Sprawozdanie z działalności firmy to niezwykle ważny dokument. Często jest jednak mylony ze sprawozdaniem zarządu z działalności czy sprawozdaniem finansowym. W naszym najnowszym wpisie wyjaśniam, jak takie sprawozdanie sporządzić i kto jest do tego zobligowany. Serdecznie zapraszamy!
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest sprawozdanie z działalności;
✔ kto musi je sporządzać;
✔ do kiedy i w jakiej formie należy je przygotowywać.
Sprawozdanie z działalności – co to?
Sprawozdanie z działalności to nic innego jak sprawozdanie z działalności prowadzonego przez przedsiębiorcę, bez względu na to, jaka jest jego forma prawna. Zawsze obejmuje rok obrotowy, chyba, że co innego wynika z przepisów szczegółowych, a więc doszło na przykład do upadłości, likwidacji lub innego zdarzenia przerywającego rok obrotowy.
O ważności tego dokumentu świadczą chociażby przepisy art. 4a ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Zgodnie z nimi:
Kierownik jednostki i członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdania z działalności firmy spełniały wymagania przewidziane w ustawie. Kierownik jednostki i członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku.
Nie należy go mylić ze sprawozdaniem finansowym ani ze sprawozdaniem zarządu jednostki z działalności zarządu.
Kto jest zobligowany do przygotowania sprawozdania z działalności?
Sprawozdania z działalności muszą obowiązkowo sporządzać jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należą do nich między innymi:
• spółki kapitałowe;
• spółki komandytowo – akcyjne;
• przedsiębiorstwa państwowe;
• spółki jawne i spółki komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącmi nieograniczoną odpowiedzialności są spółki kapitałowe, spółki komandytowo – akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej;
• specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte i zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.
Za sporządzenie sprawozdania z działalności jednostki odpowiada kierownik tej jednostki.
Sprawozdanie z działalności sporządzają również grupy kapitałowe. Co ciekawe, można je przygotować łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie.
Jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości mogą zrezygnować ze sporządzania sprawozdania z działalności, pod warunkiem, że przyjmą status jednostki mikro lub małej, na podstawie uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Musi tylko spełnić wymagania określone w art. 3 ust. 1a – 1e ustawy o rachunkowości.
Należy jednak pamiętać, że w takiej sytuacji jednostka mała musi przedstawić w informacji dodatkowej dane dotyczące nabycia udziałów lub akcji własnych. Z kolei jednostka mikro dane te musi zaprezentować w:
• informacji dodatkowej (jeśli takową sporządza) lub
• informacjach uzupełniających do bilansu, określonych w załączniku nr 4 ustawy (jeśli takiej informacji dodatkowej nie sporządza).
Jaki jest termin sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki?
Sprawozdanie z działalności sporządza się wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, co oznacza, że należy je przygotować w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego.
W jakiej formie należy sporządzać sprawozdanie z działalności?
Wszystkie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS sporządzają sprawozdanie z dzialalności w postaci elektronicznej i opatrują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Sprawozdanie podpisuje kierownik jednostki lub, jeśli kieruje nią organ wieloosobowy, robią to wszyscy członkowie tego organu. Jest to zatem inna sytuacja niż w przypadku podpisywania sprawozdania finansowego, które to z kolei podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości nie określa formy ani struktury sprawozdania z działalności. Może zatem przyjąć formę nieustrukturyzowaną. Należy ją zapisać w formacie pliku, który można odczytać za pomocą programu komputerowego, na przykład jako .DOC czy .PDF. Może także przyjąć postać skanu dokumentu papierowego opatrzonego podpisem elektronicznym.
Jakie informacje należy wykazać w sprawozdaniu z działalności?
Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru sprawozdania z działalności, gdyż w każdej jednostce, która jest zobowiązana do jego sporządzania, powinno wyglądać inaczej.
Zgodnie z zapisami art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, w szczególności informacje o:
• zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
• przewidywanym rozwoju jednostki;
• ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
• udziałach własnych;
• posiadanych przez jednostkę oddziałach lub zakładach;
• instrumentach finansowych w zakresie ryzyka oraz przyjętych przez jednostkę celi i metod zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość ubezpieczeń.
W sprawozdaniu z działalności zamieszcza się także kluczowe wskaźniki efektywności (czyli tak zwane KPI) związane z jej działalnością oraz informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego, jeśli są one istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji danej jednostki.
Jeśli istnieje powiązanie pomiędzy wartościami wskazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami zawartymi w sprawozdaniu z działalności jednostki, powinno ono także zawierać odniesienia do kwot wskazanych w sprawozdaniu finansowym oraz dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych kwot.
