Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT i co należy o niej wiedzieć?

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT i co należy o niej wiedzieć?

Dokonywanie jakichkolwiek transakcji w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wystawienia faktury VAT. Dokument ten stanowi potwierdzenie realizacji określonego zlecenia – dostarczenia produktu lub usługi.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie elementy musi zawierać faktura VAT,
✔ ile masz czasu na jej wystawienie,
✔ czym grozi wystawienie błędnej faktury VAT.

Kto ma obowiązek wystawienia faktury VAT?

Każdy przedsiębiorca, który dokonuje określonej transakcji związanej z dostawą towaru, sprzedażą określonego produktu lub wykonywania jakiejś usługi jest zobowiązany do wystawienia faktury. Ściśle rozumiana faktura VAT pojawi się wtedy, gdy płatnik jest tak zwanym VATowcem, a zatem nie zrezygnował z uiszczania tego podatku.

Pozostali przedsiębiorcy będą wystawiali taki sam dokument, jednak bez uwzględniania stawki VAT. Dla nieVATowca stawka netto będzie zatem jednocześnie stawką brutto. Sens praktyczny obu tych konstrukcji jest taki, że nieVATowiec będzie miał mniej obowiązków i formalności, ale za to nie odliczy podatku naliczonego (zapłaconego przy zakupach) od podatku należnego (doliczonego do kwot netto sprzedaży).

Przedsiębiorcy działający w takich branżach jak turystyczna czy sprzedaż przedmiotów kolekcjonerskich mogą rozliczać się również za pomocą faktury VAT marża.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Wielu przedsiębiorców nie wie, jak powinna być napisana faktura. Tymczasem odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi regulacjami faktura jest dokumentem w formie papierowej lub elektronicznej, zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W oparciu o te przepisy faktura VAT powinna zawierać w szczególności:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer za pomocą którego nabywca towarów i usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem, a także, jeżeli to konieczne ze względu na charakter transakcji, dopisek „samofakturowanie”, „metoda kasowa” albo „odwrotne obciążenie”.

Jak wystawiać faktury VAT?

Faktura VAT powinna zostać wystawiona co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi podatnik dokonujący sprzedaży. Czasem wymagane są trzy obowiązkowe egzemplarze, ale tylko w kontekście organów egzekucyjnych i komorników sądowych, którzy są płatnikami podatku od dostawy, dokonywanej w trybie egzekucji towarów, będących własnością dłużnika.

Faktura VAT może zostać wystawiona przez samego przedsiębiorcę lub upoważnioną przez niego osobę. Tego dokumentu nie trzeba przesyłać nabywcy w oryginale. Możliwe jest przesłanie go w formie elektronicznej.

Termin wystawienia faktury VAT

Co do zasady przedsiębiorca musi wystawić fakturę do piętnastego dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży.

W tym zakresie istnieją jednak pewne wyjątki. Na przykład w odniesieniu do usług budowlanych i budowlano-montażowych fakturę można wystawić do trzydziestego dnia, liczonego od dnia wykonania usługi.

Z kolei w przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów) faktura VAT może zostać wystawiona do sześćdziesiątego dnia od dnia wydania towarów. Dziewięćdziesiąt dni od dnia wykonania czynności będą mieli natomiast przedsiębiorcy, którzy drukują książki.

Specyficzna konstrukcja dotyczy również wystawienia faktury VAT z tytułu dostaw i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej. W tej sytuacji bowiem faktura VAT powinna zostać wystawiona najpóźniej z upływem terminu płatności.

Jak przechowywać faktury?

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy wystawili lub otrzymali fakturę VAT, są zobowiązani do jej przechowywania. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług – wszelkie ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, związane z tym rozliczaniem, a w szczególności faktury, powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze względu na kontrole niezwykle istotne jest, by przechowywać dokumenty w taki sposób, aby były łatwe do odszukania. Dlatego najlepiej porządkować je według okresów rozliczeniowych.

Jakie są konsekwencje wystawienia błędnej faktury VAT

Faktura VAT stanowi jeden z najważniejszych dokumentów, potwierdzających przeprowadzenie określonej transakcji, dlatego wymaga szczególnego traktowania. Nie jest tak, że może on wyglądać jakkolwiek i zawierać jakiekolwiek dane. Błędne sporządzenie faktury VAT może narazić przedsiębiorcę na nieprzyjemności, a nawet odpowiedzialność karną.

Polskie prawo nie rozróżnia bowiem sfałszowanej i zawierającej błąd faktury. Jeżeli sami nie czujemy się na siłach, aby wystawiać faktury, warto to zadanie oddać księgowym lub skorzystać z gotowych aplikacji – programów ułatwiających prowadzenie stosownej ewidencji, w tym wystawianie faktur.