Faktura to podstawowy dokument, który potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej VAT. Według rozporządzenia Ministerstwa Finansów, faktura oprócz informacji na temat obu podmiotów powinna zawierać konkretne elementy, aby uzyskać wartość prawną. Sprawdźmy zatem, co musi zawierać faktura VAT i kto ma obowiązek ją wystawiać.
Kogo obowiązuje druk faktury do wypełnienia?
Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, gdy nabywcą jest firma, czyli podmiot, który jest podatnikiem VAT (i nie tylko), wystawienie faktury jest obowiązkowe. W przypadku jeśli kupujący to osoba prywatna, fakturę wystawia się tylko na żądanie.
Należy pamiętać, że od początku 2014 r. do wystawiania faktur zobligowane są również firmy zwolnione z VAT-u.
Zgodnie z powyższym, osoby fizyczne, nie posiadające działalności gospodarczej, wykonujące pracę w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej nie mogą wystawić faktury VAT. Stosowną formą rozliczenia w ich przypadku jest rachunek.
Faktura VAT - wzór w formacie DOCX i XLSX
Dzięki szczegółowemu sporządzeniu faktury VAT, będziesz mieć pewność, że Twojej fakturze niczego nie brakuje oraz, że podmiot celowo nie ukrywa przed Tobą nielegalnej działalności.
Z naszej strony pobierzesz proponowane przez nas wzory faktury VAT w formacie plik Word (DOCX) oraz Excel (XLSX).
Jakie elementy powinien zawierać wzór faktury VAT?
Faktura VAT jest to oficjalny dokument księgowy, który powinien być skonstruowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, w celu uniknięcia ewentualnych problemów z urzędem skarbowym.
Podstawowe elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT to:
- Numer faktury VAT - każda faktura powinna mieć unikalny numer pozwalający na jej jednoznaczne zidentyfikowanie.
- Data wystawienia faktury VAT - określa kiedy faktura została wygenerowana.
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi - jeśli jest różna od daty wystawienia faktury.
- Imiona i nazwiska lub nazwy firm sprzedającego towar lub usług oraz nabywcy.
- Adresy i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy.
- Opis towarów lub usług – powinny być dokładnie opisane, tak aby można było jednoznacznie zidentyfikować sprzedawane produkty lub usługi.
- Kwota netto – wartość towarów lub usług bez podatku VAT.
- Stawki podatku VAT – określają, jakie stawki VAT zostały zastosowane w przypadku sprzedaży konkretnych towarów lub usług.
- Kwotę podatku VAT.
- Kwota brutto – wartość towarów lub usług wraz z podatkiem VAT (kwota łącznie do zapłaty).
Dodatkowymi elementami, które można zamieścić na fakturze mogą być - terminy wymagalności spłaty, dodatkowe rabaty czy informacja o sposobie zapłaty.
Terminy wystawienia i płatności faktury VAT
Jak już wiemy, nabywcą widniejącym na dokumencie może być zarówno inna firma, jak i osoba prywatna.
Przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę VAT do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym odbywa się sprzedaż. Ponadto fakturę w konkretnych przypadkach można wystawić wcześniej. Terminy wystawienia faktury wyglądają wtedy następująco:
- do 30. dnia od dnia wykonania usług budowlanych i budowlano-montażowych,
- do 60. dnia od dnia wydania towarów - dostawy m.in. książek drukowanych,
- do 90. dnia od dnia wykonania czynności - drukowania m.in. książek,
- fakturę należy wystawić zgodnie z upływem terminu płatności - dostawy m.in. energii, usług telekomunikacyjnych lub najmu.
Jeśli chodzi o terminy płatności faktury, określa się je zgodnie z zawartą wcześniej umową lub porozumieniem pomiędzy sprzedającym a nabywcą. Termin płatności nie jest obowiązkowym elementem na fakturze, dlatego warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach, co do jego określania:
- Termin płatności może być określony w konkretny sposób (np. 14 dni od wystawienia faktury).
- Termin płatności może być określany jednostronnie (w przypadku braku informacji o terminie płatności w umowie). Wtedy też sprzedawca określa dowolny dla siebie termin zapłaty, który nabywca powinien respektować.
- Termin płatności może nie zostać wcale określony na fakturze - w tym wypadku Kodeks cywilny ustalił zasadę, że płatność powinna zostać dokonana “niezwłocznie po wezwaniu dłużnika”.
Należy również pamiętać, że termin wystawienia faktury nie może być dłuższy niż 60 dni - chyba, że strony ustalą inaczej, a w przypadku braku płatności po 30 dniowym terminie - sprzedawcy należą się odsetki ustawowe.
W jakiej formie wystawić fakturę VAT?
Dotychczas faktury VAT mogły być wystawiane w obu formach - tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej (e-faktura), ponieważ żadna ustawa tak naprawdę nie określała, co do tego konkretnych wymagań.
Na początku roku 2022, Ministerstwo Finansów wprowadziło Krajowy System Faktur (KSeF), w którym przedsiębiorcy mogą wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury. Korzystanie z tego systemu finansowego jest dobrowolne do końca czerwca 2024. Po tej dacie każdy czynny podatnik VAT, będzie miał obowiązek generować faktury za pomocą tego programu.
Coraz częściej przedsiębiorcy uczestniczą również w działaniach wspierających ochronę środowiska, w tym celu starają się zmniejszać zużywanie środków przeznaczonych na zakup akcesoriów do drukarki, a także stosując oszczędność miejsca w prowadzonej działalności gospodarczej przeznaczonej na dokumenty.
