Usługi kadrowo-płacowe – od podszewki

Jak wygląda rynek firm outsourcingowych w Polsce, jak określić potrzeby naszej firmy w zapytaniu ofertowym, żeby dostawca mógł na nie jak najlepiej odpowiedzieć? Sprawdź, jak zlecić na zewnątrz obsługę kadrowo-płacową.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak wybrać firmę outsourcingową;
✔ jak napisać zapytanie ofertowe na outsourcing usług kadrowo-płacowych;
✔ jaki jest zakres usług kadrowo-płacowych świadczonych przez firmę outsourcingową.

Poznaj lepiej kategorię zakupową

Sprawy kadrowe i płacowe dla większości pracodawców są obszarem bardzo kosztownym i trudnym do prawidłowego zarządzenia. Dlaczego? Wielu kierowników liniowych nieustannie monitoruje ten obszar, tracąc czas, który powinien być przeznaczony na realizowanie własnych obowiązków, np. zarządzanie produkcją czy sprzedażą. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie do outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej. Każda firma po okresie wdrożenia nowego modelu obsługi uzyskuje korzyści ekonomiczne i optymalizuje czas swoich kluczowych pracowników.

Na rynku istnieje wiele firm świadczących usługi kadrowo – płacowe. Oferta największych marek jest naprawdę szeroka, więc klient może dopasować obsługę do własnych potrzeb. Podmioty te wyróżnia bezpieczeństwo, sprawność i efektywność procesów, wysoka jakość pracy oraz elastyczność w realizacji usługi.

W Polsce działają też przedstawicielstwa międzynarodowych korporacji, świadczące usługi również dla największych organizacji w Polsce. Warto zaznaczyć, że są to głównie międzynarodowi partnerzy SAP. Na rynku istnieją 3 najbardziej popularne modele biznesowe powierzenia spraw kadrowych i płacowych firmom zewnętrznym:

1. przekazanie odpowiedzialności na partnera
   Klient nie musi ponosić kosztów licencji oprogramowania.
2. przekazanie odpowiedzialności na partnera i współodpowiedzialności za dane pracownicze rejestrowane w specjalistycznym oprogramowaniu
   Klient musi posiadać oprogramowanie wybrane przez partnera.
3. przekazanie nadzoru nad sprawami klienta bez przekazania wykonywania zadań działu kadrowo – płacowego (outsourcing pozorny)
   Klient musi posiadać oprogramowanie i zasoby kadrowe, np. do przygotowania umów z pracownikami.

Szczególnie firmy nastawione na partnerskie relacje z dostawcami i odbiorcami będą czerpały korzyści z nowego modelu działania. Pracownicy, jak i szefowie firmy, mają gwarancję odpowiedzialności zawodowej, potwierdzoną polisą ubezpieczeniową. Dane pracownicze będą kompletne, a wynagrodzenia naliczane prawidłowo i w terminie. Mamy pewność, że regulaminy pracownicze będą zgodne z prawem, a ich przestrzeganie będzie miało bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo pracy oraz na wysokość wynagrodzenia.

Problemem naszej firmy przestają być także koszty szkoleń z obszaru kadr i płac oraz wspomniane koszty zakupu licencji oprogramowania do naliczania wynagrodzeń czy archiwizacji dokumentów pracowniczych. Zakres usług może się oczywiście zmieniać – w zależności od decyzji firmy. Czasem klienci agencji outsourcingowych sięgają jedynie po usługi płacowe, związane z naliczaniem wynagrodzeń, przygotowaniem listy płac, rozliczaniem się z instytucjami czy raportowaniem zarządczym.

Zakres usług kadrowo-płacowych dla firmy

Dla ułatwienia podzieliliśmy zakres obowiązków, które może podjąć firma outsourcingowa, na 3 najważniejsze obszary: zarządzanie dokumentami, zarządzanie sprawami kadrowymi i naliczanie wynagrodzeń.

1) zarządzanie dokumentami to:

• obsługa zgłoszeń pracowników do ZUS;
• analiza danych źródłowych do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zobowiązań wobec PFRON;
• przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej przekazywanej do ZUS;
• utrzymanie dokumentacji personalnej pod kątem zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi;
• kontrola spójności posiadanej dokumentacji personalnej z naliczeniami płacowymi;
• przygotowanie wzorów umów;
• przygotowanie i korygowanie poprawności i wewnętrznych regulacji prawnych – regulaminów.

