Prawo pracy przyznaje pracownikowi tzw. urlop okolicznościowy, czyli zwolnienie od wykonywania obowiązków w przypadku konieczności załatwienia ważnych spraw osobistych lub urzędowych. Czym dokładnie jest urlop okolicznościowy i kiedy pracownik może z niego skorzystać?
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ co to jest urlop okolicznościowy i kiedy przysługuje pracownikowi,
✔ jak należy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy,
✔ czy urlop okolicznościowy jest płatny,
✔ czym różni się urlop okolicznościowy od urlopu wypoczynkowego.
Czym jest urlop okolicznościowy?
Ustawodawca słusznie przewidział, że poza chorobą w życiu prywatnym każdego pracownika mogą zdarzyć się sytuacje, które uniemożliwiają mu przyjście do pracy i wypełnianie obowiązków zawodowych. Prawo pracy określa katalog sytuacji, w obliczu których pracownikowi przysługuje płatny urlop okolicznościowy, czyli czas na załatwienie określonych spraw osobistych lub urzędowych.
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od wydarzenia, które jest przesłanką do przyznania urlopu. Na wstępie należy zaznaczyć, że urlop okolicznościowy należy się tylko pracownikom, a więc osobom świadczącym pracę w ramach stosunku pracy (nie dotyczy on np. stażystów czy osób będących stroną umowy zlecenia lub umowy o dzieło).
Urlop okolicznościowy – podstawa prawna
Kodeks pracy w art. 2982 zapowiada uregulowanie kwestii urlopu okolicznościowego w formie rozporządzenia. Obowiązujące dziś rozporządzenie, regulujące m.in. omawiane zagadnienie, to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 Nr 60, poz. 281 z późn. zm.).
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?
Zgodnie z rozporządzeniem zależnie od okoliczności pracownikowi przysługuje różna liczba dni wolnych od pracy. Rozporządzenie reguluje tę kwestię następująco:
- ślub pracownika – 2 dni,
- ślub dziecka pracownika – 1 dzień,
- śmierć i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika – 2 dni,
- śmierć i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka pracownika, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką – 1 dzień,
- urodzenie się dziecka pracownika – 2 dni.
Czy wiesz, że…
Określone w rozporządzeniu wymiary mają charakter minimalny. Pracodawca może udzielić ich w dłuższym wymiarze albo dodać do katalogu jeszcze inne przesłanki przyznania takiego urlopu, np. w związku z przeprowadzką. Wewnętrzne regulacje powinny zostać zapisane w zakładowych przepisach.
Kiedy wykorzystać urlop okolicznościowy?
Przepisy nie wskazują na to, w jakim terminie należy wykorzystać urlop okolicznościowy. Jednak ze względu na jego celowościowy charakter przyjmuje się, że skoro są to dni wolne, które należy wykorzystać na załatwianie różnych formalności, powinny być zagospodarowane w najbliższym czasie związanym z wydarzeniem uprawniającym do wzięcia takiego urlopu.
Między zdarzeniem a urlopem okolicznościowym powinna istnieć racjonalna odległość czasowa. Dla przykładu: urlop okolicznościowy związany ze ślubem powinien być udzielony przed tym wydarzeniem (ze względu na załatwienie szeregu formalności), natomiast urlop okolicznościowy związany z urodzeniem dziecka – po tym fakcie (ze względu np. na konieczność zgłoszenia urodzenia dziecka w odpowiednich urzędach czy przetransportowania dziecka ze szpitala do domu).
Co jeśli wydarzenie nie dojdzie do skutku?
Co w sytuacji, gdy pracownik wykorzysta urlop okolicznościowy, jednak nie dojdzie do zdarzenia, które było podstawą udzielenia urlopu? Przykładowo: pracownik wziął 2 dni urlopu okolicznościowego ze względu na własny ślub, jednak do zawarcia związku małżeńskiego nie doszło. W takiej sytuacji pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie mu na wspomniane dni urlopu wypoczynkowego. Jeśli nie wnioskuje o urlop wypoczynkowy, pracodawca odnotuje 2 dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jednak pracownik nie otrzyma za ten czas wynagrodzenia.
Czy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego?
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, jeśli uzna, że jego przyznanie jest bezcelowe. Może się tak zdarzyć, gdy pracownik wnioskuje np. o 2 dni wolnego ze względu na urodzenie dziecka, ale wniosek składa kilka miesięcy po tym wydarzeniu. Odmowa wydaje się uzasadniona, trudno bowiem dostrzec tu przesłankę celowości, czyli ścisłego związku między urlopem okolicznościowym a wydarzeniem, które uzasadnia jego przyznanie (zbyt duży odstęp czasu).
