Pełna księgowość to popularna forma prowadzenia księgowości w firmie, która jednocześnie zobowiązuje do poprawnego identyfikowania, a później ewidencjonowania kosztów rodzajowych. To dział kosztowy, który jest niezwykle istotny w wielu branżach i związany jest bezpośrednio z działalnością operacyjną biznesu. Sprawdźmy, czym są dokładnie takie koszty, jakie są ich rodzaje, a także jak odpowiednio je ewidencjonować w księgach rachunkowych.
Z artykułu dowiesz się:
- Czym są koszty rodzajowe?
- W jaki sposób ewidencjonować koszty rodzajowe w firmie?
- Dlaczego koszty rodzajowe są istotne dla potrzeb sprawozdawczych?
Czym są koszty rodzajowe?
Zacznijmy od krótkiego wyjaśnienia, czym są koszty rodzajowe. Jest to jedna z najbardziej podstawowych kategorii kosztów, niezbędnych do ewidencjonowania, jeśli przedsiębiorstwo jest zobowiązane do ujawniania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Do kosztów rodzajowych zaliczyć można wszystkie wydatki, które związane są z działalnością operacyjną przedsiębiorstwa.
Koszty rodzajowe są przydatne nie tylko dla celów sprawozdawczych kierowanych do użytkownika zewnętrznego, ale także dla rachunkowości zarządczej, gdzie analiza wydatków w podziale na różne kategorie zapewnia jasny i transparentny ogląd na to, w jaki sposób wydawane są pieniądze firmy.
Podział kont w układzie rodzajowym kosztów
Układ rodzajowy kosztów składa się z kilku podstawowych kategorii. Wśród nich znaleźć można między innymi:
- koszty materiałów i energii;
- koszty wynagrodzenia pracowników;
- koszty ubezpieczeń i dodatkowych świadczeń;
- koszty podatkowe;
- koszty outsourcingowe;
- koszty amortyzacji;
- wszystkie inne koszty rodzajowe.
Im większa firma, tym większe uszczegółowienie podstawowych kont głównych. To dobra praktyka, która sprawdza się dla celów kontroli i analityki, ale też zapewnia lepszy przepływ informacji pomiędzy działem księgowości a zarządem. Przykładem może być konto usług obcych, które zostanie dodatkowo rozbite na konto usług IT, usług sprzątających, usług rachunkowych i tak dalej.
Przykłady kosztów rodzajowych w firmie
Przejdźmy do przedstawienia kilku przykładów kosztów rodzajowych uwzględnionych w każdej z powyższych kategorii. Jako koszty materiałów i energii, zaliczyć można koszty zakupu materiałów biurowych lub materiałów przeznaczonych do produkcji gotowego towaru. Koszt wynagrodzenia to oczywiście miesięczna wypłata, ale także premie czy nagrody pieniężne. W ramach kosztów ubezpieczeń zaliczyć można składki ZUS.
Co z kosztami podatkowymi? Tutaj również nie ma niespodzianki - są to odpowiednio podatek VAT, podatek PIT lub CIT, a także dodatkowe opłaty skarbowe i prawne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. W ramach kosztów outsourcingowych wymienić można koszty zlecenia usług sprzątających, a do kosztów amortyzacyjnych zaliczone będą odpisy amortyzacyjne środków trwałych.
Pozostałe koszty rodzajowe - co się do nich zalicza?
Pozostaje nam jeszcze spojrzeć na ostatnią z wymienionych kategorii - pozostałe koszty rodzajowe. Co może mieścić się w zakresie tej grupy wydatków? To specjalne konto mające na celu poprawną ewidencję wszystkich wydatków, które nie mogą ze względu na swoją specyfikę być zaliczone do żadnej z głównych kategorii.
Przykład? Wyobraźmy sobie imprezę integracyjną, która organizowana jest przez zarząd dla wszystkich pracowników z okazji zbliżających się świąt. To klasyczny przykład kosztów rodzajowych, które oczywiście powinny być zaewidencjonowane na podstawie dokumentu finansowego, ale nie mogą być zaliczone do żadnej z podstawowych grup. To samo tyczy się kosztów marketingu i reklamy, o ile wykonujemy je samodzielnie, a nie wynajmujemy agencji marketingowej w tym celu.
Ewidencja kosztów rodzajowych
Ze względu na fakt, iż koszty rodzajowe dotyczą bezpośrednio rachunku zysków i strat za dany okres sprawozdawczy, stanowią one grupę kont wynikowych należących do tak zwanego zespołu 4. W zależności od polityki rachunkowości, która związana jest bezpośrednio ze specyfiką naszej działalności, dopuszcza się jednoczesne księgowanie kosztów w zespole 4 (układ rodzajowy) i zespole 5 (układ funkcjonalny).
Ewidencja kosztów jedynie w układzie rodzajowym dostarcza jednak szeregu istotnych danych o tym, jakie koszty są ponoszone w danym okresie i jak wygląda kompletna struktura wydatków na konkretne cele. To duże ułatwienie dla organów decyzyjnych w przedsiębiorstwie, którzy na bazie starannie ewidencjonowanych kosztów są w stanie zaprognozować dalsze działania w oparciu o historyczne dane.
Optymalizacja kosztów rodzajowych - wskazówki dla przedsiębiorców
Istnieje wiele sposobów na to, by skutecznie optymalizować koszty rodzajowe w przedsiębiorstwie. Bez względu na to, którą praktykę wybierzemy, bardzo ważne jest, by były one ewidencjonowane rzetelnie, zgodnie ze stanem faktycznym i uwzględniające odpowiednie opisy, pozwalające po czasie zidentyfikować naturę danego wydatku.
W jaki sposób zoptymalizować koszty w firmie? Po analizie struktury kosztów dobrą praktyką jest przeanalizować wpływ poszczególnych składników kosztowych na wypracowany zysk firmy i za pomocą analizy zaprognozować, które elementy mogą zostać wyeliminowane, lub przynajmniej zredukowane przy utrzymaniu podobnego poziomu zysków. Tradycyjnie optymalizacja kosztów to także przegląd dostępnych rozwiązań w zakresie zmiany umów z dostawcami, zmianą samych dostawców lub przeanalizowaniem potencjału dostępnych na rynku substytutów, które pozwolą utrzymać pożądaną jakość produktów i usług, zmniejszając jednocześnie ich koszty.
Koszty rodzajowe możemy także redukować, inwestując w nowoczesne rozwiązania SI lub zlecając część pracy podmiotom obcym. W każdym przypadku niezbędna jest jednak dogłębna analiza potencjalnych szans i ryzyk takiej zmiany.
Znaczenie kosztów rodzajowych w sprawozdawczości finansowej
Koszty rodzajowe to jeden ze sposobów na ujawnianie realnego wolumenu aktywności finansowej firmy w ramach rachunku zysków i strat. Co istotne, to właśnie grupa kosztów rodzajowych ma bezpośrednie przełożenie na finalny wynik finansowy firmy w roku finansowym. Odpowiednie ewidencjonowanie będzie także potencjalnym obszarem zainteresowania podmiotu audytowego, który sprawdzając poprawność i kompletność sprawozdania finansowego, zwraca uwagę na koszty rodzajowe, wpływające na zysk lub stratę firmy.
Bez prawidłowego ewidencjonowania kosztów rodzajowych nie możemy mówić o wiarygodności przedsiębiorstwa, nie mówiąc już o korzyściach wewnętrznych (analiza i potencjał do optymalizowania) wynikających z odpowiedniego ich zestawiania.
