Rzeczywistość wokół nas zmienia się błyskawicznie. Pandemia koronawirusa COVID-19 sprawiła, że wiele firm zdecydowało się odesłać swoich pracowników do domów, w których wykonują swoje codzienne obowiązki zawodowe, pracując zdalnie. Zyskujący w ostatnich latach model pracy zdalnej stał się niejako rzeczywistością, dodatkowo na niespotykaną dotąd skalę.
W perspektywie postępujących procesów odmrażania gospodarki, gdy część pracowników wraca do biura, część nadal pracuje zdalnie, a część firm nadal pracuje w 100% zdalnie, kluczową sprawą jest znalezienie optymalnych rozwiązań do zapewnienia efektywnej komunikacji w firmie. Przeczytaj nasz artykuł, aby poznać metody budowania systemu komunikacji wewnętrznej, które warto również stosować po “powrocie do normalności”, gdy ustanie epidemia.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ komu przysługuje i ile wynosi urlop macierzyński i ojcowski,
✔ czym jest komunikacja i jakie są jej rodzaje,
✔ co zrobić, by usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie,
✔ jak sprawdzić, czy podjęte działania przynoszą efekty.
Sposoby komunikowania się w organizacji
Komunikację na poziomie przedsiębiorstwa możemy podzielić na:
• zewnętrzną – relacje organizacji z otoczeniem rynkowym;
• wewnętrzną – interakcję pomiędzy członkami przedsiębiorstwa.
Najefektywniejszą formą komunikacji jest przekaz dwustronny – nadawca wiadomości otrzymuje od odbiorcy informację zwrotną – tak zwany feedback. W małych firmach komunikacja bezpośrednia jest dużo łatwiejsza, a równocześnie bardzo skuteczna – ryzyko zniekształcenia komunikacji jest minimalne. W dużych przedsiębiorstwach stosuje się komunikację kaskadową (wieloszczeblową), opartą na przekazywaniu informacji w sposób hierarchiczny. W takim przypadku ryzyko niezrozumienia komunikatu jest znacznie większe.
Komunikację wewnątrz organizacji możemy z kolei podzielić na trzy typy:
• pionową – pomiędzy pracownikami różnego szczebla, na przykład menedżerem i pracownikiem, obejmuje raporty, sprawozdania, skargi, wnioski;
• poziomą – pomiędzy członkami zespołów, mającą na celu między innymi ułatwienie współpracy;
• sieciową.
Typy komunikacji sieciowej stworzył amerykański ekonomista Harold J. Leavitt, który wraz z Alexem Bavelasem przeprowadził w 1950 roku eksperyment. Członkowie zespołu zamknięci w pomieszczeniach sąsiadujących ze sobą musieli rozwiązać różne zadania przekazując sobie nawzajem informacje. Oceniając szybkość i efektywność przepływu informacji Leavitt wyróżnił następujące typy sieci komunikacji:
• łańcuch – często występuje podczas formalnego wydawania poleceń służbowych, osoby znajdujące się na początku i końcu łańcucha mogą otrzymać dane zniekształcone w trakcie ich przekazywania;
• koło / gwiazda – jedna osoba znajduje się w centrum całej grupy, a reszta na pozycjach peryferyjnych (ich komunikacja jest zatem niemożliwa). Przepływ informacji kontroluje osoba na pozycji centralnej, przyczynia się ona też niestety w największym stopniu do zakłóceń w przekazie;
• okrąg – model charakterystyczny dla przeprowadzania dyskusji;
• Y – model podobny do sieci łańcucha, w którym jeden koniec łańcucha został rozdzielony na dwie pozycje, zazwyczaj to od osoby znajdującej się na drugim końcu pochodzi pierwsza informacja.
Zasady efektywnej komunikacji wewnętrznej w firmie
Sprawna komunikacja polega na przekazywaniu komunikatu w sposób zrozumiały dla wszystkich odbiorców komunikatu. Zwiększa efektywność, motywację do pracy, zaufanie i lojalność pracowników, zmniejsza za to między innymi opór pracowników wobec wprowadzanych zmian.