Uwaga!
Urlop okolicznościowy nie jest przyznawany automatycznie. Skorzystanie z niego to uprawnienie pracownika, a nie jego obowiązek. Osoba, która chce skorzystać z dni wolnych, musi o nie wnioskować.
Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy
Może się tak zdarzyć, że sytuacja powodująca potrzebę przyznania urlopu okolicznościowego będzie miała miejsce w czasie, gdy pracownik przebywa już na urlopie wypoczynkowym. Skoro więc i tak dysponuje wolnym czasem, pracodawca może odmówić mu przyznania urlopu okolicznościowego, uznając go za bezcelowy. Jest to więc sytuacja, kiedy urlop okolicznościowy przepada. Urlop wypoczynkowy nie jest z mocy prawa przerywany przez zdarzenia losowe.
Czy urlop okolicznościowy wlicza się do wypoczynkowego?
Prawo do urlopu okolicznościowego przysługuje niezależnie od stażu pracy i wymiaru urlopu wypoczynkowego. Są to dodatkowe dni, które nie wliczają się do ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego należnego pracownikowi.
Jak już wspomnieliśmy, zdarzenia losowe nie przerywają biegu urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc do zdarzenia losowego dojdzie w trakcie urlopu wypoczynkowego, pracownikowi, który i tak nie świadczy w tych dniach pracy, nie przysługuje prawo do urlopu okolicznościowego.
Urlop okolicznościowy a zwolnienie lekarskie
A co wtedy, gdy pracownik w dniach uzasadniających skorzystanie z urlopu okolicznościowego, przebywa na zwolnieniu lekarskim? Będąc na zwolnieniu, nie może skorzystać z prawa do urlopu okolicznościowego. Pracownik będzie miał prawo do dni wolnych, gdy L4 dobiegnie końca. Urlop okolicznościowy nie jest bowiem podstawą do przerwania zwolnienia lekarskiego.
Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Jeśli pracownik jest w stanie przewidzieć przyczynę uprawniającą go do przyznania urlopu okolicznościowego, powinien uprzedzić o tym pracodawcę, składając wniosek o urlop okolicznościowy. Taki wniosek nie różni się od klasycznego wniosku o urlop, dodatkowo należy tylko podać przyczynę uzasadniającą udzielenie urlopu okolicznościowego.
Bywają jednak sytuacje nagłe, których nie sposób przewidzieć. W przypadku ich wystąpienia pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i jej przewidywanym czasie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Zawiadomienia można dokonać osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, mailowo, a nawet pocztą tradycyjną (decyduje tu data stempla pocztowego). Jeśli pracownik nie dotrzyma wspomnianego terminu, może usprawiedliwić się szczególnymi okolicznościami (np. ciężką chorobą połączoną z nieobecnością domowników).
Jak udokumentować przyczynę nieobecności?
Przepisy nie precyzują tego, w jaki sposób pracownik powinien udowodnić okoliczność uprawniającą go do uzyskania urlopu okolicznościowego. Przyjmuje się jednak, że takimi dokumentami są odpowiednie akty stanu cywilnego: akt ślubu, akt urodzenia dziecka czy akt zgonu.
Wiele osób zastanawia się np., czy okazać kopię czy oryginał aktu zgonu. W świetle obowiązujących przepisów RODO należy stwierdzić, że przy przetwarzaniu takich informacji powinna zostać zastosowana zasada minimalizacji danych. Aby udowodnić zaistnienie zdarzenia uprawniającego do udzielenia urlopu okolicznościowego, wystarczające powinno być samo oświadczenie pracownika, poparte okazaniem odpowiedniego aktu stanu cywilnego (niezasadne wydaje się składanie jego oryginału do akt osobowych pracownika czy nawet jego kopiowanie).
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Urlop okolicznościowy jest płatny na tych samych zasadach co urlop wypoczynkowy. Przy obliczaniu wynagrodzenia należy tylko pamiętać o jednej zmianie: składniki wynagrodzenia ustalane w przeciętnej wysokości oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy.
Kodeks pracy gwarantuje pracownikom różne rodzaje urlopów (wspomniany już urlop wypoczynkowy, ale także urlop macierzyński czy urlop bezpłatny). Spośród nich urlop okolicznościowy daje pracownikom możliwość spokojnego załatwienia spraw osobistych w obliczu ważnych wydarzeń w ich życiu prywatnym. Jest to uprawnienie pracownicze, którego co do zasady pracodawca nie może odmówić pracownikowi i za które należne jest odpowiednie wynagrodzenie. Urlop okolicznościowy jest realizacją jednej z głównych zasad prawa do dni wolnych od pracy.
