Dziś sztuką jest nie tylko znalezienie odpowiedniego pracownika, ale również zatrzymanie go na dłużej. Aż 50% osób szuka nowej pracy już w ciągu pierwszych czterech miesięcy nowej pracy. Pomóc może tutaj skuteczny onboarding pracownika.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest onboarding w firmie,
- ile powinno trwać wdrożenie nowego pracownika,
- czy i jak przeprowadzić zdalny onboarding,
- jakie są cele onboardingu z punktu widzenia pracodawcy i pracownika,
- jakie elementy onboarding powinien zawierać, aby być efektywnym narzędziem,
- czy możliwe jest efektywne przeprowadzenia zdrożenia w formie zdalnej.
Co to jest onboarding i jakie są jego cele?
Onboarding jest procesem, w którym pracodawca przeprowadza działania mające na celu wprowadzenie pracownika jak najlepiej nie tylko w stanowisko pracy i obowiązki, ale i charakter i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. W procesie tym nowy pracownik ma lepiej poznać misję firmy, ale także zaznajomić się z resztą kadry.
Wdrażanie nowych pracowników jest potrzebne i firmy dobrze zdają sobie z tego sprawę. Zazwyczaj jednak patrzą przede wszystkim na kwestie organizacyjne i formalne, związane na przykład z przygotowaniem danej osoby do wykonywania obowiązków na konkretnym stanowisku. Tymczasem onboarding jest czymś o wiele szerszym.
Cele onboardingu pod kątem pracownika
Dzięki onboardingowi nowego pracownika zyskuje on wiele ważnych elementów wdrożeniowych. Celem onboardingu pod jego kątem są:
- łatwiejsza integracja z pozostałymi pracownikami, co wpływa na poczucie wspólnego celu,
- uzyskanie poczucia bezpieczeństwa i komfortu w nowym środowisku pracy,
- łatwiejsze przejęcie obowiązków związanych ze stanowiskiem,
- redukcja stresu związanego z nową sytuacją zawodową.
Wszystko to jest aktualne, o ile już na ostatnim etapie rekrutacji nowo zatrudniona osoba może liczyć na otrzymanie informacji zwrotnej z powitaniem, a także opisującej kwestie formalne. Następnie proces wdrożenia warto kontynuować, aby bezpiecznie przeprowadzić adaptację pracownika, a jednocześnie zadbać o niski współczynnik rotacji w przedsiębiorstwie.
Cele onboardingu pod kątem pracodawcy
Tutaj zalet w ramach działań employer brandingowych jest o wiele więcej. Przede wszystkim dlatego, że dobrze przeprowadzony onboarding pracownika pozwala łatwiej i z większym prawdopodobieństwem zachować go na danym stanowisku przez dłuższy czas. W związku z tym w procesie onboardingu firma ma następujące cele:
- łatwiejsze wdrożenie pracownika i przygotowanie stanowiska pracy zgodnie z potrzebami,
- wykorzystanie kultury organizacyjnej do zapoznania członków zespołu,
- wytłumaczenie procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie,
- łatwe przedstawienie struktury organizacyjnej przed rozpoczęciem pracy,
- ograniczenie kosztów związanych z kolejną rekrutacją poprzez zwiększenie retencji pracownika,
- zwiększenie produktywności nowego pracownika od razu po rozpoczęciu pracy w Twojej firmie.
Jak widać, część tych celów jest zbieżna z celami pracowniczymi. Mowa na przykład o łatwym przekazaniu informacji na temat firmy, w tym specyfiki pracy i kultury, która obowiązuje w jej szeregach. Część jednak związana jest bezpośrednio z korzyściami, które z dobrze przeprowadzonego procesu adaptacyjnego z nowym pracownikiem uzyskuje samo przedsiębiorstwo. Mogą one dotyczyć zarówno korzyści majątkowych, związanych z oszczędnościami (gdy nie następuje rotacja pracowników) czy wzrostem przychodów, jak i kadrowych czy zasobowych, gdy nie trzeba prowadzić kolejnej rekrutacji.
Jakie elementy warto zawrzeć we wdrożeniu nowego pracownika?
Skuteczny onboarding to taki, który zakończy się pozostaniem pracownika w firmie przez dłuższy okres, z odczuwaną satysfakcją z jego strony i efektywnością w pracy. Według jednej z teorii onboardingu przedstawionej przez Taylę N. Bauer, warto wykorzystać zasadę 4 C. Są to:
- compliance – na tym etapie pracownik otrzymuje wszystkie niezbędne informacje na temat procedur, które obowiązują w firmie,
- clarification – nowemu pracownikowi wyznaczane są cele, ale również zadania, w których na początek zyskuje pomoc,
- culture – pracownik zapoznawany jest z kulturą formalną i nieformalną, która obowiązuje w życiu organizacji,
- connection – proces wdrożenia na tym etapie opiera się na poznaniu swoich współpracowników.
Bardzo ważne jest to, aby przeprowadzić onboarding proaktywny. Oznacza to, że nie powinien on skupiać się jedynie na teorii, procedurach i celach związanych z pracą, ale również na interakcjach międzyludzkich. W ten sposób pracownik jest w stanie łatwiej wejść do życia organizacji i odnaleźć się nie tylko w nowych obowiązkach związanych z danym stanowiskiem, ale również kontaktach z innymi pracującymi z nim osobami.
Onboarding zdalny – jak przeprowadzić?
