Czy siedziba firmy to miejsce, w którym działalność faktycznie jest prowadzona? Niekoniecznie! Sprawdź, co warto wiedzieć na temat siedziby firmy i czym różni się od miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest siedziba firmy,
- jak różni się od miejsca prowadzenia działalności,
- jak ją wskazać w jednoosobowej działalności gospodarczej,
- czym jest wirtualne biuro.
Siedziba firmy – co to znaczy i jak ją wybrać?
Jedną z istotnych rzeczy, jeśli chodzi o prowadzenie biznesu, jest siedziba firmy. Co to znaczy? Według rozporządzenia Rady UE 282/2011 za siedzibę przedsiębiorstwa uznaje się miejsce, gdzie zarząd wykonuje swoje funkcje. Mówiąc prościej, w siedzibie firmy przebywa m.in. właściciel firmy, tam podejmowane są również decyzje dotyczące biznesu i przechowywane dokumenty. Nie w każdym wniosku o rejestrację działalności gospodarczej jest jednak miejsce na wpisanie siedziby przedsiębiorstwa.
Siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności – czy muszą być tożsame?
W przypadku rejestracji spółki akcyjnej albo jednoosobowej działalności gospodarczej można określić miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to ni mniej, ni więcej, jak miejsce, w którym na stałe realizowane są działania przedsiębiorstwa. Znów jednak – nie zawsze trzeba ją określać. Co więcej, siedziba nie musi być wcale tożsama z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej.
Wirtualna siedziba firmy – czy to się opłaca?
Wiele firm, które dopiero powstały lub są prowadzone w formie mobilnej, decyduje się na wynajęcie wirtualnej siedziby firmy. To świetne rozwiązanie dla osób, które nie mogą zarejestrować działalności na przykład w miejscu zamieszkania. Z zasady biuro wirtualne nie oferuje żadnego miejsca lokalowego, choć są i takie, gdzie prowadzony jest tak zwany coworking. Co więcej, część takich miejsc ma również opcję wynajęcia na przykład sali konferencyjnej, co czasami może być wygodne dla każdego właściciela firmy.
Zazwyczaj wirtualna siedziba firmy daje możliwość:
- uzyskania siedziby, czyli adresu podawanego w CEIDG,
- uzyskania adresu do korespondencji i powiadomień, gdy pojawią się jakieś listy.
Dodatkowo w przestrzeni biurowej mogą być na przykład dostępne urządzenia biurowe, które można używać w ramach określonych limitów albo bez nich, zależnie od oferty danego wirtualnego biura. Koszty podstawowe, często w wysokości kilkudziesięciu złotych miesięcznie, obejmują przede wszystkim uzyskanie adresu do rejestracji oraz korespondencji. Możesz zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu.
Wirtualne biuro jako siedziba firmy ma wiele zalet, jednak warto pamiętać również o jednej istotnej kwestii. Jeśli wskażesz biuro jako miejsce przechowywania dokumentacji księgowej, może pojawić się problem w razie kontroli – bo zwykle nie ma tam przestrzeni do bezpiecznego przechowywania takich dokumentów. Z tego powodu, jeśli zdecydujesz sie na biuro wirtualne, jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych wskaż na przykład biuro rachunkowe, z którego korzystasz.
Siedziba firmy jednoosobowej – jakie są możliwości?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przepisy wyglądają nieco inaczej niż w przypadku spółek. Przede wszystkim we wniosku do CEIDG należy wskazać adres do doręczeń. Jest on ważny, aby urzędy wiedziały, gdzie mają wysyłać pisma i dokumenty zaadresowane do firmy. Poza tym możesz wprowadzić również adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, a także, jeśli je posiadasz, filie i oddziały. Uwaga jednak – nie musisz tego robić. Jeśli nie masz miejsca, do którego klienci mogą przyjść albo wykonujesz swoje usługi mobilnie, to nie musisz wpisywać tego adresu. W takim przypadku zaznaczasz we wniosku pole o jego braku, a pozostawiasz jedynie wpisany adres do doręczeń.
Co wpisać na fakturze?
W każdym przypadku na fakturze powinien znajdować adres siedziby firmy, który został jednocześnie złożony na deklaracji VAT-R. Jak to się ma do tego, czym jest siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności? Przede wszystkim adres na fakturze to adres stałego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli takie istnieje. W przypadku firmy jednoosobowej, która nie ma stałego adresu, pozostaje wpisanie miejsca zamieszkania, który jest również wskazany jako adres do korespondencji w CEIDG.
Siedziba firmy w domu a koszty – co można odliczyć?
