numerów identyfikacyjnych VAT dla podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej są następujące:

  • numer aktywny – informacja o VAT UE istnieje,
  • numer nieaktywny – VAT UE nie istnieje, numer VAT nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych lub rejestracja numeru VAT nie została jeszcze zakończona.

Numer VAT UE może być powiązany z nazwą firmy, nazwiskiem kontrahenta i adresem, które to informacje zostaną wyświetlone w wyszukiwarce VIES, jeśli krajowe przepisy dotyczące ochrony danych na to zezwalają. Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES dotyczy tylko aktualnego statusu płatników – w bazie nie ma informacji, czy dany numer VAT był ważny w przeszłości.


Warto wiedzieć

W określonych sytuacjach zgłoszenia do VAT UE muszą dokonać także podatnicy zwolnieni z VAT. Chodzi w szczególności o sytuację, w której wartość nabytych towarów w ramach WNT w danym roku przekracza 50 000 zł. Obowiązek dotyczy również podatników w następujących sytuacjach: 1) nabycie usług od kontrahentów z UE, w odniesieniu do których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy, 2) wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług, dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy.

Czy można poprawić swoje dane w systemie VIES?

W związku z tym, że aktywnymi numerami VAT UE powinni legitymować się zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy dóbr w krajach Unii Europejskiej, aktualizację firmowych danych w systemie VIES należy przeprowadzić przed dokonaniem transakcji wewnątrzwspólnotowej. Można to zrobić, kontaktując się z krajowym organem administracji podatkowej. Poprawione dane są automatycznie widoczne w bazie.

W określonych sytuacjach, np. wtedy, gdy numer nie został odnaleziony przez wyszukiwarkę VIES, warto upewnić się, że krajowa baza płatników VAT jest dostępna online. Można zrobić to, wchodząc na stronę Komisji Europejskiej.

System VIES pozwala przedsiębiorcom na szybkie zweryfikowanie kontrahentów z krajów Unii Europejskiej oraz naliczenie podatku VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Bezpłatny dostęp do narzędzia i szybkie wyszukiwanie numerów VAT UE w krajowych rejestrach ułatwiają finalizowanie transakcji zarówno w przypadku dużych, jak i małych firm. Podatnik, przeprowadzając w swojej działalności transakcję z kontrahentem unijnym, może mieć obowiązek złożyć informację VAT UE o charakterze podsumowującym.

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Ile trwa i kosztuje założenie firmy w krajach europejskich?

Ile trwa i kosztuje założenie firmy w krajach europejskich?

Polska od dawna uchodzi za jeden z tych europejskich krajów, w których na przedsiębiorców czeka sporo niepotrzebnych przeszkód. Ile w tym prawdy? By to sprawdzić, porównaliśmy łączne koszty założenia firmy oraz średni czas...

Jakie podatki płaci przedsiębiorca?

Jakie podatki płaci przedsiębiorca?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem płacenia i rozliczania odpowiednich podatków. Dlatego zanim zarejestrujesz działalność, sprawdź podstawowe zasady opodatkowania przedsiębiorców.

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce – szczególnie w tych branżach, w których brakuje polskich pracowników. Polska stała się bowiem atrakcyjnym miejscem pracy, zwłaszcza dla naszych wschodnich sąsiadów. Co należy wiedzieć o zatrudnianiu obcokrajowców?

Interpretacje podatkowe – kiedy przepisy wymagają doprecyzowania?

Interpretacje podatkowe – kiedy przepisy wymagają doprecyzowania?

Interpretacje podatkowe to mechanizm, po który sięga coraz więcej Polaków. Tym rozwiązaniem zainteresowani są w szczególności przedsiębiorcy, dokonujący poważnych transakcji, powodujących powstawanie znacznych zobowiązań podatkowych. Interpretacje nie tylko wyjaśniają różnego rodzaju zawiłości prawne, ale również dają podatnikom pewność, że nie dotkną ich żadne negatywne konsekwencje określonego zachowania.