Onboarding zdalny może być sporym wyzwaniem nawet dla firm, które od dłuższego czasu zatrudniają pracowników w takiej formie. W takim przypadku szczególnie ważny jest pre-onboarding pracownika, czyli proces, w którym początek wdrażania następuje już w momencie podpisania umowy i zapadnięcia decyzji o współpracy. Nie muszą to jednak być skomplikowane czynności. Czasami pomocna jest przyjemna, tłumacząca najważniejsze rzeczy, ale przy tym niezbyt długa i formalna wiadomość, którą osoba odpowiedzialna za wdrożenie wysyła do nowej osoby. Zazwyczaj jest to dział HR.
O czym pamiętać w przypadku onboardingu zdalnego? Na pewno trzeba przekazać na ręce nowo zatrudnionej osoby wszystkie niezbędne sprzęty, dzięki którym będzie w stanie wykonywać swoje obowiązki. Bardzo ważne jest tutaj dobre przygotowanie. Jeśli zbyt późno zaczniesz proces wdrażania lub na umówiony dzień nie dostarczysz niezbędnych sprzętów, firma wypadnie po prostu nieprofesjonalnie. Ogromne znaczenie ma to, aby pracownik widział, że ktoś zaplanował wszystkie działania, a także miał okazję się z nimi wcześniej zapoznać. Sama zmiana pracy jest stresująca, dlatego nie warto dokładać takich sytuacji. Co więcej, aby nowa osoba została w firmie dłużej niż kilka miesięcy, musisz ją do tego przekonać.
Pod kątem technicznym samo wdrożenie przebiega w podobny sposób. Możesz przekazać informacje na temat zakresu obowiązków, a także przedstawić np. program szkoleń, który jest niezbędny do wykonywania nowej pracy. Plusem jest to, że nowo zatrudniona osoba może wykonywać te zadania zdalnie, a Ty jesteś w stanie ocenić jej efektywność i wydajność w pracy. Minus związany jest z proaktywną formą wdrożenia. Z tego powodu można taki proces podzielić na dwie części, jedną z nich przeprowadzić zdalnie, natomiast drugą – stacjonarnie w terminie wybranym wspólnie z nowo zatrudnioną osobą.
Co się przydaje w zdalnym onboardingu?
Istnieją takie elementy wdrożenia, które mogą wpłynąć na efektywność pracy osoby wprowadzanej do firmy również w sposób zdalny. Jedną z takich rzeczy jest przygotowana zawczasu intuicyjna baza wiedzy, w której możesz zawrzeć wszystkie najważniejsze informacje na temat przedsiębiorstwa. Warte rozpatrzenia jest zaangażowanie w jej stworzenie całej firmy, co wpływa również na poczucie więzi. W takiej bazie warto mieć informacje kontaktowe do osób, do których pracownik może się zwrócić w razie wątpliwości, a także opisy najważniejszych procesów czy obsługi narzędzi.
Dodatkowo firma powinna zainwestować w narzędzia, które umożliwiają nie tylko łatwą komunikację, ale również wgląd w życie organizacji czy rozdzielanie zadań. Odbija się to na efektywności pracy, która wzrasta, gdy każdy wie, co akurat musi zrobić. Mogą to być też narzędzia np. do ewidencjonowania czasu pracy, ale również spotkań on-line, przydzielania i rozpisywania większych zadań czy śledzenia postępów w ich realizacji.
Czas trwania procesu onboardingowego – jak długo powinien trwać?
Na dobrą sprawę onboarding powinien zacząć się już w momencie, kiedy pracownik podpisuje umowę. W ten sposób będzie od początku czuł się częścią zespołu. Jeśli umowa podpisywana jest zdalnie, można w ten sposób połączyć elementy wdrożenia zarówno zdalnego, jak i stacjonarnego. Warto pamiętać, że proces onboardingu będzie tym efektywniejszy, im lepiej wpłynie na samopoczucie pracownika. W związku z tym warto zacząć go jak najwcześniej. W takim przypadku mówimy o tak zwanym pre-onboardingu.
To, ile trwa onboarding pasywny, zależy przede wszystkim od stanowiska. Badania medycyny pracy, dbanie o obsługę sprzętu firmowego zgodnie z przeznaczeniem, informowanie o zakresie obowiązków – to wszystko są rzeczy, które można zrobić w kilka dni. Oczywiście dotyczy to zwłaszcza miejsc, w których onboarding pracownika oparty jest na działaniach mechanicznych albo wykonywaniu powtarzalnej pracy.
Krócej trwa onboarding prowadzony w przypadku pracownika mającego doświadczenie z narzędziami czy na podobnym stanowisku. Będzie on się wydłużał w przypadku, gdy procesy, które dotyczą nowej osoby w firmie, są bardzo skomplikowane albo jest to kandydat bez większego doświadczenia. Przy takim nowym pracowniku warto poświęcić więcej czasu na to, aby dobrze zrozumiał wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
Prócz samej formy pasywnej związanej z obowiązkami czy procedurami mamy jeszcze formę proaktywną. W pierwszych dniach pracy jest ona, według badań, równie ważna, a dla większości pracowników nawet ważniejsza od samego technicznego wdrożenia. Wszystko dlatego, że osoba wdrażana w ten sposób lepiej czuje się w nowym miejscu pracy, co zachęca ją do pozostania w nim na dłuższy okres. To dobra wiadomość dla firmy – efektywny onboarding ma w końcu wydłużać okres retencji pracownika. Z tego powodu warto zainwestować w taki proces, który trwa nawet kilka miesięcy czy pół roku po przyjęciu pracownika do miejsca pracy.
Onboarding nowego pracownika jest ważnym procesem, który nie powinien być pomijany. Ma wiele zalet zarówno dla pojedynczej osoby, która uczy się nowych obowiązków, jak i reszty zespołu czy samego przedsiębiorstwa. Warto skorzystać ze wszystkich narzędzi wykorzystywanych w onboardingu tak, aby był on proaktywny, a jednocześnie zaowocował pozostaniem pracownika w firmie.
