Współczesne firmy w dobie rozwijających się możliwości technologicznych szukają innowacyjnych rozwiązań. Chcą wyróżnić się na rynku i wyprzedzić konkurencję. Jedną z najpopularniejszych ostatnio możliwości jest wirtualne biuro. Wirtualny adres firmy ma już wielu przedsiębiorców. Dlaczego warto rozważyć wynajem przestrzeni biurowej w sieci? Czy powinieneś przenieść tam własną działalność gospodarczą? Sprawdź, czy możliwość skorzystania z wirtualnego biura jest dla Ciebie.
W artykule znajdziesz informacje o:
- definicji i korzyściach wirtualnego adresu dla firmy,
- działaniu wirtualnego biura i powodach, dlaczego warto je mieć,
- rejestracji działalności gospodarczej na wirtualne biuro,
- stosunku urzędu pracy do wirtualnego adresu firmy,
- przykładach zastosowań wirtualnego biura.
Wirtualne biuro – co to jest? Definicja i korzyści
Każda działalność wymaga rejestracji firmy. Adres do rejestracji powinien być fizyczny – widoczny jest on w ogólnodostępnych bazach danych przedsiębiorców. To wymagane od twojej firmy – niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w terenie. Czym jest wirtualne biuro? Wirtualne biura mogą być świetną alternatywą dla wynajmu tradycyjnego biura. Coraz więcej osób korzysta z takiej formy prowadzenia firmy. Niektórym wydaje się, że e biura są prestiżowym adresem. Tymczasem adres wirtualny nie jest nienamacalny – działa, mimo że nie musi mieć fizycznej siedziby. Jego prowadzenie powierzyć można innej osobie.
Biuro wirtualne jest rodzajem usługi outsourcingowej. Na czym dokładnie polega outsourcing obsługi biurowej? Usługi wirtualnego biura umożliwiają przedsiębiorcom wykorzystywać adres firmy. Zapewniają też m.in. obsługę poczty i używanie numeru telefonu oraz faksu. Dzięki nim właściciele firm korzystać mogą z obsługi sekretarsko-biurowej. Jakie są główne zalety wirtualnego biura? Nie musi być w nim pracowników. Właściciel też nie musi się pojawiać w biurze. Jest to bowiem usługa polegająca na wsparciu dla pracy zdalnej. Decyzję o prowadzeniu przedsiębiorstwa w takiej formie należy podjąć po głębszej analizie potrzeb firmy. Jakie korzyści z biura zyskasz jako przedsiębiorca?
- adres twojej firmy (adres wirtualnego biura),
- adres do korespondencji,
- dostęp do przestrzeni coworkingowej w atrakcyjnej lokalizacji (nawet w samym centrum miasta),
- możliwy wynajem przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych,
- dostęp do obsługi biurowej i inne usługi (m.in. drukowanie czy skanowanie dokumentów)
Wirtualny adres dla firmy – jak działa i dlaczego warto mieć?
Biuro wirtualne oferuje polski adres przedsiębiorstwa tym, którzy lubią pracować np. we własnym mieszkaniu lub często podróżują. Dzięki szybkiemu rozwojowi współczesnych technologii mamy możliwość pracy online. Prowadzenie firmy nie wymaga już pilnowania jej na miejscu i przebywania pod fizycznym adresem. Czynności zarządcze, nawet takie jak usługi księgowe, można wykonywać zdalnie.
Prowadząc działalność gospodarczą, nie musisz mieć fizycznej siedziby np. w centrum Warszawy. Właściciel firmy może mieć jednak wirtualne biuro w prestiżowej lokalizacji, a nawet umieszczać wskazany adres na materiałach reklamowych, wizytówkach i dokumentach. Dzięki temu zyskuje elastyczność i buduje dobry wizerunek firmy, zachęcając do współpracy przyszłych klientów. Natomiast w kieszeni pozostaje sporo gotówki.
Wirtualny adres firmy a rejestracja działalności gospodarczej
Czy wiesz, że z biura wirtualnego może korzystać kilka działalności gospodarczych? Nie ma przeciwwskazań, aby wiele firm działało w jednym miejscu – każdy może mieć tam swoją wirtualną przestrzeń biurową. Aby było to możliwe, przedsiębiorcy powinni jednak mieć tytuł prawny do nieruchomości. Nie musi być to własność np. do miejsca zamieszkania. Równie dobrze w grę wchodzi miejsce w wynajmowanym mieszkaniu lub użyczona przestrzeń – przy czym tylko druga opcja jest bezpłatna.
Przedsiębiorcy, którzy nie mogą użyć adresu domowego do zarejestrowania działalności, mogą zarejestrować firmę w biurze online. To konieczne dla osób prowadzących działalność w ramach CEIDG i zobowiązanych do wpisu do KRS. Dzięki idei takiego biura znika konieczność inwestowania pieniędzy np. w kosztowną salę konferencyjną. Nie trzeba też korzystać z biur coworking. Adresem siedziby swojej firmy uczynić możesz renomowane miejsca w centrach dużych miast. Rejestrując swoją działalność, możesz więc korzystać z prestiżowego adresu biur wirtualnych.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – co musisz wiedzieć?
Wiele wątpliwości budzi zarządzanie firmą z wirtualnym adresem w obecnych realiach obrotu gospodarczego. Nawet przedsiębiorstwo zarejestrowane w wirtualnym biurze nie uniknie obowiązków wynikających z konieczności rozliczania podatku VAT. Urzędy skarbowe interesują się każdą firmą, bez względu na lokalizację działalności. Firma musi prawidłowo wystawiać faktury, zarejestrować się jako podatnik VAT i dokonywać rozliczeń w urzędzie skarbowym. Wybór obsługi biura zdalnie nie zmienia stawki VAT lub naliczania podatku. Okresy rozliczeniowe, zasady dotyczące podatku czy obowiązek przechowywania dokumentacji pozostają takie same, jak w przypadku posiadania firmy fizycznie.
Należy mieć świadomość, że niektóre urzędy skarbowe bardziej interesują się przedsiębiorstwami zarejestrowanymi na wirtualne adresy. Zwłaszcza jeśli takie firmy wykazują duże przychody. Właśnie dlatego należy być przygotowanym na ewentualne kontrole zarówno dużych, jak i małych firm. Trzeba też mieć dostęp do wszystkich dokumentów. Zrozumienie przepisów prawnych ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego przejścia kontroli urzędu skarbowego.
Dla kogo jest biuro wirtualne? Gdzie sprawdzają się wirtualne biura?
Wirtualne biuro znakomicie sprawdzi się, jeśli:
- nie możesz lub nie chcesz zarejestrować działalności pod adresem domowym,
- mieszkasz za granicą, ale potrzebujesz polskiego adresu,
- jesteś freelancerem i wykonujesz pracę zdalną,
- nie chcesz wynajmować fizycznego biura lub nie masz na to pieniędzy,
- chcesz rozwijać firmę w różnych miastach.
Wirtualne biura znakomicie sprawdzają się dla przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli jesteś pracującym zdalnie programistą, grafikiem komputerowym lub copywriterem, pomyśl nad rejestracją działalności w wirtualnym biurze. Wynajem przestrzeni biurowej w danym miejscu może być znakomitym pomysłem dla freelancerów.
Poszukujesz pomocy związanej z rejestracją firmy? A może potrzebujesz księgowości do prowadzenia działalności? Skorzystaj z ALEO! W wyszukiwarce znajdziesz specjalistów oferujących profesjonalną pomoc w tym zakresie.
