W zakupach firmowych czas jest wyjątkowo cenny. Z bardziej racjonalnym zarządzaniem procesem zakupowym i relacjami z dostawcami możemy zyskać go jeszcze więcej.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak umowa ramowa usprawnia proces zakupowy;
✔ jakie są inne korzyści zawierania umów ramowych z dostawcą;
✔ na co zwrócić uwagę, podpisując taką umowę.
Prawo zamówień publicznych definiuje umowę ramową (ang. framework agreement) jako umowę zawartą między zamawiającym a jednym lub większą liczbą dostawców, która ma na celu ustalenie warunków zamówień w trakcie współpracy, szczególnie w zakresie cen i wolumenu zamówień.
Kluczowe jest określenie warunków dostaw oraz warunków finansowych. Umowy ramowe są zazwyczaj podpisywane na dłuższy okres czasu, najczęściej ze strategicznymi dostawcami.
Kamila Dejas, ING Bank Śląski
Zyskaj nie tylko na czasie
Zawieranie umów ramowych z dostawcami poprawia organizację procesu zakupowego i usprawnia zarządzanie relacjami z wykonawcami. Jak?
- Z umową ramową nie musisz przeprowadzać procesu wyboru dostawcy za każdym razem, gdy chcesz zlecić dostawę, zamówić usługę, bo ich realizacja jest objęta zakresem umowy.
- Zyskujesz też porządek “w papierach”, bo nie potrzebujesz już jednostkowych umów na wykonanie poszczególnych zamówień.
- Bardziej racjonalnie wykorzystujesz zasoby ludzkie w swojej firmie, bo obsługa jednego procesu, jednej umowy wymaga mniejszego nakładu pracy.
- Łatwiej weryfikujesz i renegocjujesz warunki współpracy z dostawcą.
- Szeroki zakres umowy pozwala negocjować lepsze warunki cenowe na etapie wyboru dostawcy.
Pamiętajmy też, że za oszczędnością czasu i bardziej racjonalnym wykorzystaniem zasobów w firmie stoją zaoszczędzone pieniądze.
Co warto wiedzieć o umowie ramowej?
Przy podpisywaniu umowy ramowej istotne jest określenie warunków finansowych współpracy z dostawcą w taki sposób, aby zabezpieczyć kontrakt na wypadek inflacji, wahań cen spowodowanych zmianą sytuacji na rynku czy zmianami kursów walutowych. Warto pamiętać o zapisach umożliwiających renegocjacje cenowe takich umów w określonych odstępach czasu.
Dużym wsparciem w procesie zarządzania taką umową są też różnego rodzaju rozwiązania elektroniczne. Jeśli firma posiada system do realizacji zakupów, w którym są wprowadzone ceny jednostkowe na materiały lub urządzenia oraz stawki ryczałtowe na poszczególne usługi, składanie zamówień objętych umową ramową jest tym prostsze i szybsze.
Śpiesz się oszczędzać na zakupach firmowych, także z umową ramową.
