Specjalista ds. zakupów, inaczej określany także kupcem, zarządza wydatkami firmy oraz monitoruje jej oszczędności, aby przełożyły się na realny zysk. Ponadto osoba na tym stanowisku negocjuje szczegóły umów z dostawcami, aby zapewnić najlepsze ceny oraz przygotowuje strategie i rozwiązania, które pomagają firmom lepiej zarządzać zakupami w przedsiębiorstwie.
Co musisz wiedzieć, jeśli chcesz zatrudnić kogoś na stanowisko specjalisty ds. zakupów?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak ważne jest stanowisko specjalisty ds. zakupów;
✔ jakie cechy i umiejętności powinien posiadać dobry kupiec;
✔ jak znaleźć odpowiedniego zakupowca i rozwijać jego umiejętności w firmie.
Rola specjalisty ds. zakupów w firmie
Znaczenie pracy kupców i zakres ich obowiązków ciągle rosną. Z pracowników operacyjnych, zajmujących się zaspokajaniem bieżącego zapotrzebowania, zmieniają się w specjalistów odpowiadających za współtworzenie strategii i procesów firmowych. Aż 92% zakupowców wierzy, że ich praca przynosi firmie dodatkową wartość1.
Zdaniem Edyty Musielak z ING Banku Śląskiego kupcy zajmują coraz lepszą pozycję w organizacjach, w których pracują i mają duży wpływ na ich funkcjonowanie:
“Trendy są optymistyczne, zwłaszcza w dużych, międzynarodowych firmach rośnie uznanie dla zakupów i specjalistów zajmujących się w firmie tym obszarem. Dyrektorzy działów zakupów nierzadko zasiadają w zarządach tych spółek lub stają się strategicznymi dyrektorami odpowiedzialnymi za kierunek rozwoju firmy.”
Większość firm zdaje sobie sprawę ze znaczenia i roli specjalistów ds. zakupów w ich organizacji. Osoby na to stanowisko są poszukiwane w wielu różnych branżach, począwszy od handlu detalicznego i produkcji, przez rząd i służbę zdrowia.
Jak znaleźć kandydatki i kandydatów, którzy odnajdą się na tym stanowisku i sprawdzą się na każdym z etapów pracy?
Dobry zakupowiec – analityk czy humanista?
Polskie uczelnie wyższe nie oferują kształcenia w kierunku związanym stricte z zarządzaniem zakupami. W praktyce kupcami zostają więc absolwenci i absolwentki różnych specjalizacji. Często są to osoby po studiach humanistycznych, które zakładają, że ich rozwinięte kompetencje miękkie i znajomość technik negocjacji wystarczą. Niestety w praktyce może być inaczej.
Praca zakupowca to połączenie komunikatywności z merytoryczną wiedzą i umiejętnościami analitycznymi. By skutecznie negocjować z dostawcami i współpracować z wewnętrznymi działami firmy już na wczesnym etapie tworzenia produktu czy usługi, zakupowiec musi mieć faktyczną wiedzę o technologii produkcji, materiałach i rynkach zakupu.
Osoba na stanowisku specjalisty ds zakupów powinna koncentrować się nie tylko na na cenie, produkcie lub usłudze, ale też na relacjach i budowaniu eksperckiej pozycji w firmie, żeby klienci wewnętrzni chcieli włączać ją w procesy decyzyjne od początku definiowania produktu.
Case study
Za przykład posłuży nam przedsiębiorstwo, zajmujące się produkcją kosmetyków, planujące stworzyć nowy typ opakowań plastikowych.
Zdaniem działu marketingu i sprzedaży podbiją one rynek, ale specjalista ds. zakupów wie, że przez niestandardowe parametry (np. grubość plastiku lub kształt) podniosą też koszt zakupu i produkcji. To właśnie kupiec może wspomóc dział biznesowy wiedzą o korzystniejszej technologii produkcji, dostępnych na rynku tańszych surowcach itp.
Kolejnym przykładem jest także branża automotive, gdzie dział zakupów jest od samego początku zaangażowany jest w proces tworzenia nowych produktów i weryfikuje pomysły zespołu projektowego. To jasne – nie wystarczy świetny projekt, trzeba go jeszcze zrealizować zgodnie z budżetem.
Najbardziej pożądane cechy i umiejętności specjalisty ds. zakupów
Specjalista ds. zakupów musi być przede wszystkim niezwykle zorganizowany, być otwartym i posiadać łatwość komunikowania się z ludźmi oraz mieć doskonałe umiejętności negocjacyjne. Powinien też umieć myśleć krytycznie, dobrze zarządzać czasem i potrafić podejmować trudne decyzje.