Wiele osób uważa, że szczególnie opłacalna jest sytuacja, gdy stworzona jest siedziba firmy w domu – a koszty można wówczas wrzucić do kosztów uzyskania przychodu. Nie jest to jednak takie oczywiste. Aby siedziba firmy mogła być odliczona w działalności gospodarczej, musi spełniać pewne przesłanki, to znaczy miejsce to powinno być przeznaczone wyłącznie do celów prowadzenia działalności, a nie do celów osobistych (nawet jeśli jest jednocześnie wykorzystywane w firmie). Dopiero wówczas jest to zgodne z prawem podatkowym obowiązującym w Polsce.
Siedziba firmy może mieścić się w całym mieszkaniu, jego części albo w jednym czy dwóch pomieszczeniach. W takim przypadku, jeśli ten obszar przeznaczony jest wyłącznie na rzecz prowadzonej działalności, możesz zdecydować się na odliczenie pewnych kosztów od swojego przychodu. Mogą to być:
- czynsz,
- koszty energii elektrycznej,
- woda,
- ogrzewanie,
- koszty zakupionego wyposażenia.
Uwaga jednak – jeżeli mowa o części mieszkania czy domu, musisz wyliczyć proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na rzecz firmy wszystkie koszty. Oznacza to, że nie możesz w całości odliczyć kosztów jako tych uzyskania przychodu, bo zwyczajnie jest to niezgodne z prawem, jeśli do działalności przeznaczona jest wyłącznie część budynku. Możesz też ułatwić sobie to zadania, zakładając na przykład podliczniki.
Kiedy miejsce zamieszkania może być siedzibą firmy?
Istnieją konkretne wymagania, które musisz spełnić, jeśli siedziba firmy ma się znajdować w miejscu zamieszkania. Przede wszystkim musisz mieć odpowiedni tytuł prawny do nieruchomości. Możesz go udowodnić poprzez takie dokumenty jak:
- wypis z księgi wieczystej,
- akt własności,
- umowa sprzedaży potwierdzona notarialnie,
- decyzja administracyjna,
- umowa w formie pisemnej, w tym umowa bezpłatnego użyczenia.
Oznacza to, że nieruchomość nie musi być Twoją własnością, ale jeśli nie jest, to jej właściciel musi wyrazić zgodę na prowadzenie przez Ciebie działalności w tym miejscu. Jeżeli tego nie zrobi, to konsekwencje mogą być poważne:
- wykreślenie firmy z CEIDG,
- trudności związane z rejestracją do VAT-u,
- zakwestionowanie wydatków, które zaliczyłeś do kosztów uzyskania przychodu, a które były związane z siedzibą firmy, co spowoduje korektę podatku do zapłacenia.
Bezpłatne użyczenie – czy faktycznie zawsze bezpłatne?
Warto też wiedzieć, jak wygląda kwestia bezpłatnego użyczenia lokalu na potrzeby prowadzenia działalności. Jeśli użyczenia dokonuje osoba z I lub II grupy podatkowej, to nie masz w związku z użytkowaniem lokalu żadnych dodatkowych obowiązków. Do grup tych zaliczają się:
- małżonek, rodzice i teściowie, zięć i synowa, zstępni i wstępni, pasierb,
- zstępni rodzeństwa lub pasierbów, rodzeństwo rodziców, małżonkowie pasierbów, rodzeństwa, innych zstępnych i rodzeństwa małżonków, a także rodzeństwo małżonków.
Gorzej sprawa wygląda, gdy użyczenia dokonuje osoba dalej spokrewniona lub po prostu znajoma. W takim przypadku kwota, której nie płacisz za wynajem, a którą normalnie musiałbyś ponieść, jest Twoim przychodem. W efekcie musi być też opodatkowana.
Każda firma musi mieć wpisaną konkretną siedzibę. Nie zawsze jednak musi to być faktyczne miejsce wykonywania działalności. Dobra znajomość przepisów może uchronić Cię przed zbędnymi wydatkami.
Firmove.pl:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
REGON - co to jest i kiedy się go nadaje?
ING Księgowość:
Jak założyć działalność gospodarczą?
REGON – co to jest, jak go uzyskać?
Działalność gospodarcza w mieszkaniu. Kto może ją prowadzić?
Sprawozdanie z działalności jednostki – co musisz o nim wiedzieć?
Firmove.pl - kalkulatory:
Kalkulator brutto netto
Kalkulator B2B
ING Księgowość - usługi:
Zakładanie firmy
Fakturowanie
Biuro rachunkowe
Samodzielna księgowość
