Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy potwierdzający zakup bądź sprzedaż towarów i usług. Zdarzają się jednak sytuacje, w których ulegnie on zniszczeniu bądź zaginie, co uniemożliwia odpowiednie zaksięgowanie transakcji czy odliczenie podatku. W związku z tym w przepisach przewidziano możliwość wystawienia duplikatu faktury, którą należy traktować na równi z oryginałem.
Sprawdźmy zatem w jakich sytuacjach należy wystawić duplikat faktury oraz w jaki sposób to zrobić.
Z niniejszego artykułu dowiesz się tego:
- co to jest duplikat faktury?
- w jakich sytuacjach należy wystawić duplikat faktury?
- jak wystawić duplikat faktury?
- w jaki sposób zaksięgować duplikat faktury?
Jako ciekawostkę można podać, że istnieje możliwość wystawienia nie tylko duplikatu faktury pierwotnej, ale również faktury korygującej. W obu przypadkach następuje to na wniosek nabywcy, ponieważ sprzedawca nie może wystawić duplikatu na własne potrzeby.
Czym jest duplikat faktury?
Każdy przedsiębiorca z pewnością ma świadomość tego, jak ważnymi dokumentami są faktury VAT, ponieważ to właśnie na ich podstawie przysługuje możliwość odliczenia podatku VAT. Jak już wspomniano zdarzają się jednak sytuacje, w których faktura ulegnie zniszczeniu bądź zagubieniu, w związku z czym należy wystawić jej duplikat. Czym jest zatem duplikat faktury? Otóż jest to dokument księgowy stanowiący kopię oryginalnej faktury VAT. Wystawia się go na podstawie artykułu 106l ustawy o podatku VAT, w którym znajduje się zapis mówiący o możliwości ponownego wystawienia faktury na wniosek nabywcy. Istotne jest bowiem to, że do wystawienia duplikatu upoważniony jest jedynie sprzedawca, co musi nastąpić w odpowiedzi na wniosek nabywcy. Przepisy nie określają jednak tego, w jaki sposób powinien on wyglądać, w związku z tym przyjmuje się, że prośba o duplikat faktury może zostać złożona nie tylko na piśmie, ale również elektronicznie czy przez telefon. Co istotne, sprzedawca nie może odmówić wystawienia duplikatu faktury swojemu kontrahentowi. Należy pamiętać także o tym, że wystawienie duplikatu zawsze leży po stronie wystawcy oryginału, nawet jeżeli nabywca posiadać dokument w wersji elektronicznej.
W jakiej sytuacji należy wystawić duplikat faktury?
To, w jakich sytuacjach istnieje możliwość wystawienia duplikatu faktury reguluje art. 106l ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z jej treścią wystawienie duplikatu faktury to czynność, którą należy wykonać w sytuacji zaginięcia bądź zniszczenia dokumentu. Co istotne jest to wówczas obligatoryjne, ponieważ przedsiębiorcy zobowiązani są przez obowiązujące przepisy do przechowywania tego typu dokumentów księgowych aż do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Jak już wspomniano wystawienia duplikatu odbywa się na wniosek nabywcy. Artykuły 106d oraz 106k ustawy o VAT przewidują także sytuację, w której to nabywca wystawia duplikat faktury VAT, co odbywa się na wniosek podatnika. W obu przypadkach wystawione duplikaty faktur muszą zawierać być w 100% zgodne z informacjami zawartymi w oryginalnej fakturze będącej w posiadaniu podatnika bądź nabywcy. Trzecim wyszczególnionym w ustawie o VAT przypadkiem, w którym mogą zostać wystawione duplikaty faktury pierwotnej to konieczność wystawienia faktury dokumentującej dostawę towarów, z tytułu której na dłużniku ciąży obowiązek podatkowy. Obowiązek wystawić duplikat faktury ma wówczas organ egzekucyjny bądź komornik sądowy prowadzący czynności egzekucyjne. Również wtedy, duplikat dokumentu wystawiany jest na wniosek nabywcy bądź dłużnika.
Jak wystawić duplikat faktury i jakie dane powinny się na niej znaleźć?