Główne zasady skutecznej komunikacji to:
• przekazanie komunikatu w sposób jasny dla odbiorcy;
• dobranie odpowiednich metod komunikacji;
• zaangażowanie całej kadry zarządzającej z każdego szczebla;
• kultura organizacyjna firmy musi być oparta na zaufaniu.
Kiedy komunikacja wewnętrzna w firmie jest nieefektywna?
Brak efektywnej komunikacji w przedsiębiorstwie może doprowadzić do:
• chaosu i dezorientacji – brak wystarczających informacji lub wiedzy o tym, jak interpretować dany komunikat prowadzi do powstawania plotek, które stają się wkrótce głównym źródłem informacji;
• utraty zaufania – brak przekonania o wiarygodności otrzymywanych informacji wprowadza brak zaufania i pozytywnych relacji, a oficjalna komunikacja staje się nieskuteczna;
• utraty motywacji do pracy,a za tym idący spadku produktywności – brak zrozumienia wspólnego celu może doprowadzić do braku motywacji, pracownicy mogą poczuć, że są zaniedbywani i nikt nie liczy się z ich zdaniem, w efekcie czego zwiększa się rotacja pracowników w przedsiębiorstwie;
• poczucia wykluczenia – część pracowników nie otrzymuje informacji z pierwszej ręki (na przykład nie mają skrzynki mailowej), przez co mają poczucie, że docierają one do nich za późno lub są zniekształcone.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej
W obliczu wymienionych wyżej zagrożeń kluczowe staje się stworzenie planu komunikacji, dzięki któremu proces komunikowania w firmie zostanie uporządkowany. Należy:
• ustalić potrzeby informacyjne wszystkich pracowników, a następnie posegregować ich według tych potrzeb;
• wybrać odpowiedniej formy przekazu;
• ustalić zasady weryfikacji skuteczności planu komunikacji.
W zwiększaniu poprawności przepływu informacji oraz komunikacji w zespołach przydają się między innymi metody zaczerpnięte z metodyki Agile.
Regularne spotkania
W ostatnich lata metodyka Agile zyskuje coraz większą popularność – obecnie znana jest powszechnie w świecie zarządzania projektami. Jedną z najbardziej popularnych metod Agile jest Scrum – zespoły pracują w cyklach zwanych Sprintami, poprzedzonych planowaniem i kończących się retrospektywą.
W ramach Sprintu zespoły codziennie spotykają się na krótkim spotkaniu (zwanym daily). W ich trakcie podsumowują pracę wykonaną przez siebie poprzedniego dnia i planują zadania do zrealizowania na dzień, w którym ma miejsce to spotkanie.
W efekcie każdy z członków zespołu ma takie same informacje o tym, na jakim etapie rozwoju znajduje się projekt i tego, co należy następnie zrobić, aby posunął się on naprzód. Zyskują poczucie jedności i wspólnego celu, co jest trudne szczególnie w przypadku zespołów pracujących zdalnie lub częściowo zdalnie.
Tego typu spotkania można również realizować w całym zespole, na przykład w odstępach tygodniowych, kiedy przedstawiciele każdego z zespołów relacjonują najważniejsze dokonania oraz problemy napotkane od czasu poprzedniego spotkania.
Tablica Kanban
To kolejna ze strategii Agile, którą warto wdrożyć chociażby w formie testu w jednym z zespołów. Kanban to wizualizacja zadań wykonywanych w danym projekcie. Są one podzielone na kolumny określające status zadań, na przykład “zaległe”, “do zrobienia” (To Do), “w toku” (Doing) i “gotowe” (Done). W zależności od wymagań projektu i przepływu pracy zespołu można taką tablicę odpowiednio spersonalizować.