Kompetencje zakupowca:
- umiejętność logicznego myślenia, identyfikacji problemu i znalezienia odpowiedniego rozwiązania;
- dobra organizacja pracy oraz zarządzanie czasem;
- umiejętność samodzielnego i szybkiego podejmowania decyzji;
- sumienność oraz dokładność realizowanych zadań;
- perswazja i umiejętność negocjacji;
- komunikatywność;
- wysokie umiejętności matematyczne;
- zdolność do analitycznego myślenia i umiejętność planowania;
- odporność na pracę w stresie lub pod presją czasu.
Jak powinna wyglądać rozmowa kwalifikacyjna specjalisty ds. zakupów?
Firmy o bardziej złożonej strukturze często rekrutują specjalistów do poszczególnych etapów procesu zakupowego, np. do centralizacji zapotrzebowania w skali kilku fabryk albo wiodącego kupca odpowiadającego za jedną konkretną kategorię zakupową.
Warto, aby w procesie rekrutacyjnym strategicznych kupców uczestniczyli nie tylko rekruterzy z działu HR, ale także wykwalifikowane osoby z branży finansowo-zakupowej, które mają wiedzę o procesach, materiałach, produktach i rynkach. Dlatego oprócz weryfikacji kompetencji miękkich i doświadczenia, ważne jest, aby to przedstawiciele działu biznesowego przeprowadzili merytoryczną rozmowę z osobami zainteresowanymi rekrutacją.
Zarobki specjalisty ds. zakupów
Według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń przeciętne wynagrodzenie osoby pracującej na stanowisku specjalisty ds. zakupów wynosi 4 810 zł brutto. Młodszy specjalista to już pensja o blisko 1 000 zł mniejsza, zaś starszy dostaje ok. 6 390 zł.
Wpływ na wysokość wynagrodzenia w tym przypadku ma przede wszystkim staż pracy oraz związane z tym doświadczenie zawodowe, posiadane wykształcenie pracownika oraz wielkość i lokalizacja firmy.
Rozwijanie kompetencji zakupowca z korzyścią dla firmy
Jakiej ścieżki zawodowej mogą spodziewać się specjaliści ds. zakupów? Najczęściej ich kariera opiera się na rozwoju konkretnej specjalizacji (w materiałach, technologii, specyfice rynku). Kupcy zazwyczaj najpierw zajmują się pojedynczymi produktami w skali przedsiębiorstwa, ale już na pozycji lead buyer mogą mieć pod sobą wybrane kategorie produkcyjne, na cały region lub świat w przypadku dużych międzynarodowych korporacji.
Niestety, specjaliści ds. zakupów są często postrzegani jako pracownicy operacyjni i pomija ich się np. przy zapisach na dodatkowe szkolenia. Niesłusznie, bo obok przychodu wypracowanego ze sprzedaży, optymalizacja kosztów zakupu produktów także zwiększa płynność przedsiębiorstwa. Zatem pracodawca powinien dbać o ich rozwój zarówno w kompetencjach miękkich (techniki negocjacji, komunikatywność, zarządzanie relacjami), jak i poszerzać merytoryczną wiedzę. Uczestnictwo w szkoleniach i wydarzeniach branżowych, studia podyplomowe czy uzyskanie coraz popularniejszego (także w Polsce) certyfikatu CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) podniesie kompetencje branżowe zakupowca.
Dobry kupiec powinien ciągle poszerzać wiedzę o rynkach, surowcach, technologiach, aby móc tworzyć odpowiednią i realną strategię zakupową dla firmy. W tym celu przysłużą się wszelkiego rodzaju targi branżowe, konferencje zakupowe oraz stałe śledzenie trendów i indeksów podstawowych surowców, np. LMI, EUWID czy ICIS.
Pamiętaj, że to ludzie tworzą firmę, dlatego warto dobrze wybrać, a potem inwestować w rozwój kluczowych pracowników.
1 International Survey: Procurement Executives. Procurement Value Creation, ivalua.com [07.04.2015].
Prowadzenie firmy
Czytaj także
Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Gdzie je uzyskasz? Kiedy może być potrzebne?
Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej to urzędowe potwierdzenie informacji dotyczących twojej firmy. Takie zaświadczenie można uzyskać w różnych instytucjach – w zależności od celu jego przeznaczenia. Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej – co to jest i kiedy jest wymagane? Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej może być wymagane w różnych sytuacjach. Dokumentacja z
Jak obliczyć podatek dochodowy od działalności gospodarczej? Kalkulator dla przedsiębiorców
Zamierzasz prowadzić własną działalność gospodarczą? Zastanów się koniecznie nad wyborem jej formy prawnej. W zależności od tej decyzji otworzą się przed tobą różne możliwości opodatkowania firmy podatkiem dochodowym. Dowiedz się, jak w konkretnych przypadkach obliczyć podatek dochodowy od działalności gospodarczej! Jaki podatek od działalności gospodarczej? Porównanie PIT i CIT Wybór
Forma prawna działalności. Jak ją określić?
