Skala problemu liczby i wartości niezapłaconych faktur i długów wobec kontrahentów wzrasta, co wyraźnie pokazuje jaki wpływ na gospodarkę oraz na terminowość rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami ma pandemia COVID-19. Dla wielu przedsiębiorców nie jest to, niestety, dobra wiadomość. Jak przeciwdziałać takim praktykom i jak odzyskiwać należności od kontrahentów? Odpowiadamy w najnowszym wpisie.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ skąd się biorą zadłużenia;
✔ kiedy zacząć windykację;
✔ czy warto korzystać z pomocy firmy windykacyjnej.
Skąd się biorą zadłużenia?
Ogólna sytuacja finansowa przedsiębiorców w naszym kraju nie napawa optymizmem. Według danych Krajowego Rejestru Długów na koniec roku 2020 zaległości konsumentów i firm wyniosły ponad 59,2 mld złotych. Średnie zadłużenie w przypadku firm wzrosło od początku roku z 34 912 zł do 39 241 zł.
Przedsiębiorcy mają za sobą wyjątkowo trudny rok. Przez trzy pierwsze kwartały 2020 r. liczba niewypłacalnych podmiotów gospodarczych wzrosła o 12% rok do roku. Do października włącznie, odnotowano rekordową liczbę niewypłacalności w całej dekadzie – 993 przypadki.
Jeżeli spojrzeć na tą sytuację szerzej, nie sposób jednak nie zauważyć, że zatory płatnicze były standardem jeszcze przed rokiem 2020. Jak podaje firma windykacyjna Payhelp, aż 90% polskich przedsiębiorców z sektora MŚP uskarżało się na nieterminową regulację płatności przez swoich kontrahentów. Jednak poprzez zastój gospodarczy i restrykcje dotykające w sposób bezpośredni, ale także i pośredni większość sektorów, skutki niepłacenia w terminie postawiły wiele firm w bardzo trudnej sytuacji i naraziły je na kłopoty finansowe.
Windykacja polubowna ważniejsza niż kiedykolwiek
Obecny kryzys w większym bądź mniejszym stopniu dotknął wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, a związane z tym faktem poczucie solidarności w wielu przypadkach sprawiło, że dla nieterminowo płacących kontrahentów, przedsiębiorcy stosują taryfę ulgową lub nawet całkowicie zawieszają wobec nich działania windykacyjne. Jest to jednak niewłaściwe podejście, ponieważ kierowanie się w biznesie emocjami najczęściej nie prowadzi do niczego dobrego.
Jak wynika z informacji prasowej KRD, opublikowanej w lutym 2021, ponad połowa firm z sektora MŚP wystawia na prośbę kontrahentów faktury z dłuższymi terminami płatności, niż miało to miejsce przed pandemią. Jednocześnie, wraz z koniecznością wydłużonego czekania na pieniądze, rośnie też potrzeba zabezpieczenia własnych interesów. W tym celu 60% przedsiębiorców szuka rozwiązań poprawiających płynność finansową.
Etyczna i skuteczna windykacja – czy to możliwe?
Termin “windykacja” wśród przedsiębiorców kojarzony jest z wymuszaniem spłat zaległości przy pomocy niedozwolonych metod, często na granicy prawa. Współczesna windykacja nie ma jednak z tym stereotypem nic wspólnego – jej działania skoncentrowane są na zastosowaniu szeregu strategii negocjacyjnych opartych na wiedzy i doświadczeniu ekspertów takich dziedzin jak prawo, psychologia zarządzania i biznesu czy negocjacje. Procesy windykacyjne opierają się na działaniach polubownych, których celem jest uświadomienie dłużnika o konsekwencjach niewywiązania się z umowy oraz działaniach sądowych, których celem jest uzyskanie nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności.
Działania windykacyjne, zarówno polubowne (miękkie) jak i sądowo – egzekucyjne (twarde) powinny być bezwzględnie realizowane zgodnie z przepisami prawa. Organy kontrolujące pracę sektora finansowego, w tym także firm windykacyjnych stosują bowiem dotkliwe kary, włącznie z zakazem prowadzenia działalności w przypadku naruszenia norm i zasad. Prócz tego powinny opierać się także na Zasadach Dobrych Praktyk windykacyjnych, których celem jest regulacja działań windykatorów względem dłużników.
Kiedy zacząć windykację i czy warto korzystać z pomocy zewnętrznej firmy windykacyjnej?
Przedsiębiorca, bez względu na wysokość uzyskiwanego przychodu czy wielkość, działania windykacyjne powinien rozpocząć w najkrótszym możliwym terminie, nawet dzień po upływie daty płatności. Według danych udostępnionych przez Payhelp, platformy do windykacji online dla przedsiębiorców w Polsce, długi przeterminowane ponad 60 dni są znacznie trudniejsze do skutecznego odzyskania – szansa na spłatę spada w ich przypadku nawet o 30-50%. Każdy dzień zwłoki zmniejsza więc szansę na odzyskanie pieniędzy od kontrahenta.
