Fakturowanie dotyczy każdej firmy, która prowadzi sprzedaż towarów lub usług. Udokumentowanie tych procesów może sprawiać wielu osobom problemy - być trudną i żmudną pracą wymagającą znajomości zasad księgowości. Na szczęście, istnieją programy, które bardzo ułatwiają proces fakturowania i prowadzenia księgowości, dzięki automatyzacji i intuicyjności systemów. Sprawdźmy, jak działają serwisy do fakturowania dla przedsiębiorców.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- Czym jest fakturowanie?
- Jakie funkcje posiada program do fakturowania?
- Czy warto skorzystać z serwisu do fakturowania online?
Fakturowanie - co to?
Na początek, zacznijmy od tego czym jest sama faktura VAT. Mówiąc najprościej jest to dokument, który potwierdza sprzedaż bądź zakup towarów lub wykonanie usług. Fakturowanie natomiast jest to proces wystawiania faktur (za sprzedane dobra lub usługi), mających na celu ich rozliczenie.
Należy pamiętać, że faktura VAT jest dokumentem oficjalnym, a zasady jej wystawiania - rodzaju świadczonych usług czy czasu ważności są ściśle określone w Ustawie o VAT.
Program do fakturowania - na czym polega?
Program do fakturowania jest narzędziem komputerowym, które umożliwia firmom i przedsiębiorcom w prosty sposób dokonywać obsługi transakcji - tworzyć faktury, zarządzać nimi i śledzić płatności. Istnieje wiele różnych programów do fakturowania dostępnych na rynku, zarówno płatnych, jak i darmowych.
Specjalne oprogramowanie do fakturowania, stawia przede wszystkim na szybkość działania oraz mobilność. Obecnie dokumenty możesz wystawiać na dowolnym komputerze i z każdego miejsca na świecie, a do prawidłowego działania wystarczy tylko podłączenie do Internetu. Nowoczesne programy do fakturowania są również zintegrowane z GUS i CEIDG, dlatego jednym kliknięciem program online automatycznie uzupełnia dane na elektronicznej fakturze, minimalizując ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu. Dzięki fakturowaniu online, wystawianie faktur stało się błyskawiczne i przyjemne.
Program online daje możliwość wystawiania faktur VAT jak i bez VAT, w przypadku firm, które są zwolnione z obowiązku rozliczania VAT. Ponadto, programy tego rodzaju umożliwiają przygotowanie zarówno tradycyjnych faktur w formie papierowej, jak i ich elektronicznych odpowiedników, gotowych do wysłania drogą internetową. Wygenerowane druki wyglądają przejrzyście i profesjonalnie.
Fakturowanie online w ING
Jeśli szukasz prostego programu do fakturowania i księgowości, zachęcamy do skorzystania z serwisu do fakturowania od ING. Co ważne - nie musisz posiadać konta firmowego w ING, by móc fakturować. Od teraz wystawiasz faktury i dodajesz skany dokumentów kosztowych, tworząc bazę dokumentów online. Dzięki przypomnieniom z aplikacji, pamiętasz o terminach płatności i terminach podatkowych. Elastyczność systemu pozwala również na zarządzanie firmą, gdziekolwiek jesteś np. przesyłając kontrahentowi należne faktury do zapłaty.
Fakturowanie w programie - możliwości
Program do fakturowania nie jest wyłącznie narzędziem do wystawiania faktur. W zależności od wybranego narzędzia i pakietu, możliwości będzie więcej. Nie warto jednak oszczędzać na tego typu rozwiązaniach ułatwiających codzienną pracę.
Program do faktur online jest narzędziem, które pozwoli Ci między innymi:
- wystawiać faktury VAT, „zw”, korygujące, marże, zaliczkowe czy proformy,
- automatycznie uzupełniać dane firmowe na fakturze po wpisaniu numeru NIP (dzięki połączeniu z bazą GUS),
- sporządzać faktury w różnych językach i w walutach obcych, z poprawnym wyliczeniem różnic kursowych i podatku VAT,
- korzystać z różnych szablonów faktur lub stworzyć własny w edytorze HTML/CSS z możliwością wgrywania własnych grafik (logo),
- zapisywać faktury jako pliki PDF i wysyłać je do kontrahentów w postaci elektronicznej,
- mieć szybki dostęp do danych - bazy faktur, klientów czy produktów, co ułatwia przeszukiwanie, sortowanie, grupowanie i filtrowanie wszystkich dokumentów,
- korzystać ze wsparcia zespołu księgowych poprzez chat, telefon lub aplikację.