Każdy, kto zamierza założyć własną firmę, powinien zapoznać się z podstawową charakterystyką form prawnych działalności gospodarczej. Wiele czynników będzie miało realny wpływ na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej na ten temat! Forma prawna działalności – co to jest i jakie ma znaczenie? Forma prawna działalności gospodarczej to sposób organizacji i
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej. 2025 rokiem zmian
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością ponoszenia różnorodnych kosztów. Zanim zdecydujesz się na otwarcie własnej firmy, zapoznaj się z wszystkimi obowiązkami finansowymi, z którymi będziesz musiał się zmierzyć! Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Podstawowe wydatki Każdy przedsiębiorca, który decyduje się na założenie własnej działalności, musi liczyć się
PIT 39. Kto musi się z niego rozliczać?
Deklaracja podatkowa PIT obowiązuje nie tylko podatników, którzy uzyskali w poprzednim roku podatkowym dochód z pracy zarobkowej. Nawet jeśli przez cały rok nie pracowałeś – ale sprzedałeś w danym roku podatkowym nieruchomość kupioną przed upływem pięciu lat, musisz rozliczyć się z PIT 39! Pit 39 – co to jest i kto powinien
Firmowy branding – co to właściwie jest? Jak może wspierać Twój biznes?
W dobie ogromnej konkurencji i zatłoczonego rynku nie jest łatwo się wyróżnić. Przyciągnięcie klienta i zdobycie jego zaufania może wymagać odpowiednich działań marketingowych. Dowiedz się, czym jest branding i jak może wesprzeć Twój biznes. Branding co to jest i dlaczego ma znaczenie dla firmy? Branding to proces kreowania marki – jej
PIT 38. Jak go rozliczyć?
Każdy podatnik ma obowiązek złożenia deklaracji podatkowej. Dotyczy to każdej osoby fizycznej, która uzyskała dochód w poprzednim roku podatkowym. Złożenie odpowiedniego zeznania podatkowego zależy od źródła dochodów podatnika. Dowiedz się, kiedy musisz złożyć PIT 38 i w jaki sposób możesz go rozliczyć! Pit 38 – co to jest i kogo dotyczy?
Numer VAT UE. Jak go uzyskać i gdzie go sprawdzić?
Prowadzisz swoją firmę na terenie Unii Europejskiej? W niektórych sytuacjach niezbędny może się okazać numer VAT UE. Dowiedz się, czym jest VAT EU, kiedy będziesz go potrzebować i jak możesz go uzyskać! Numer VAT UE – co to jest i do czego służy? Numer VAT UE jest indywidualnym identyfikatorem przyznawanym w
Przekroczenie progu podatkowego przez pracownika. Kiedy występuje i co się z tym wiąże?
Przekroczenie progu podatkowego przez podatnika osiągającego wysokie dochody wiąże się z koniecznością zapłacenia wyższego podatku dochodowego. Dowiedz się, ile musisz zarabiać, aby przekroczyć drugi próg podatkowy – i jakie dokładnie są tego konsekwencje! Przekroczenie progu podatkowego – kiedy do niego dochodzi? Podstawową formą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest opodatkowanie na
Jak uzyskać dofinansowanie na otwarcie firmy? Poradnik dla przedsiębiorców
Planujesz otworzyć własną firmę, ale nie masz na to budżetu? Dowiedz się, jakie programy wsparcia są dostępne na rynku i jakie wymagania musisz spełnić, aby móc z nich skorzystać. Poznaj instytucje, które oferują wsparcie dla nowych przedsiębiorców! Jak starać się o dofinansowanie na otwarcie firmy? Praktyczne wskazówki Otrzymanie dotacji na
PIT 36L. Kto musi go złożyć i do kiedy?
Obowiązek złożenia deklaracji podatkowej dotyczy każdej osoby fizycznej, która osiągnęła jakikolwiek dochód w poprzednim roku podatkowym. Jednym z formularzy dostępnych dla podatników jest PIT 36L. Dowiedz się, kto musi złożyć PIT 36L i do kiedy należy to zrobić! Pit 36L – co to jest? PIT 36L jest deklaracją podatkową przeznaczoną dla
Komu przysługują dotacje dla nowych firm? Jak je uzyskać?
Planujesz założenie swojej firmy? Pomyśl o skorzystaniu z dotacji dla nowych firm. Dowiedz się, jakie masz możliwości uzyskania dofinansowania na start działalności – i w jaki sposób możesz o nie wnioskować! Dotacje dla nowych firm – kto może je otrzymać? Aby móc ubiegać się o dotacje dla nowych firm, trzeba spełnić konkretne
PIT 28 - co to za rozliczenie?
