Podpis elektroniczny jest jedną z kluczowych innowacji w świecie cyfryzacji. Dzięki niemu można m.in. podpisywać dokumenty i autoryzować transakcje. To nieodłączny element wirtualnej rzeczywistości. Sprawdź najważniejsze informacje o podpisie elektronicznym.
W artykule znajdziesz informacje o:
- podpisie elektronicznym i jego roli w dokumentacji,
- zaletach i wyzwaniach związanych z wykorzystaniem podpisu elektronicznego,
- aspektach prawnych związanych z podpisywaniem dokumentów podpisem elektronicznym.
Co to jest podpis elektroniczny i jaką rolę ma w dokumentacji?
Elektroniczny podpis stał się fundamentalnym narzędziem, który zrewolucjonizował proces podpisywania dokumentów. Podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu. Jest to metoda uwierzytelniania danych elektronicznych, która potwierdza wiarygodność dokumentu czy tożsamość nadawcy. Może mieć różne formy, na przykład:
- unikalne hasło,
- odręczny podpis,
- dane biometryczne (np. odcisk palca).
Co to jest podpis kwalifikowany? Jest to specjalny rodzaj podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany powinien spełniać określone, dość rygorystyczne formy bezpieczeństwa. Oparty jest na certyfikacie kwalifikowanym i wydawany przez zaufany podmiot. Oczywiście zawsze poddawany jest autoryzacji w celu weryfikacji tożsamości. Dzięki temu wszystko odbywa się w bezpieczny sposób.
Jak podpisać dokument elektronicznie? Podpisanie dokumentu elektronicznie odbywać się może na kilka sposobów. Możesz użyć np. specjalnego programu pozwalającego podpisać się cyfrowo lub złożyć podpis własnoręczny w formie skanu – pod warunkiem że to podpis elektroniczny. Jeśli jest to podpis kwalifikowany, konieczny będzie certyfikat kwalifikowany. Co to jest? To kluczowy element w świecie podpisów elektronicznych, który zawiera szereg informacji m.in. o danych identyfikacyjnych właściciela.
Podpis elektroniczny a podpis kwalifikowany – czy istnieją różnice?
Wiesz już, czym jest podpis elektroniczny. Istnieją jednak zasadnicze różnice, po których rozpoznać można podpis elektroniczny i podpis kwalifikowany. Co to takiego? Otóż dzieli je poziom legalności i bezpieczeństwa. W przypadku podpisu elektronicznego mamy szereg metod uwierzytelniania. Podpis kwalifikowany jest z kolei szczególną odmianą podpisu elektronicznego, spełniającą surowe standardy ściśle określone przez prawo. Posiada on dodatkowo certyfikat kwalifikowany, w związku z czym w kontekście prawnym jest bezpieczniejszy i wiarygodniejszy.
Jeśli chodzi o to, jak podpisać dokument podpisem elektronicznym, możesz skorzystać z różnych narzędzi to umożliwiających. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego musisz mieć wspomniany już certyfikat kwalifikowany, ale też dedykowane oprogramowanie. Można więc łatwo wywnioskować, że bezpieczniejszą i bardziej zaawansowaną opcją jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to daje? Taki podpis spełnia przede wszystkim normy bezpieczeństwa i wiarygodności. Mimo że oba rodzaje podpisów wykorzystuje się do autoryzacji dokumentów online, bardziej przekonujące będzie wykorzystanie podpisu kwalifikowanego.
Co można podpisać podpisem elektronicznym i jak to zrobić?
Podpisany dokument elektroniczny staje się coraz bardziej komfortowym procesem, dzięki któremu wiele rzeczy można załatwić zdalnie. Podpisu elektronicznego, który pozwala uwierzytelniać dane, można używać do zatwierdzania różnych dokumentów. Podpisać można dzięki niemu między innymi:
- dokumenty urzędowe – w niektórych miejscach sprawy urzędowe również mogą wykorzystywać elektroniczne podpisy (m.in. na dokumencie PDF), np. możesz podpisać dokument, w którym przedstawiasz sprawozdanie finansowe czy różne świadczenia;
- transakcje finansowe – online możesz podpisać m.in. umowę o leasing czy kredyt;
- umowy handlowe – przez Internet podpisać możesz np. umowę najmu czy sprzedaży, a także inne umowy usługowe.
Wiesz już, co to jest podpis elektroniczny. A jak go złożyć? Za pomocą myszy możesz złożyć podpis zwykły, używając do tego np. aplikacji online czy innej platformy służącej do podpisywania dokumentów. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak już dobrze wiesz, koniecznością będzie posiadanie certyfikatu kwalifikowanego i oprogramowania, które dedykowane jest do podpisywania.
