Zgodnie z obowiązującymi przepisami firmę można prowadzić zarówno w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółki. W tym drugim przypadku do wyboru jest kilka różnych rodzajów spółek, które są klasyfikowane jako osobowe oraz kapitałowe. Rejestruje się je w KRS, a wielu przypadkach wymagane jest także zgłoszenie płatnika składek do ZUS, co pozwala spełnić obowiązek opłacania ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przez wspólników.
Sprawdźmy zatem jak zgłosić firmę do ZUS oraz kto podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.
Z niniejszego artykułu dowiesz się tego:
- czy zgłoszenie spółki z o.o. do ZUS jest obowiązkowe?
- jakie dane do ZUS przekazuje KRS?
- jakie dokumenty są niezbędne do rejestracji firmy w ZUS?
- jak krok po kroku wygląda zgłoszenie wspólników do ZUS?
- jakie są obowiązki pracodawcy związane z rejestracją pracowników w ZUS?
- jakie terminy obowiązują w przypadku rejestracji firmy w ZUS?
Jako ciekawostkę można potraktować fakt, że od 1 stycznia 2023 roku każdy płatnik składek ma obowiązek posiadania profilu na platformie usług elektronicznych PUE ZUS. Jest to niezależne od tego, czy komunikuje się z organem elektronicznie, czy za pośrednictwem poczty bądź osobiście.
Czy istnieje obowiązek zgłaszania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do ZUS?
Rejestracja firmy w ZUS to obowiązek przedsiębiorcy zakładającego jednoosobową działalność gospodarczą bądź powołującego do życia spółkę osobową, co wynika co wynika z podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Reguluje to ustawa z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zgodnie z którą właściciele JDG oraz wspólnicy spółek osobowych podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Opłacaniu składek nie podlegają natomiast wspólnicy spółek kapitałowych, czyli spółki akcyjnej oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Warto jednak mieć świadomość tego, że istnieją wyjątki od tej zasady. Chodzi przede wszystkim o sytuację, w której wspólnik spółki kapitałowej jest zatrudniony w spółce np. na podstawie umowy o pracę.
Czy zgłoszenie spółki z o.o. do ZUS jest obowiązkowe? Otóż wiele w tym przypadku zależy od tego, czy będzie to jednoosobowa czy wieloosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgłoszenie spółki do ZUS jest bowiem obowiązkowe jedynie w tym pierwszym przypadku. Wspólnicy wieloosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie mają obowiązku opłacania ubezpieczeń społecznych, w związku z czym zgłoszenie płatnika składek nie będzie konieczne jeśli nie zatrudniają pracowników oraz nie otrzymują wynagrodzenia jako członkowie zarządu na podstawie powołania. Od 1 stycznia 2022 roku do ubezpieczenia zdrowotnego muszą zostać bowiem zgłoszenie członkowie zarządu/prezesi spółek, którzy pełnią swoją funkcję na zasadzie powołania i uzyskują z tego tytułu wynagrodzenie. Co istotne nie musi być ono wypłacane regularnie co miesiąc. Warto wziąć te kwestie pod uwagę rozważając prowadzenie firmy w formie spółki z o.o. w celu uniknięcia ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, ponieważ może okazać się, że nie da się zrezygnować z bycia płatnikiem składek. Istotne jest także to, by w przypadku wieloosobowej spółki z o.o. drugi wspólnik nie został uznany za iluzorycznego, co może wynikać z dużej dysproporcji udziałów (np. 99 do 1%). W takiej sytuacji może zostać bowiem stwierdzona konieczność zapłacenia zaległych składek ZUS.
Automatyczne zgłoszenie danych do ZUS przez KRS
Jak zgłosić firmę do ZUS? Otóż można to zrobić zarówno osobiście, jak i elektronicznie, czy za pośrednictwem poczty wysyłając stosowne dokumenty ubezpieczeniowe. W przypadku spółek posiadających osobowość prawną, czyli podmiotów podlegających rejestracji w KRS następuje to automatycznie. Na etapie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym dane są przekazywane bezpośrednio do ZUS oraz Urzędu Skarbowego, dzięki czemu powołana do życia spółka zostaje zarejestrowana w ZUS jako płatnik składek. W efekcie wygenerowane zostaną dokumenty zgłoszeniowe, wśród których znajduje się:
- płatnika składek, jako osoby prawnej – ZUS ZPA,
- informacja o rachunkach bankowych płatnika składek ZUS ZBA,
- informacja o adresach prowadzenia działalności przez płatnika składek ZUS ZAA.