Według ekspertów z Payhelp, oprócz terminu, w jakim zostaną podjęte działania windykacyjne, równie ważne jest to, w jaki sposób zostanie rozpoczęta procedura windykacyjna. Ze względu jednak na małą popularność regularnych działań windykacyjnych w większości firm, przedsiębiorcy nie posiadają odpowiedniej wiedzy, narzędzi ani doświadczenia, aby skutecznie i szybko poprowadzić negocjacje. Stąd też warto rozważyć, czy działania windykacyjne lepiej realizować samodzielnie, a jeśli tak, to jaką metodologię postępowania przyjąć w takich sytuacjach, czy może jednak rozpocząć współpracę partnerską z firmą zewnętrzną, która będzie realizowała proces odzyskiwania należności w imieniu przedsiębiorcy.
Korzyści ze współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną
Niska efektywność działań windykacyjnych, realizowanych przez przedsiębiorców może wynikać z braku odpowiednich kwalifikacji i wiedzy w tym obszarze, a także w wyniku nieegzekwowania wyznaczonych terminów i konsekwencji związanych z brakiem wpłaty. Często na to ostatnie wpływ ma znajomość z dłużnikiem, która powstaje w wyniku współpracy.
Oddając fakturę zewnętrznej firmie windykacyjnej wierzyciel może mieć pewność, że jego zlecenie zostanie indywidualnie przeanalizowane przez ekspertów, a podjęte w jego imieniu działania dopasowane zostaną bezpośrednio do jego sprawy. Windykator, dzięki ustalonej strategii i terminowym kontaktom dopilnuje regularnej spłaty zadłużenia. Negocjacje, które prowadzą osoby zajmujące się windykacją wiele lat, oparte są na faktach i wyselekcjonowanej dokumentacji, wykluczając w rozmowach zbędne emocje czy nie merytoryczne argumenty. Dzięki temu spłata zadłużenia następuje o wiele szybciej, niż gdy wierzyciel sam podejmuje się prowadzenia działań.
Również koszty, które ponosi wierzyciel, w przypadku zlecenia faktury do windykacji zewnętrznej, są niższe, niż przy działaniach wewnętrznych, realizowanych osobiście lub przez dedykowaną osobę w firmie. Wybierając firmę windykacyjną, która działa w profesjonalny sposób przedsiębiorca może zapoznać się z podejmowanymi działaniami oraz analizą swojej sprawy, zostanie poinformowany o zakresie swojego zaangażowania w sprawę oraz co najważniejsze – z góry zna koszty, które poniesie w ramach skutecznej windykacji.
Firmy windykacyjne, dzięki swojemu doświadczeniu, wypracowanym strategiom oraz narzędziom, którymi dysponują, w pierwszym momencie od zlecenia sprawy rozpoczynają zatrzymanie procesu przedawnienia długu. W ramach prowadzonych działań oferują windykację miękką, bazującą na negocjacjach i wezwaniach do zapłaty pod rygorem sankcji oraz w wyjątkowych sytuacjach wstępują na drogę sądową, aby uzyskać nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności. Pozwoli to w przyszłości na kolejne działania windykacyjne, a także komornicze, jeśli dłużnik nadal nie spłaci zobowiązania.
Działania prewencyjne, czyli jak nie dopuścić do utraty płynności finansowej?
Prowadząc odpowiednie działania, przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko wystąpienia problemów finansowych w swojej firmie do minimum jeszcze przed sytuacją, gdy któryś z kontrahentów nie zapłaci. Istnieje szereg działań prewencyjnych, które każdy przedsiębiorca powinien stosować w swojej firmie. Pierwszym z nich jest weryfikacja nowych, ale i długoletnich kontrahentów. Regularny monitoring w bazach dłużników pozwoli uchronić się od sytuacji niewypłacalności klienta. Drugim, ale równie istotnym elementem na początku współpracy jest podpisana umowa oraz dokumentacja współpracy. Pozwala ona określić zakres działań i obowiązków każdej strony kontraktu, ale też w przypadku braku płatności będzie stanowiła dowód wykonania zlecenia. Ponadto każdy przedsiębiorca podpisujący umowę powinien umieścić na niej pieczęć prewencyjną, która ma za zadanie poinformować kontrahenta o działaniach, które zostaną podjęte w wyniku braku zapłaty. W skład działań prewencyjnych wchodzą także regularne przypominania kontrahentom o terminach płatności. Pierwsze przypomnienie może być wystosowane nawet kilka dni przed terminem wynikającym z faktury. Pozostałymi elementami, które w jakimś stopniu pozwolą się zabezpieczyć przed sytuacją braku zapłaty jest przygotowanie poduszki finansowej, czyli określonej kwoty pieniędzy, która pozwoli prowadzić biznes bez zmian, nawet w sytuacji gdy któryś z kontrahentów opóźni się z płatnością, a także plan wydatków długoterminowych, który pozwoli w rozsądny sposób zarządzać budżetem na inwestycje, rozwój a także analizować miesięczne wydatki firmy.
Dlaczego windykacja online w Payhelp się opłaca?
Wysoka skuteczność w odzyskiwaniu zaległości to jeden z wielu powodów, dla których warto skorzystać z tej platformy. Opłacalność przekazania działań windykacyjnych do Payhelp wynika bowiem również z faktu, że zarówno założenie, jak i prowadzenie konta na platformie jest darmowe, nie ma także żadnych opłat związanych z przekazaniem faktury do obsługi. W Payhelp klient płaci wyłącznie za sukces – opłatę należy uregulować dopiero po tym, jak dług zostanie odzyskany i przekazany na konto wierzyciela.
Adres URL grafiki tytułowej: https://unsplash.com/photos/o9YWMdUoW8I
