Jak zorganizować przestrzeń do pracy w biurze?

To, w jakich warunkach wykonujemy swoją pracę, wpływa nie tylko na nasze samopoczucie, ale także na wydajność pracy i jej czas. Zagracone biurko czy niewygodne krzesło to zagrożenie dla pracownika oraz łamanie przepisów BHP. Jak zorganizować przestrzeń w biurze tak, aby była zgodna z przepisami i przyjazna pracownikowi? Sprawdzimy to w naszym artykule.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie parametry techniczne powinno spełniać biuro
✔ jak uregulowane są kwestie oświetlenia, hałasu i temperatury w biurze
✔ jak wyglądają kwestie ochrony przeciwpożarowej
✔ jak powinno wyglądać stanowisko pracy
✔ jak epidemia SARS-CoV-2 wpłynęła na organizację pracy biurowej

Parametry przestrzeni pracy dla tak zwanej “stałej pracy” (czyli przestrzeni, w której pracownik spędza w ciągu doby minimum 4 godziny) określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.)

Oczywiście organizacja przestrzeni biurowej zależna jest od charakterystyki pracy, ale przestrzeganie wytycznych BHP należy do obowiązków pracodawcy. Niestosowanie się do przepisów zagrożone jest karą grzywny od 1000 do 30 000 złotych.

W naszym artykule przyjrzymy się na jakie kwestie należy zwrócić uwagę organizując przestrzeń w biurze by była zarówno zgodna z odpowiednimi wymaganiami ale także by pracownikowi zapewnić jak największy komfort pracy.

Przestrzeń biurowa

Obecnie najczęściej spotykanym typem biur są open space. Słysząc to określenie widzimy wielkopowierzchniowe biura w dużych korporacjach. Otóż niekoniecznie. Mniejsze firmy także stawiają na taki sposób zagospodarowania przestrzeni biurowej.

Open space daje wiele możliwości przystosowania powierzchni do potrzeb danej firmy, jest także rozwiązaniem tańszym – koszt wyposażenia, przygotowania i eksploatowania wielu pomieszczeń jest o wiele droższy.

Powierzchnia biura to pierwszy aspekt, który musi być zgodny z przepisami BHP. Jest tam bowiem zapis:

Nie ma znaczenia to, czy jest to open space czy też biuro z pomieszczeniami – zasada ta dotyczy ilości pracowników.

Kolejnym aspektem, który jasno określają przepisy jest wysokość przestrzeni:

Wpływ na wysokość pomieszczenia ma także klimatyzacja – w przypadku jej obecności może być niższa, jednak musi być wydana zgoda państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego.

Istnieje jeszcze jedno ustępstwo co do wysokości pomieszczeń pracy stałej, które także określają przepisy:

Dobra organizacja przestrzeni pracy w biurze to także odpowiednie szerokości przejść pomiędzy stanowiskami pracy i innymi sprzętami biurowymi. W przypadku ruchu jednokierunkowego muszą mieć one szerokość minimum 75 cm, zaś w przypadku ruchu dwukierunkowego – 1 metra.

Organizując przestrzeń w biurze należy stosować się do wyżej wymienionych zasad. Kwestia rozmieszczenia biurek i podziału przestrzeni zależna jest od specyfiki pracy.

W biurach typu open space mamy do czynienia z podziałem biura na poszczególne strefy i wydzieleniem z nich na przykład sale do spotkań większych czy mniejszych grup, strefy relaksu czy przestrzeni socjalnych.

W miejscach pracy, gdzie występuje przewaga pracy twórczej lub też wymaga większego skupienia, lepiej sprawdzają się pomieszczenia indywidualne lub wydzielone boxy, które zapewniają większy komfort pracownikowi.

Oświetlenie, hałas, temperatura

Mogłoby się wydawać, że kwestia metrażu pomieszczeń, ich wysokość i odpowiednie przestrzenie pomiędzy biurkami i sprzętami to sprawa skomplikowana. Organizacja przestrzeni do pracy w biurze to nie lada wyzwanie! Innymi czynnikami, nad którymi pochyla się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, to oświetlenie, hałas oraz temperatura w biurze.

Oświetlenie w biurze to bardzo ważny aspekt wpływający na komfort pracy pracownika. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, o którym wspominaliśmy na początku naszego tekstu, określa, że pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom biurowym dwóch źródeł światła – naturalnego oraz sztucznego.

Jednak to nie jedyna regulacja w tym zakresie. Jest jeszcze norma regulująca wymagania względem oświetlenia PN-EN 12464-1:2012: Światło i oświetlenie. Określa ona wymagania wartości natężenia oświetlenia dla poszczególnych pomieszczeń w określonych rodzajach działalności – na przykład dla prac biurowych powinno oscylować między wartościami 300 a 750 luksów.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić ochronę pracowników przed zagrożeniami związanymi z narażeniem na hałas.

Mogłoby się wydawać, że hałas w biurze nam nie grozi, ale oczywistym jest, że urządzenia znajdujące się w przestrzeni biurowej generują dźwięki.