Podpisując dokumenty elektronicznie, najpierw należy wybrać odpowiednią platformę. Następnie wgrywa się na nią dokument, podpisuje go zgodnie z preferowaną metodą i weryfikuje. Trzeba sprawdzić, czy podpis został złożony prawidłowo, a także czy dokument podpisany na pewno gotowy jest do dalszego przesyłania lub ewentualnej obróbki.
Zalety i wyzwania związane z wykorzystaniem podpisu elektronicznego
Wykorzystanie podpisu elektronicznego niesie za sobą wiele zalet, ale i wyzwań. Do najważniejszych zalet wykorzystania podpisu elektronicznego zaliczamy szybkość i wygodę. Dzięki elektronicznemu podpisowi można szybko zawierać umowy, ale też np. autoryzować dokumenty – bez względu na to, jaka jest pora. Znacznie przyspiesza to procesy biznesowe.
Poza tym to duża oszczędność pieniędzy i czasu. Nie trzeba nić drukować i skanować. Nie trzeba też dostarczać dokumentów fizycznie. Redukcja zużycia papieru i związanych z tym procesów przyczynia się również do ochrony środowiska. Warto podkreślić, że podpis elektroniczny daje dużo bezpieczeństwa i wiarygodności, dzięki czemu mamy gwarancję autentyczności podpisanego dokumentu.
Jeśli chodzi o wyzwania związane z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, na pewno istnieje ryzyko ataków cybernetycznych. Warto więc szyfrować dane i ustawić dwuetapową weryfikację, aby zapewnić bezpieczeństwo swoich danych.
Okazuje się też, że podpis elektroniczny nie zawsze bywa uznawany, w związku z czym w niektórych branżach lub obszarach prawnych może być to kłopotliwe. Do złożenia podpisu potrzeba mieć także odpowiednie narzędzia to umożliwiające – bez infrastruktury IT podpisywanie dokumentów online nie będzie możliwe.
Jak podpisać dokument podpisem elektronicznym? Aspekty prawne
Warto wiedzieć, że w wielu krajach istnieją ustawy regulujące kwestie związane z podpisem elektronicznym. Określają one standardy techniczne, które należy spełniać, aby podpis elektroniczny został uznany za ważny prawnie. Podpis elektroniczny musi być oczywiście powiązany z osobą, która podpisuje dokument online. Właśnie dlatego należy użyć wybranej metody weryfikacji tożsamości w celu zapewnienia, że podpis pochodzi od danej osoby.
Zweryfikować podpis można np. autoryzacją dwuetapową albo hasłem maskowanym. Ze strony prawnej warto pamiętać, że systemy wykorzystywane do generowania podpisów elektronicznych powinny zapewniać integralność dokumentu. Dzięki temu będzie wiadomo, że nie został on np. zmieniony już po podpisaniu. Jak dokładnie wygląda procedura podpisywania dokumentów online?
- Najpierw należy wybrać narzędzie do podpisania dokumentu elektronicznego (możesz skorzystać np. z Profilu Zaufanego). Wybór zależy oczywiście od potrzeb użytkownika, ale też wymagań prawnych lub rodzaju dokumentów.
- Następnie należy się upewnić, że system weryfikuje twoją tożsamość. Może być to wpisanie hasła czy jednorazowego kodu uwierzytelniającego. Zwykle należy to zrobić przed podpisaniem dokumentu.
- Po weryfikacji tożsamości powinno nastąpić podpisanie dokumentu za pomocą elektronicznego podpisu (e-podpis).
- Po podpisaniu dokumentu odbiorca i nadawca mogą otrzymać potwierdzenie podpisania np. elektronicznej umowy. Będzie na niej m.in. data i czas operacji.
Podpisy elektroniczne to wygodna alternatywa dla tradycyjnych podpisów. Aby wszystko odbywało się bezpiecznie, należy wybierać jedynie sprawdzone narzędzia do podpisywania dokumentów elektronicznych. Dzięki temu można zachować zarówno integralność, jak i autentyczność całego procesu i moc prawną. Chcesz podpisać w formie elektronicznej różne typu umów bądź konkretny wniosek? Jeśli szukasz pomocy prawnej związanej ze składaniem podpisu elektronicznego, skorzystaj z ALEO. W wyszukiwarce odnajdziesz specjalistów oferujących profesjonalne usługi związane z prawem.
