Choć definicji refakturowania nie znajdziesz w przepisach podatkowych, praktyka ta na dobre zadomowiła się w rzeczywistości polskich przedsiębiorców. Dzięki refakturze możesz przenieść koszty usług na podmiot, który rzeczywiście z nich korzysta, np. przy wynajmie lokalu. Poznaj zasady refakturowania i związane z nim obowiązki podatkowe.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest refakturowanie,
✔ w jakich przypadkach można z niego skorzystać,
✔ kiedy powstaje przychód z refaktury i jak rozliczyć się z kosztów.
Refaktura kosztów często stosowana jest przy wynajmie nieruchomości, usługach transportowych czy pocztowych. Szczególnie warto z niej korzystać w sytuacji, gdy jeden ze współpracujących z przedsiębiorstwem podmiotów ma łatwiejszy dostęp do jakiejś usługi lub towaru.
Obowiązujące w Polsce przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia refaktury. Regulacji na ten temat nie znajdziemy ani w ustawie o VAT, ani w ustawach o podatku dochodowym. Refakturowanie to czynność, która pojawiła się w praktyce współpracy przedsiębiorstw i nie jest żadnym nadużyciem – możesz ją bez przeszkód stosować, o ile mieści się w granicach zasad ustalonych przez przepisy.
Refaktura – co to takiego?
Pod pojęciem refakturowania rozumiemy sytuację, gdy jeden przedsiębiorca nabywa towary lub usługi we własnym imieniu, ale poniesione koszty przenosi na osobę trzecią – podatnika, który faktycznie z nich korzysta.
Proces ten musi zostać udokumentowany fakturą, która traktowana jest tak samo, jak każda inna – zawiera takie same oznaczenia i nazwę „faktura”.
Odsprzedaży może podlegać całość lub część zakupionych towarów. W praktyce jednak najczęściej dotyczy ona usług. Warto pamiętać, iż istotą refaktury jest ich odsprzedaż w stanie niezmienionym, czyli dokładnie takim, w jakim zostały nabyte od dostawców. Między stronami zawierana jest umowa (niekoniecznie pisemna), zgodnie z którą nabywana usługa od początku przeznaczona jest dla podatnika, na którego wystawiana jest refaktura.
Doliczanie marży w refakturze kosztów
Odsprzedaż towaru czy usługi może zostać przez przedsiębiorcę potraktowana jako okazja do dodatkowego zarobku. W związku z tym pojawia się pytanie: czy do takiej transakcji można doliczyć marżę?
Zasadniczo na refakturze powinny znaleźć się takie same lub bardzo zbliżone kwoty, jakie umieszczono na fakturze pierwotnej. W końcu cała transakcja jest traktowana jako przeniesienie kosztów na odbiorcę docelowego, a nie jako osobna sprzedaż. Co do zasady, nie można więc w tym przypadku podnieść wartości odsprzedawanych dóbr i usług.
W praktyce niektórzy przedsiębiorcy, będący pośrednikami między dostawcą a podatnikiem końcowym, czasem doliczają do tej sumy marżę lub prowizję. Takie rozwiązanie wydaje się kuszące. W końcu jest to znacznie prostsze niż wystawianie osobnej faktury dokumentującej usługę pośrednictwa. Należy jednak pamiętać, że istotą refaktury jest odsprzedaż usługi w stanie niezmienionym, zatem dodatkowa opłata nie powinna być do niej doliczana. Takie stanowisko wielokrotnie potwierdzał Naczelny Sąd Administracyjny w swoich orzeczeniach.
Refaktura a podatek VAT
Według prawa, przedsiębiorca odsprzedający usługę nie jest traktowany jako pośrednik zakupu, a jako jej wykonawca. W związku z tym ciąży na nim obowiązek prawidłowego rozliczenia podatku VAT.
Podstawowa zasada mówi, że kwota netto oraz stawka VAT na refakturze muszą być takie same, jak na fakturze pierwotnej, dokumentującej nabycie usługi lub towaru od bezpośredniego dostawcy. Do tej reguły należy się zastosować m.in. przy refakturowaniu kosztów zużycia mediów (energii, prądu, wody itp.) przy świadczeniu usług najmu lokalu.
Przykład
Pan Marek wynajmuje od przedsiębiorstwa Y lokal biurowy, który wykorzystuje jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z zawartą umową, wynajmujący zobowiązany jest do opłacenia stałej kwoty za czynsz (oprocentowanej ze stawką 23%) oraz do zwrotu kosztów za dostawę energii elektrycznej na podstawie refaktury wystawionej przez wynajmującego. I tak, każdego miesiąca zakład energetyczny wystawia firmie Y fakturę, dokumentującą zużycie prądu w lokalu na podstawie wskazań podliczników według stawki za jednostkę (KWh). Ta z kolei jest refakturowana Panu Markowi z identyczną stawką VAT (8%).