W efekcie dokumentów tych nie należy samodzielnie składać w ZUS. Jak wygląda zgłoszenie przedsiębiorcy do ZUS w przypadku działalności gospodarczej (JDG lub spółki cywilnej) rejestrowanej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)? Otóż w tym przypadku rejestracja do ZUS również następuje automatycznie na podstawie danych przekazanych z CEIDG. W tym miejscu należy wspomnieć również o tym, że w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą bądź będących wspólnikiem spółki i występujących jednocześnie jako płatnik i ubezpieczony oraz opłacających składki wyłącznie za siebie w przypadku kolejnej działalności nie ma konieczności ponownej rejestracji do ubezpieczeń społecznych. Należy jednak pamiętać o konieczności opłacania ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ jest to składka należna z każdej prowadzonej działalności gospodarczej.
Dokumenty niezbędne do rejestracji firmy w ZUS
Automatyczne zgłoszenie spółki do ZUS przez KRS to nie koniec procesu rejestracji firmy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. ZUS tworzy bowiem konto płatnika składek, jednak konieczne jest także zgłoszenie płatnika składek jako osoby fizycznej, co należy zrobić na formularzu ZUS ZFA. Konieczne jest w nim podanie danych identyfikacyjnych takich, jak PESEL i NIP, a w sytuacji, gdy wspólnik prowadzi dodatkowo odrębną działalność gospodarczą także jej REGON. W tym momencie należy dokonać także zgłoszenia wspólników jako osób ubezpieczonych, a także pracowników i członków ich rodzin. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego dokonywane jest na formularzu ZUS ZUA, a w przypadku opłacania wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego służy do tego formularz ZUS ZZA. Chcąc zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny pracownika bądź wspólnika spółki wypełnić należy natomiast formularz ZUS ZCNA. Istotne w tym przypadku jest to, by pamiętać, że od maja 2021 roku na formularzach ZUS ZUA i ZUS ZZA konieczne jest podanie kodu zawodu, czyli informacji o zawodzie wykonywanym przez aktywnego zawodowo ubezpieczonego. Wpisywany w formularzu kod wykonywanego zawodu powinien być zgodny z klasyfikacją zawodów, która jest określona przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 sierpnia 2014 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz. U. z 2021 r. poz. 2285). Wyszukiwarka kodów jest dostępna zarówno na stronie Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), jak i na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.
W jaki sposób można dokonać opisanych wyżej zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego? W praktyce dokumenty zgłoszeniowe mogą zostać przekazane na trzy sposoby, a mianowicie:
- osobiście w placówce ZUS;
- drogą elektroniczną, czyli w programie Płatnik bądź e-Płatnik;
- listownie, czyli korzystając z usług poczty.
Zgłoszenie wspólników do ZUS - krok po kroku
Przystąpienie wspólnika do spółki osobowej bądź cywilnej powoduje konieczność zgłoszenia go do ZUS jako płatnika składek. Jak tego dokonać? Otóż, w pierwszym kroku należy złożyć formularz ZUS ZFA, który pozwala zgłosić wspólnika jako płatnika składek na własne ubezpieczenia. Następnie wspólnik powinien zarejestrować się w ZUS-ie jako ubezpieczony, co wymaga złożenia formularza ZUS ZUA (w przypadku zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego) bądź ZUS ZZA przystąpienie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Co więcej, wspólnik może zgłosić także do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, co umożliwia formularz ZUS ZCNA. Zgłoszenie przedsiębiorcy w systemie ubezpieczeń społecznych wymaga podania tytułu ubezpieczenia (kod 05 43 – wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólnicy spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej oraz akcjonariusz prostej spółki akcyjnej wnoszący jako wkład świadczenie pracy lub usług) oraz wpisania daty powstania obowiązku ubezpieczenia, którą z reguły traktuje się jako dzień przystąpienia do spółki. W przypadku jej powoływania może to wymagać podania daty rozpoczęcia prowadzenia działalności. Co jeszcze warto wiedzieć o zgłoszeniu wspólnika do ZUS? Istotne w tym przypadku może być chociażby to, że nie może on skorzystać z ulgi ZUS na Start, czy preferencyjnych składek ZUS. Oznacza to, że od początku musi opłacać składki ZUS w pełnej wysokości.