Pozwala ona w bardzo przejrzysty sposób zorientować się jaki jest etap prac nad projektem. Może przyjąć formę “analogową”, na przykład zwykłej tablicy zawieszonej na ścianie biura, ale coraz większą popularność i efektywność zyskują jej cyfrowe odpowiedniki. Gdy członkowie zespołu wykonują pracę w domu, z daleka od współpracowników, eliminuje się w ten sposób między innymi nieustanne pytania o status postępu realizacji zadań i wynikający z nich niepotrzebny chaos.
W funkcję tworzenia tablicy Kanban wyposażone jest najbardziej popularne oprogramowanie firmy Atlassian, czyli Jira. Można ją jednak również przygotować za pomocą innych narzędzi, na przykład Trello.
Zasada otwartych drzwi
W sytuacji, gdy wszyscy pracownicy lub ich część pracuje poza biurem, menedżerowie oraz liderzy zespołów powinni jeszcze większą uwagę przykładać do tej zasady: każdy członek zespołu powinien móc zadać pytanie lub rozwiać wątpliwości. Zachęcenie pracowników do zgłaszania nowych pomysłów, wyrażania opinii, konsultowania wątpliwości sprawi, że będą oni mieli poczucie, że ich zdanie rzeczywiście ma znaczenie i są w zespole bardzo potrzebni.
Można to rozwiązać w prosty sposób, poprzez utworzenie dedykowanego pokoju rozmów w komunikatorze wewnętrznym. Tych do dyspozycji na rynku jest bardzo wiele. Warto wybrać taki, który dostępny jest na wszystkie systemy operacyjne (często programiści korzystają z systemów Linux lub Mac) – warto postawić na Slacka czy Telegrama.
Warto oprócz tego stworzyć jeden wspólny kanał, niekoniecznie dedykowany dla konkretnego działu lub zespołu.
Dzielenie się wiedzą
Często pojawiającym się problemem jest brak jednakowej wiedzy wszystkich członków zespołu lub brak dostępu do tych samych danych. Zdarza się, że członkowie zespołu sporo czasu tracą na przeszukiwaniu skrzynki odbiorczej programu pocztowego w celu znalezienia konkretnego pliku. Wszystko, co potrzebne do codziennej pracy, powinno znajdować się w jednym miejscu.
Rozwiązaniem tego problemu jest stworzenie bazy wiedzy, w której członkowie zespołu będą wspólnie pracować nad dokumentami i poszerzać wiedzę na dany temat. Powinno ono zapewniać synchroniczną edycję plików, a także możliwość tworzenia wspólnych stron wiki i łączenie ich ze sobą.
Wybór rozwiązania należy do całego zespołu, a na rynku dostępne są między innymi Confluence (wspomnianej już firmy Atlassian) czy SharePoint od Microsofta. Można również pokusić się na stworzenie prostej, ale funkcjonalnej strony na WordPressie, do której dostęp z uprawnieniami do edycji będą mieli wszyscy pracownicy.
Ciągła optymalizacja
Każdy menedżer powinien regularnie weryfikować skuteczność komunikacji wewnątrz zespołu: raz na jakiś czas zaplanować spotkanie z członkami zespołu, aby dowiedzieć się, czy istnieją narzędzia, których już nie używają, albo czy chcieliby wprowadzić jakieś nowe rozwiązania.
Jak sprawdzić, czy system komunikacji wewnętrznej w firmie działa prawidłowo?
Niezależnie od tego, jakie metody poprawy komunikacji są wprowadzane w firmach, ich wdrażanie nie będzie efektywne bez odpowiednich pomiarów skuteczności. Najczęściej dzieje się to za pomocą badania zaangażowania (w formie ankiety), intranetu lub zwykłego feedbacku.
Podsumowanie
W każdej firmie warto zadbać o jak najsprawniejszą komunikację pomiędzy pracownikami oraz na linii pracownik – przełożony. Przynosi to duże korzyści w postaci satysfakcji członków zespołu, co wpływa na ich wydajność, produktywność i chęć do pracy. Pozwala także utrzymać jedność w zespole. Szczególnie ważne jest to w przypadku, gdy pracownicy nie spotykają się twarzą w twarz, a jedynie za pomocą cyfrowych środków komunikacji.