Zastanawiając się nad tym, jak wystawić duplikat faktury warto mieć świadomość tego, że jest to bardzo proste. Wystarczy bowiem zawrzeć identyczne dane co na oryginale oraz odpowiednio oznaczyć duplikat. Konieczne jest zatem umieszczenie na nowym dokumencie słowa "duplikat" oraz wpisać datę wystawienia jej duplikatu. W celu ułatwienia tej czynności niektóre programy księgowe posiadają funkcjonalność dzięki której wystawienie duplikatu jest możliwe dzięki jednemu kliknięciu.
Co powinien zawierać duplikat faktury? Otóż, istotne w tym przypadku jest to, że wystawiony duplikat musi zawierać te same informacje co pierwotna faktura bądź faktura korygująca, w zależności od tego, czego dotyczy. W praktyce duplikat otrzymanej faktury musi zawierać:
- słowo duplikat, czyli oznaczenie dokumentu. Co istotne, wprowadzenie KSeF znosi ten obowiązek, wprowadzone faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co rozwiązuje problem duplikatów faktur w kontekście zagubienia, czy zniszczenia oryginalnego dokumentu;
- datę sporządzenia duplikatu faktury, która nie może pokrywać się z datą wystawienia oryginału. Co istotne wystawienie duplikatu nie powoduje zmian w zakresie powstania obowiązku podatkowego, a co za tym idzie przychód musi zostać wykazany w dacie pierwotnej;
- dane w 100 procentach zgodne z informacjami znajdującymi się na oryginalnym dokumencie. W związku z czym można stwierdzić, że duplikat FV to odtworzony oryginał faktury;
- podpis osoby upoważnionej do sporządzenia duplikatu.
Duplikat faktury, a księgowość
W jaki sposób zaksięgować duplikat faktury? Otóż istotne w tym przypadku jest to, która strona transakcji utraciła fakturę pierwotną oraz to była ona w posiadaniu nabywcy. W związku z tym istnieją trzy sytuacje, a mianowicie:
- utrata faktury przez nabywcę, który składa wniosek o duplikat w celu uporządkowania własnej dokumentacji. Nie powoduje to wówczas żadnych konsekwencji księgowych, ponieważ faktura została zaksięgowana w momencie wystawienia faktury pierwotnej oraz jej zaksięgowania. Duplikat stanowi wówczas jedynie potwierdzenie dokonania transakcji oraz zapłaty podatku od towarów i usług;
- nie otrzymanie faktury przez nabywcę, który musi wówczas zaksięgować duplikat faktury pierwotnej tak, jak zrobiłby to z oryginalnym dokumentem;
- utrata faktury przez sprzedawcę, co powoduje, że nie ma konieczności wystawiania duplikatu. W tej sytuacji podatnik odnotowuje ten fakt za pomocą noty wyjaśniającej, ponieważ nie powstają żadne dodatkowe konsekwencje podatkowe.
W kontekście księgowania duplikatu faktury VAT istotne są także terminy. Bardzo często zdarza się bowiem tak, że faktura pierwotna została wystawiona w roku ubiegłym, a duplikat faktury został wystawiony po złożeniu zeznania za poprzedni rok. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie korekty deklaracji, ponieważ powstały koszt należy zaksięgować w miesiącu, w którym została wystawiona faktura pierwotna. Podatek VAT należy rozliczyć natomiast na bieżąco, czyli w miesiącu po otrzymaniu duplikatu faktury. Istotne w tym przypadku jest także to, że duplikat ma taką samą moc prawną, co oryginalna faktura. Duplikat nie może zatem zmieniać kwestii takich, jak kwota zakupu za produkty bądź usługi, czy ustalony wcześniej termin płatności.
Podsumowując należy stwierdzić, że duplikat faktury to dokument, który zawiera dokładnie te same dane co pierwotna faktura i umożliwia odliczenie podatku VAT w przypadku zagubienia bądź zniszczenia oryginalnej FV. Faktura wystawiona ponownie stanowi zatem potwierdzenie dokonanej wcześniej transakcji, w związku z czym musi zawierać dokładnie te same dane co oryginał. Umieścić na niej należy także bieżącą datę wystawienia, ponieważ to, kiedy został wystawiony duplikat faktury może mieć wpływ na termin odliczenia VAT.