2) Zarządzanie sprawami kadrowymi:

• zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych;
• dokonywanie zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych personalnych pracowników i pracodawców;
• doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń;
• dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom i instytucjom;
• informowanie o zmianach przepisów prawa pracy;
• kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie;
• kontrola terminów ważności oraz planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej;
• pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych;
• przechowywanie dokumentacji i danych kadrowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych i zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa;
• przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło);
• przygotowywanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych i ewaluacyjnych;
• rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP;
• rozliczanie godzin nadliczbowych i nocnych oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy;
• sporządzanie i przekazywanie deklaracji i informacji miesięcznych oraz rocznych PFRON;
• sporządzanie raportów i zestawień kadrowych;
• stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych;
• ustalanie uprawnień, ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie i inne).

3) Naliczanie wynagrodzeń:

• naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych dot. czasu pracy;
• budżetowanie i planowanie wynagrodzeń;
• dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON;
• naliczanie wynagrodzeń za zasiłku chorobowego i z tytułu innych świadczeń;
• opracowywanie i implementacja regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania z telefonów lub samochodów służbowych, itp.;
• przechowywanie dokumentacji i danych płacowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych, zapewniających pełną poufność i zgodność z wymogami prawa;
• przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji płacowej;
• przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń;
• przygotowywanie sprawozdań i raportów GUS;
• sporządzanie pasków płacowych i raportów ZUS RMUA;
• reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami;
• sporządzanie i aktualizacja kart wynagrodzeń i zasiłkowych;
• sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak i nierezydentów zgłoszonych do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego;
• sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących ZUS;
• sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń;
• sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie do urzędów i podatników;
• sporządzanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do urzędów skarbowych, ZUS i PFRON;
• sporządzanie poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów według określonego schematu i struktury kosztowej, dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta;
• współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi;
• wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach.

Co zyskujemy z outsourcingiem usług kadrowo-płacowych?

Zalet takiego rozwiązania jest naprawdę mnóstwo. Jakich?

– optymalizacja czasu pracy kierowników liniowych
Następuje uwolnienie zasobów firmy, które można skierować do realizacji właściwych zadań przedsiębiorstwa. Analiza zmian w firmach, które zdecydowały się na outsourcing kadrowo-płacowy, wykazała także obniżenie wskaźnika interview-per-hire.

– redukcja kosztów
Związanych z zakupem licencji oprogramowania niezbędnego do naliczania wynagrodzeń, dotyczących szkoleń z zakresu obsługi kadrowo-płacowej.

– migracja archiwum dokumentacji pracowniczej
Najlepiej do wersji elektronicznej, to gwarancja bezpieczeństwa przechowywania danych – elektronicznych i papierowych.

– przeniesienie odpowiedzialności na firmę outsourcingową
Za prawidłowość naliczania wynagrodzeń i właściwe gromadzenie dokumentacji pracowniczej.

– poprawa jakości obsługi

W końcu zlecamy ją ekspertom w tym zakresie, zyskujemy dzięki temu większą elastyczność procesów i dostęp do specjalistycznej wiedzy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług kadrowo-płacowych?

Przygotowując zapytanie ofertowe, warto dokładnie opisać zakres usług, jakie powinna świadczyć firma outsourcingowa. Precyzyjnie określić odpowiedzialność za dane historyczne zbierane przez obecnego partnera biznesowego lub pracowników wewnętrznych. Pomocna może być lista zadań, jakie powinien wykonać wewnętrzny lub zewnętrzny dział kadr i płac.

W zapytaniu ofertowym uwzględnijmy także liczbę pracowników objętych usługą, zakres i wysokość ubezpieczenia od odpowiedzialności, szacunkową ilość faktur zakup/sprzedaż w miesiącu i możliwość sporządzania wewnętrznych dokumentów prawnych z zakresu kadr i wynagrodzeń.

Zwróćmy uwagę na referencje dostawców biorących udział w przetargu, ich doświadczenie w obsłudze podmiotów o profilu działalności podobnym do naszego. Sprawdźmy, czy zakup oferty nie wiąże się z dodatkowymi kosztami zakupu drogiego oprogramowania niezbędnego do dostępu do informacji kadrowo-płacowej online, oraz czy nasi pracownicy będą mieli dostęp do panelu administracyjnego. O wyborze oferty może decydować także intuicyjność takiego rozwiązania (np. czytelny interfejs), możliwość przyznawania pracownikom różnego szczebla odmiennych uprawnień czy opcje generowania raportów.

Oszczędności nie zawsze szukamy w firmie – także poza nią. Chcesz dowiedzieć się, co na ten temat myślą eksperci? Już za tydzień na blogu wywiad z Eugeniuszem Wosiem – z firmy ING Księgowość.