Istnieją od tego jednak pewne wyjątki. Niektórzy przedsiębiorcy korzystają bowiem ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży. W takim wypadku wystawiają oni pośrednikowi fakturę bez VAT. Ten z kolei, będąc VAT-owcem, ma obowiązek wystawić podmiotowi końcowemu refakturę z naliczonym podatkiem według odpowiedniej stawki.
Podobnie wygląda sytuacja podatnika, który otrzymuje fakturę bez naliczonego VAT od przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia podmiotowo-przedmiotowego (wykonuje on określone czynności – np. usługi pocztowe czy kulturalne – a przy tym, jako podatnik, spełnia konkretne wymagania). Podmiot refakturujący, który jest płatnikiem VAT, musi zastosować na refakturze odpowiednią stawkę tego podatku dla danej usługi bądź towaru.
Przykład
Działające w sąsiednich lokalach biznesy uzgodniły, iż firma ABC będzie dokonywać wysyłki korespondencji na rzecz przedsiębiorstwa XYZ. Usługi pocztowe zwolnione są z podatku VAT, ale wyłącznie wtedy, gdy świadczone są przez podmioty do tego uprawnione (w Polsce jest to wyłącznie Poczta Polska SA.). Firma ABC otrzyma więc od operatora pocztowego fakturę bez wykazanego podatku VAT. Jednak przy refakturowaniu usługi firmie XYZ, konieczne będzie zastosowanie stawki podstawowej 23%, ponieważ zastosowanie obniżonej stawki nie jest możliwe w wypadku firmy, która nie jest operatorem pocztowym.
Obowiązek podatkowy przy refakturze kosztów
Przepisy prawa podatkowego nie regulują kwestii momentu powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania kosztów. W związku z tym jego określenie często bywa problematyczne dla przedsiębiorców.
W tej sprawie wielokrotnie jednak wypowiadały się organy podatkowe i sądy. W większości przypadków uznały one, że odsprzedaż usług lub towarów podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Dlatego też za moment wykonania refakturowanej usługi uznaje się czas, kiedy została ona wykonana przez pierwotnego dostawcę na rzecz pośrednika.
Wyjątkiem są usługi, dla których ustawa o VAT określa inny moment powstania obowiązku podatkowego – tożsamy z chwilą wystawienia na nią faktury (np. dla usług budowlanych). Obowiązek podatkowy powstaje wtedy z datą wystawienia faktury.
Jeśli jednak nadal masz wątpliwości odnośnie swojej sytuacji, złóż wniosek do Krajowej Informacji Skarbowej o uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Odpowiedź powinieneś uzyskać w ciągu 3 miesięcy – decyzja (bez Twoich danych) zostanie również umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej. Jeśli nie otrzymasz interpretacji w ustawowym terminie, będzie to oznaczać, że postępowanie, które przedstawiłeś we wniosku jest prawidłowe.
Kiedy powstaje przychód z refaktury?
Dzień powstania przychodu utożsamia się z momentem wystawienia refaktury. Takie stanowisko utrwaliło się w orzecznictwie sądowym i skarbowym. Jeżeli pośrednik otrzymał zapłatę przed wystawieniem faktury, to moment powstania przychodu następuje w dniu uregulowania należności.
Natomiast w przypadku, gdy strony określiły okresy rozliczeniowe, przychód powstaje w ostatnim dniu danego okresu. Przy czym rozliczenie usług w ramach refaktury nie powinno odbywać się rzadziej niż raz do roku.
Refaktura – jak rozliczyć się z kosztów?
Zasadniczo organy podatkowe uznają, iż koszty refakturowane nie stanowią kosztów bezpośrednio powiązanych z przychodami. Należy je więc zaliczać do kosztów pośrednich, czyli tych księgowanych z datą ich poniesienia – w oderwaniu od refaktury, na zasadach ogólnych. Tak uznaje większość organów podatkowych. Znacznie rzadziej, ale jednak, zdarzają się sytuacje, w których urzędy skarbowe wydają odmienne interpretacje. Zwykle ma to związek ze specyfiką świadczonych usług.
Refakturowanie kosztów może w pewnych przypadkach rodzić wątpliwości przedsiębiorców. Jeśli więc nie masz pewności, zgłoś się o pomoc do odpowiednich organów skarbowych. Zrób to jednak drogą oficjalną, tak by uzyskać dokument potwierdzający prawidłowość twojego sposobu postępowania. W razie podważenia go przez urząd, tłumaczenie iż „pani w okienku tak mi powiedziała” niestety nie jest żadną podstawą prawną. Natomiast wydana interpretacja indywidualna zabezpieczy Twoją firmę przed ewentualnymi nieprzyjemnościami.