PIT 28 to deklaracja podatkowa, która obowiązuje każdą osobę uzyskującą przychody opodatkowane w formie zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych. Dowiedz się, kto i kiedy musi złożyć w urzędzie skarbowym PIT 28! Pit 28 – co to jest i kto musi go złożyć? Przed omówieniem deklaracji podatkowej PIT 28 warto dowiedzieć się,
Jak wypłacić pieniądze z PPK? Praktyczny przewodnik
Pracownicze plany kapitałowe, czyli PPK, to wprowadzony w 2019 roku system długoterminowego oszczędzania zaliczany do tzw. III filaru systemu emerytalnego w Polsce. Środki przechowywane na rachunku PPK są regularnie powiększane przez wpłaty zarówno od pracownika, jak i pracodawcy, inwestowane w fundusze wybierane pod kątem wieku uczestnika PPK. W długoterminowym ujęciu
Podwyżki dla pielęgniarek – jak wyglądają pensje w ochronie zdrowia?
Wynagrodzenia dla pracowników służby zdrowia w Polsce od lat stanowią temat wielu debat, dyskusji i kontrowersji. Z uwagi na wzrost kosztów życia i rosnące wymagania zawodowe, które łączą się także z brakami kadrowymi, kwestie finansowe stają się coraz bardziej palące. W efekcie rząd podjął decyzję, by wprowadzić podwyżki w służbie
Faktura bez VAT - zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe
Faktura bez VAT zawiera w większości te same dane, co faktura uwzględniająca podatek VAT. Warto jednak wiedzieć, jakie podmioty są uprawnione do wystawiania takich faktur i jak prezentują się wymagania pod względem zwolnień. W kontekście podatku VAT wyróżniamy zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe. Pierwsze z nich zależy od skali przychodu firmy,
Urlop z powodu siły wyższej - kiedy pracownik może z niego skorzystać?
Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługują różne typy urlopów, co jest związane z różnego rodzaju zdarzeniami. Chodzi nie tylko o standardowy urlop wypoczynkowy, ale również wolne na żądanie, czy urlopy okolicznościowe. Szczególnym przywilejem jest natomiast urlop z powodu działania siły wyższej, który przysługuje wyłącznie w przypadku zdarzeń takich,
Duplikat faktury - kiedy i jak można go wystawić?
Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy potwierdzający zakup bądź sprzedaż towarów i usług. Zdarzają się jednak sytuacje, w których ulegnie on zniszczeniu bądź zaginie, co uniemożliwia odpowiednie zaksięgowanie transakcji czy odliczenie podatku. W związku z tym w przepisach przewidziano możliwość wystawienia duplikatu faktury, którą należy traktować na równi z oryginałem.
Czym jest podstawa opodatkowania? Wszystko co musisz wiedzieć
Prowadzenie działalności gospodarczej, ale także praca na etacie czy sprzedaż swoich ruchomości wiąże się z koniecznością uiszczenia stosownego podatku. Skupiając się jednak na obszarze działalności gospodarczych, to właśnie podstawa opodatkowania stanowi bazę do wyliczeń należnego podatku dochodowego lub podatku z tytułu VAT. Czym dokładnie jest podstawa opodatkowania w różnych działach
Jak założyć działalność gospodarczą? Przewodnik krok po kroku
Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Jest to związane z różnymi profitami, z których przedsiębiorca może skorzystać. Warto jednak wiedzieć, że prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się także z wieloma najróżniejszymi obowiązkami. Dowiedz się, jak założyć i prowadzić działalność gospodarczą. Z tego artykułu dowiesz się: * czym jest
Ile wynosi zryczałtowana składka zdrowotna w 2024 roku?
Składka zdrowotna to jeden z najważniejszych składników potrąceń, które każdy przedsiębiorca musi uwzględnić w swoich finansach. Na przestrzeni ostatnich dwóch lat zasady związane z naliczaniem zryczałtowanej składki zdrowotnej uległy dużej zmianie i dzisiaj, w 2024 roku zależna jest ona przede wszystkim od formy opodatkowania. Przedstawiamy najważniejsze informacje o sposobie wyliczenia
Przejście z UOP na B2B - korzyści i wyzwania
Przejście z umowy o pracę na B2B to rozwiązanie, które stosuje się w wielu różnych branżach. Może być ono korzystne zarówno dla firm, które proponując B2B rozwiązują problem z zatrudnianiem i utrzymaniem specjalistów, jak i pracowników, którzy zyskują nie tylko większe pieniądze, ale również elastyczny czas pracy oraz większe możliwości.