Coraz więcej firm z sektora jednoosobowych działalności gospodarczych decyduje się na samodzielną księgowość. Takie rozwiązanie ma wiele plusów - stały dostęp do dokumentów, kontrola nad prowadzeniem księgowości czy oszczędność środków na zatrudnienie własnego księgowego czy biura rachunkowego. Samodzielne prowadzenie księgowości, ma także dużą wadę - jest nią odpowiedzialność. Sprawdźmy, jak prowadzić samodzielną księgowość i czy warto się na to zdecydować.
Z poniższego artykułu dowiesz się między innymi:
- Jak samodzielnie prowadzić księgowość?
- Jakie są obowiązki przedsiębiorcy samodzielnej księgowości?
- Jaki program do księgowości wybrać?
Czym jest samodzielna księgowość?
W prowadzeniu samodzielnej księgowości to przedsiębiorca prowadzi swoje księgi rachunkowe i jest odpowiedzialny za rejestrację wszystkich finansowych transakcji związanych z jej działalnością. W odróżnieniu od zatrudnienia zewnętrznego biura księgowego, samodzielna księgowość to indywidualna odpowiedzialność za przygotowywanie dokumentacji księgowej, prowadzenie rejestrów finansowych, tworzenie raportów finansowych oraz rozliczanie podatków.
Choć samodzielna księgowość może być bardziej wymagająca czasowo i wymagać wiedzy z zakresu rachunkowości, pozwala ona firmie zachować kontrolę nad swoimi finansami i oszczędzić koszty na zewnętrzne usługi księgowe. To podejście jest szczególnie popularne wśród małych firm i przedsiębiorców, którzy chcą bardziej aktywnie uczestniczyć w procesie zarządzania swoją firmą.
Samodzielne prowadzenie księgowości nie musi być skomplikowane, ani przeznaczone wyłącznie dla osób, które posiadają wykształcenie w księgowości. Na rynku istnieje wiele intuicyjnych serwisów, które ułatwiają prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa na własną rękę. Jednym z nich jest program samodzielna księgowość od ING, w którym samodzielnie księgujesz i przesyłasz deklaracje podatkowe, zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS. Ponadto otrzymujesz dostęp do fakturowania i magazynu, a dzięki posiadaniu danych w jednym miejscu - możesz rozliczyć KPiR lub ryczałt ewidencjonowany. Możliwości jest o wiele więcej, dlatego zachęcamy do zapoznania się z naszym rozwiązaniem.
Obowiązki wynikające z samodzielnego prowadzenia księgowości
Pierwsze działanie, jakie powinien wykonać przedsiębiorca jest zgłoszenie firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności gospodarczej (CEIDG). We wniosku należy bowiem wskazać podmiot odpowiedzialny za prowadzenie księgowości i rozliczenia księgowe w firmie. Może być nim biuro rachunkowe, własny księgowy bądź wybranie opcji prowadzenia księgowości samemu.
Należy również pamiętać o rejestracji jako podatnik VAT (nie jest to obowiązkowe jeżeli przychody (wartość sprzedaży) nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tys. zł), a także odprowadzaniu kwoty podatku do właściwego urzędu skarbowego. Niektóre działalności muszą zostać zgłoszone jako czynny podatnik VAT, a niektóre są zwolnione z konieczności rejestracji do podatku VAT, dlatego też przed założeniem działalności warto jest się zorientować, do jakiej grupy należymy. Lista zwolnionych branż znajduje się w w art. 43.
Niezwykle ważnym aspektem w prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej jest, także prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, która jest podstawą do wszystkich działań rachunkowych. Na jej podstawie wylicza się między innymi zaliczkę na podatek dochodowy.
Jak samemu prowadzić księgowość?
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma zadaniami. Obowiązki, o których należy pamiętać przy samodzielnym prowadzeniu księgowości to:
- księgowanie faktur;
- wyliczanie i opłacanie składek ZUS;
- odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy;
- składanie deklaracji VAT i JPK oraz odprowadzanie kwoty podatku do właściwego urzędu (w przypadku podatników podatku VAT);
- drukowanie i przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR);
- prowadzenie ewidencji VAT;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu;
- prowadzenie ewidencji wartości niematerialnych i prawnych;
- prowadzenie ewidencji wyposażenia.
Warto pamiętać, że wszelkie dokumenty księgowe (zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości), należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat - licząc od licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono.
Samodzielna księgowość - wady i zalety
Jak każde rozwiązanie, tak samodzielne prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej posiada zarówno wady, jak i zalety. Z pozytywnych aspektów tego rozwiązania można wyróżnić: oszczędność pieniędzy, samodzielną kontrolę finansów, czy indywidualne podejście do prowadzonego biznesu.
Jeśli chodzi o powierzenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, możemy liczyć na profesjonalną wiedzę i doświadczenie specjalistów z biura rachunkowego. W związku z tym ryzyko popełnienia błędów jest mniejsze, a ty masz czas na inne obowiązki. Jest to niestety kosztowna opcja, na którą nie każdy chce się ostatecznie zdecydować.
Właściwy program księgowy a samodzielna księgowość
Samodzielne prowadzenie księgowości to duże wyzwanie, szczególnie na początku. Dlatego też przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien posiadać odpowiedni program księgowy, który będzie ułatwiał i porządkował pracę.
Podstawowym zasobem programu księgowego powinien być panel, dający możliwość dokonywania:
- ewidencji sprzedaży, a także zakup towarów handlowych lub materiałów podstawowych;
- prowadzenia rejestru VAT;
- prowadzenia ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia;
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) dla celów podatku VAT.
Sprawdź też artykuły na Firmove.pl:
1) Co to jest GAP, czyli na czym polega ubezpieczenie straty finansowej?
2) Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – co warto wiedzieć?
3) Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – niezbędne informacje