Program faktur online, często udostępnia również inne wartościowe i przydatne funkcje, takie jak: automatyczne płatności, prowadzenie gospodarki magazynowej, prowadzenie ewidencji zakupów, generowanie wezwań do zapłaty czy generowanie plików JPK_VAT, JPK_FA, JPK_WB.
Jeśli masz wątpliwości, sprawdź najpierw oferty programów do fakturowania za darmo, załóż konto i korzystaj przez okres próbny z darmowego fakturowania.
Fakturowanie 2023 - zalety
W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, tradycyjne metody fakturowania oparte na papierowych dokumentach lub arkuszach kalkulacyjnych stają się coraz mniej efektywne. W zamian za to, współczesne systemy do fakturowania oferują kompleksowy i wygodny sposób zarządzania procesem rozliczania z kontrahentami.
Do głównych zalet fakturowania online, można zaliczyć:
- Oszczędność czasu i pieniędzy
Wystawianie faktur papierowych wiąże się z ogromnym zużyciem papieru, tuszu do drukarki, kosztów dostarczenia faktury do klienta i związanych z tym kosztów pocztowych. Generując fakturę elektroniczną przedsiębiorca oszczędza nie tylko pieniądze ale i swój czas.
- Szybki czas zapłaty
Przesłanie faktury elektronicznej do kontrahenta następuje dosłownie po kilku chwilach. Ze względu na to, że e-faktura nie jest wysyłana za pośrednictwem poczty, występuje znacznie mniejsze ryzyko, że dokument nie zostanie dostarczony do adresata lub zostanie dostarczony z opóźnieniem. Dzięki temu, przedsiębiorca może szybciej otrzymać pieniądze za sprzedaż towarów lub wykonanie usług.
- Pozytywny wpływ na środowisko
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne ma pozytywny wpływ na środowisko. Dzięki niej maleje m.in. ilość wody oraz energii potrzebnej do wyprodukowania papieru.
Warto wiedzieć, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwiający obecnie wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym - dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT (nievatowcy) od 1 stycznia 2025 roku. Przypomnijmy, że z KSeF korzystają obecnie takie podmioty jak: przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy oraz zwolnieni z podatku VAT, podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
- Ułatwione przechowywanie dokumentów
W związku z tym, że istnieje obowiązek przechowywania faktury przez 5 lat, liczba dokumentów papierowych, jaka uzbiera się w przeciągu tego czasu, zajmuje bardzo dużo miejsca. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest archiwizowanie faktur elektronicznych na komputerze.
5. Zautomatyzowany proces wystawiania faktur i paragonów
Dzięki wygodnym rozwiązaniom oferowanym przez program, proces wystawiania i wysyłania faktur jest jeszcze prostszy. Opcja zapisywania w pamięci danych kontrahentów lub pozyskiwanie danych z GUS i CEIDG, pozwala w automatyczny sposób uzupełnić puste pola dokumentu.
Fakturowanie dla początkujących i małych firm
Program do fakturowania nie jest przeznaczony jedynie dla dużych i średnich firm, ale również dla początkujących przedsiębiorców. Na początek najlepszym wyborem są proste i intuicyjne narzędzia, które nie wymagają zaawansowanej wiedzy księgowej. Nie każdy początkujący potrzebuje mieć od razu wszystkie zaawansowane funkcje, zwłaszcza gdy na początku prowadzenia działalności, często wystarczy opcja generowania jedynie kilku standardowych dokumentów miesięcznie.
Darmowe fakturowanie - to się opłaca!
Prosty program do faktur pozwoli Ci wystawić fakturę z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu. Nie ma co ukrywać - sporządzanie dokumentów na drukach papierowych to żmudna praca, która szczególnie z początku prowadzenia działalności może sprawiać większe problemy. Dlatego też darmowy program do faktur to oszczędność czasu i skuteczna kontrola nad finansami własnej firmy.