Jeśli jednostka mała i mikro sporządza sprawozdanie z działalności, może ono nie wykazywać w tym sprawozdaniu wskaźników efektywności związanych z jej działalnością oraz informacji dotyczących zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.
W jakiej kolejności powinny być prezentowane informacje w sprawozdaniu z działalności?
Pierwszym elementem takiego sprawozdania powinien być oczywiście wstęp. Należy w nim przedstawić:
• nazwę, formę prawną, siedzibę jednostki;
• kapitał podstawowy jednostki;
• aktualny skład organów jednostki;
• ewentualne zmiany, jakie nastąpiły w trakcie okresu sprawozdawczego do dnia podpisania tego sprawozdania.
Następnie należy opisać działalność jednostki, jej istotę oraz specyfikę, a także posiadane zasoby.
W kolejnym etapie należy przedstawić długoterminową wizję działalności oraz misję jednostki. Należy wskazać cele jednostki i przyjęte w związku z tym założenia tak, aby jego odbiorcy rozumieli priorytety działań oraz mogli określić, jakie zasoby są niezbędne do osiągnięcia pożądanych celów.
Konieczne jest także przedstawienie wyników działalności i sytuacji finansowej jednostki za pomocą mierników finansowych i niefinansowych wraz z ich opisem i analizą.
Końcowym elementem sprawozdania z działalności jest przedstawienie planów rozwoju jednostki. Dobrze jest przy tym podbudować przewidywania za pomocą prognoz oraz różnego rodzaju projekcji, w tym kluczowych mierników finansowych i niefinansowych, umożliwiających ocenę perspektyw jednostki co najmniej w najbliższym roku.
Dane te powinno się porównać z informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym. Pożądane jest też wskazanie celów i oczekiwań w dłuższym horyzoncie czasowym.
Rekomendacje Komitetu Standardów Rachunkowości odnośnie sprawozdań z działalności a pandemia COVID-19
Zakres wymogów dotyczących sprawozdań z działalności w kontekście pandemii koronawirusa zamieszczono w rozdziale VIII rekomendacji Komitetu Standardów Rachunkowości z grudnia 2020 roku pod tytułem “Sprawozdanie finansowe w czasie pandemii COVID-19”.
Zgodnie z tymi rekomendacjami, pandemię COVID-19 należy potraktować jako zdarzenie na tyle istotne z punktu widzenia osiągniętych wyników finansowych, sytuacji w zakresie płynności, a także sytuacji majątkowo – finansowej jednostki i stanowiące istotny czynnik ryzyka w przyszłości, że przekazywanie oceny skutków, w tym możliwych skutków w sprawozdaniu z działalności jest zasadne, a nawet pożądane.
Jeśli pandemia oraz związane z nią zmiany w gospodarce w ocenie kierownika jednostki przygotowującej sprawozdanie nie miała istotnego wpływu na jednostkę ani z dużą dozą prawdopodobieństwa nie będzie miała istotnego wpływu w przyszłości, należy przedstawić powody takiego osądu kierownika jednostki. Zasadnym jest także podanie opisu działań zarządu, dzięki którym negatywny wpływ był nieistotny i które pozwalają sądzić, że wpływ ten nadal pozostanie nieistotny w przyszłości. Należy jednak wskazać na potencjalne ryzyka wynikające z rozwoju sytuacji związanej z pandemią w przyszłości na otoczenie, w którym działa jednostka oraz jednostkę (o ile to możliwe).
W większości przypadków wpływ pandemii na działalność podmiotu jest jednak mniej lub bardziej istotny, w zależności od branży. Wydaje się też, że ta sytuacja utrzyma się w przyszłości. Dlatego też sprawozdanie z działalności powinno być odpowiednio szczegółowe i przejrzyste w zakresie opisu założeń, oceny sytuacji i niepewności w zakresie możliwych skutków COVID-19. Powinno pozwolić jego odbiorcom lepiej zrozumieć sytuację jednostki i dać im możliwość przeprowadzenia niezależnej oceny racjonalności przedstawionych opisów i założeń.
W związku z tym Komitet Standardów Rachunkowości zaleca przedstawić obszary działalności, na jakie pandemia miała przełożenie, omawiając wyniki i sytuację za okres, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe. Warto także wskazać elementy, na które stan pandemii może mieć przełożenie w dającej się przewidzieć przyszłości.
W sprawozdaniu z działalności należy uwzględnić informacje do dnia jego sporządzenia i ich wpływ na sprawozdanie finansowe, a zatem w sprawozdaniu sporządzonym za 2020 rok powinno się podać także stosowne informacje z roku 2021, a nie tylko te, które miały miejsce w 2020 roku.
Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/nE2HV5AUXFo