W kontekście zgłoszenia wspólnika do ZUS istotne może być także to, że istnieje możliwość zwolnienia go z konieczności opłacania ubezpieczenia zdrowotnego. Reguluje to art. 82 ust. 8 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, który określa, że zwolniona z opłacania składki zdrowotnej jest osoba będąca na emeryturze czy rencie, która pobiera świadczenie w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty minimalnego wynagrodzenia w gospodarce oraz:
- uzyskuje dodatkowe przychody z tytułu działalności w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 50% kwoty najniższej emerytury lub
- opłaca podatek dochodowy w formie karty podatkowej ( jest to niemożliwe w przypadku wspólnika spółki komandytowej).
Należy jednak pamiętać o tym, że zwolnienie wspólnika z konieczności opłacania składki zdrowotnej nie oznacza braku konieczności zgłoszenia go do ZUS na druku ZUS ZZA.
Obowiązki pracodawcy związane z rejestracją pracowników w ZUS
Pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek zarejestrowania ich w ZUS już od pierwszego dnia nawiązania stosunku pracy, aż do jego zakończenia. W tym miejscu warto podkreślić jednak, że zgodnie z przepisami pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, którą należy zgłosić nie tylko do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego), ale również ubezpieczenia zdrowotnego. Czyni to pracodawca pełniący rolę płatnika składek, a pracownik nie ma obowiązku weryfikowania tego, czy wszystkie obowiązki wobec ZUS zostały wypełnione przez pracodawcę. W tym miejscu należy podkreślić także to, że pracownicy zatrudnieni na etacie podlegają ubezpieczeniom w ZUS w ramach każdej umowy o pracę, nawet wtedy, gdy pracują jednocześnie u wielu pracodawców.
Obowiązki związane z rejestracją pracowników w ZUS występują również wtedy, gdy są oni zatrudniani na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli przede wszystkim umowy o dzieło. Płatnicy składek przed dokonaniem ich zgłoszenia powinni jednak zweryfikować to, czy nie posiadają oni innego tytułu do ubezpieczeń (np. etatu w innej firmie). Jeżeli tak jest to ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest dobrowolne, a decyzja o jego opłacaniu należy do zleceniobiorcy.
Terminy, które musisz znać przy rejestracji firmy w ZUS
Jak już wspomniano przedsiębiorca zakładający firmę automatycznie (przez CEIDG lub KRS) zgłasza ją do ZUS. Rejestracja jako płatnika składek następuje od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej, a pozostałe dokumenty należy złożyć w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Również 7 dni to termin, w którym do ZUS należy zgłosić pracownika bądź współpracownika, czyli osoby zatrudniane na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy agencyjnej bądź innej umowy o świadczenie usług. Istotne w tym przypadku jest to, że jeżeli 7 dzień wypada w niedzielę bądź inne święto to ostatni dzień przysługującego terminu przypada na pierwszy dzień roboczy po dniu wolnym od pracy. Niedopełnienie obowiązku w określonych terminach wiąże się z poważnymi konsekwencjami, ponieważ przedsiębiorca nie tylko musi zapłacić zaległe składki, ale zostaje również ukarany grzywną.
Podsumowując należy stwierdzić, że zgłoszenie przedsiębiorcy do ZUS to obowiązek nie tylko w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, ale również firmy prowadzonej w formie spółki cywilnej czy spółek osobowych. W niektórych przypadkach opłacania składek ZUS nie uniknie również spółka z o.o., o czym warto pamiętać zastanawiając się nad wyborem formy prowadzenia działalności gospodarczej. Istotne jest także to, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych weryfikuje poprawność przystąpienia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a w przypadku niedotrzymania obowiązku nakłada wysokie kary.