W rozdziale 5 Rozporządzenia jest wzmianka “Dopuszczalne wartości hałasu w środowisku pracy określają właściwe przepisy i Polskie Normy”. Chodzi o dokument Polskiej Normy PN-B-02151-2:2018-01, która określa maksymalny poziom hałasu w celu ochrony narządu słuchu pracowników – dla pracy biurowej wynosi maksymalnie 50 decybeli.

Rozdział 3 rozporządzenia Ogrzewanie i wentylacja, określa zapewnienie wymiany powietrza, bilansu ciepła i wilgotności oraz zanieczyszczeń stałych i gazowych oraz wyznacza temperaturę minimalną pracy w biurze – wynosi ona 18 stopni Celsjusza.

Ochrona przeciwpożarowa

Zanim przejdziemy do miejsca pracy pracownika, jakim jest biurko, zatrzymamy się przy kwestii ochrony przeciwpożarowej przestrzeni pracy. Zarówno obowiązkiem pracodawcy jak i pracownika jest znajomość zasad BHP, które określa Kodeks pracy.

Oprócz znajomości przepisów, pracodawca(lub zarządca budynku) zobowiązany jest zapewnić podręczny sprzęt gaśniczy, instalację alarmu przeciwpożarowego, sieć hydrantów, czynne drogi ewakuacyjne oraz regularnego serwisowania sprzętu.

Stanowisko pracy

Wygląd stanowiska pracy pracownika jest zależny od charakterystyki pracy. Czasami jest to biurko i komputer, a czasami inne dodatkowe urządzenia biurowe. Sposób ich organizacji i odpowiedni dobór biurka i krzesła wpływają na jakość pracy pracownika.

Zacznijmy od elementów podstawowych, czyli biurka i krzesła.

Wielkość biurka powinna być taka, aby rozmieszczenie elementów potrzebnych do pracy było komfortowe – w zasięgu obu rąk. Praktycznym wskaźnikiem dla indywidualnego dopasowania wysokości stołu jest wysokość zgiętego łokcia. Obecnie bardzo częstym rozwiązaniem są biurka z regulacją wysokości, dzięki którym możemy pracować także na stojąco.

Jeśli nie mamy biurka z możliwością regulacji wysokości, elementem, który umożliwi nam dostosowanie pozycji pracy jest krzesło – regulacji wysokości, wyprofilowana podpórka pod plecy, tak aby dawała wsparcie dla kręgosłupa w okolicy lędźwiowej.

Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe:

Prawidłowa pozycja pracy przy komputerze

Kolejnym aspektem jest sprzęt komputerowy. Wyżej wymienione rozporządzenie także określa w jaki sposób powinien on wyglądać, by nie powodował podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku.

Jeśli chodzi o monitor i klawiaturę wygląda to następująco:

Rodzi się pytanie co z komputerami przenośnymi, które są częściej spotykane w firmach niż komputery stacjonarne. Otóż zgodnie z przepisami firma powinna zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki opisane powyżej. W przypadku komputerów przenośnych jest to możliwe dzięki dodatkowym klawiaturom zewnętrznym i podkładkom umożliwiającym odpowiednie ustawienie monitora takiego sprzętu.

Wszystko wydaje się wyjątkowo skomplikowane ale jest to wyjątkowo ważne. Prawidłowa postawa ciała oraz odpowiednio dostosowane miejsce pracy biurowej jest ważne zarówno dla zdrowia naszego kręgosłupa i wzroku ale także dla naszego komfortu pracy.

Epidemia SARS-CoV-2 a przestrzeń do pracy w biurze

Epidemia koronawirusa zaskoczyła wszystkich. Wiele firm zdecydowało się na wysłanie pracowników na pracę zdalną, a ci którzy wykonywali swoją pracę z biura musieli dostosować się do nowych realiów, jakie przygotowało Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Inspektoratem Sanitarnym
.

Jak wpłynęło to na organizację przestrzeni biurowej? Oto wytyczne, do których należało dostosować miejsca pracy:

  • Zapewnienie pracownikom zachowania bezpiecznej 1,5 metrowej odległości.
  • Spotkania i narady wewnętrzne, a także spotkania z kontrahentami, jeśli są niezbędne, powinny trwać możliwie krótko i być przeprowadzane przy otwartych oknach lub drzwiach. Należy zachować, bezpieczny dystans między pracownikiem i klientem/kontrahentem, wynoszący min 1,5 m.
  • Dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk dostępne dla pracowników w obszarze: wejścia, wyjścia, pomieszczeń socjalnych.
  • Wyznaczenie na podłodze w częściach wspólnych takich jak: hole windowe, windy, przed wejściem do budynku, w jadalniach, pomieszczeniach kuchennych stref zapewniających zachowanie odpowiednich odległości między pracownikami.

Organizacja pracy w biurze to duże wyzwanie. Prawidłowo zorganizowana przestrzeń w biurze wpływa zarówno na komfort pracy pracownika i jego wydajność, ale także na ogólne wyniki firmy. W końcu siła firmy tkwi w jej pracownikach.

Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/QBpZGqEMsKg

Czytaj także