Inwentaryzacja środków trwałych – kiedy i jak ją przeprowadzić?

Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości, muszą zmierzyć się z obowiązkiem regularnego przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych. Proces ten pozwala na usystematyzowanie i uporządkowanie posiadanych aktywów. Kiedy i jak poprawnie przeprowadzić inwentaryzację?

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ co zalicza się do środków trwałych,
✔ kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych,
✔ jakie są sposoby jej przeprowadzania.

Co zalicza się do środków trwałych?

W oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15) środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok, które są jednocześnie kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby prowadzenia przedsiębiorstwa.

Zalicza się do nich m.in.:

• nieruchomości,
• maszyny,
• urządzenia,
• środki transportu,
• inwentarz żywy.

Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?

Inwentaryzacją środków trwałych jest sporządzenie pewnego rodzaju raportu dokumentującego posiadane dobra. Proces ten ma znaczenie dla celów sprawozdawczych, a także daje przedsiębiorcy rzetelne dane na temat stanu majątkowego firmy. To z kolei może mu pomóc w podjęciu przyszłościowych decyzji inwestycyjnych.

Kto musi przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych dotyczy przede wszystkim dużych przedsiębiorców, a więc osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich, jeżeli przychody netto tych podmiotów (pochodzące ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych) za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 milionów euro. W przeliczeniu jest to mniej więcej 8,5 miliona złotych.

Poza tym pełną księgowość muszą prowadzić, niezależnie od osiąganych przychodów, spółki kapitałowe – spółki z o.o. i spółki akcyjne, a także spółki osobowe – spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne.

Dodatkowo ustawa o rachunkowości zakłada, że księgi rachunkowe to obowiązek jednostek organizacyjnych, działających na podstawie odrębnych przepisów – w tym Prawa bankowego, regulacji dotyczących działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, a także gmin, powiatów, województw itd.

Kiedy przeprowadza się inwentaryzację środków trwałych?

Jeżeli nie stwierdzimy żadnego wyłączenia, przedsiębiorcy mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji każdego roku lub raz na cztery lata. Wszystko zależy od rodzaju środka trwałego.

W kontekście nieruchomości zaliczonych do środków trwałych, inwestycji, innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, wymagana jest inwentaryzacja raz na cztery lata.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji dotyczy także zakończenia działalności gospodarczej (na dzień zakończenia działalności) oraz ogłoszenia upadłości lub postawienia w stan likwidacji (na dzień poprzedzający ogłoszenie upadłości lub postawienie w stan likwidacji).

Szczegółowe informacje na temat czasu przeprowadzania inwentaryzacji w odniesieniu do poszczególnych kategorii środków trwałych znajdują się w ustawie o rachunkowości, a dokładniej w art. 26 tej ustawy.

Jakie są terminy w przypadku inwentaryzacji środków trwałych?

W przypadku corocznej inwentaryzacji, czynności tej dokonuje się na koniec roku obrotowego. Termin ten nie jest jednak sztywny, ponieważ dopuszcza się wykonanie tej czynności nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku.

Kiedy nie trzeba przeprowadzać inwentaryzacji?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w przypadku:

• połączenia lub podziału jednostek, o ile przedsiębiorstwo nie jest spółką kapitałową. Wtedy strony muszą złożyć stosowne oświadczenie na piśmie o odstąpieniu od inwentaryzacji środków trwałych.
• zawieszenia działalności gospodarczej lub ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, o ile jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych. Może to zrobić, jeżeli w okresie zawieszenia nie dokonuje żadnych odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych albo też nie występują inne zdarzenia wywołujące skutki o charakterze majątkowym lub finansowym.
• jeżeli inwentaryzacji miałyby podlegać nieruchomości, inwestycje, inne środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym, a także maszyny i urządzenia, wchodzące w skład środków trwałych w budowie. W tym przypadku dopuszczalne jest przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych raz na cztery lata.

Istnieje również przypadek, w którym inwentaryzacja środków trwałych może mieć nieco ograniczony zakres. Będzie tak wtedy, gdy dostęp do środków trwałych okaże się utrudniony lub niemożliwy. W takiej sytuacji wystarczające stanie się przeprowadzenie spisu z natury poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z posiadanymi dokumentami.

Jakie są sposoby przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych?

Istnieją trzy podstawowe metody przeprowadzania inwentaryzacji.

1. Spis z natury. Ten sposób stosuje się w odniesieniu do składników majątku firmy, które są mierzalne i policzalne. Spis z natury polega po prostu na dokładnym przeliczeniu posiadanych środków trwałych. To najczęściej stosowana metoda przeprowadzenia inwentaryzacji.
2. Potwierdzenie sald. Sposób ten polega na dwustronnym potwierdzeniu stanów księgowych pasywów i aktywów, w którym uczestniczą kontrahenci, wierzyciele i dłużnicy. Dokonanie inwentaryzacji z użyciem tej metody jest konieczne wtedy, gdy środki trwałe przedsiębiorstwa znajdują się u innych osób lub przedsiębiorstw albo przedsiębiorstwo posiada środki trwałe innych osób lub firm.
3. Weryfikacja stanu ewidencyjnego. To najbardziej praktyczne rozwiązanie w odniesieniu do środków trwałych, do których dostęp jest nieco utrudniony. Może tutaj chodzić na przykład o grunty lub nieruchomości. Stosując tę metodę porównuje się stany kont w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych.

Jak dokumentować inwentaryzację środków trwałych?

Wyniki inwentaryzacji powinny zostać naniesione na arkusze spisowe. Wszelkie tego typu dokumenty przechowuje się w siedzibie przedsiębiorstwa, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Na mocy art. 74, pkt 7, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez pięć lat.