Do obowiązków pracownika należy przede wszystkim sumienne i staranne wykonywanie pracy, co wiąże się oczywiście między innymi z przestrzeganiem czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Pracodawcy z kolei chcą rzetelnie monitorować i kontrolować produktywność pracy podwładnych, którzy wykonują zlecone im zadania. Jakie mają w tym zakresie możliwości, a jakie ograniczenia? Dowiesz się tego z naszego artykułu.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ kiedy pracodawca może zainstalować system monitoringu pracowników,
✔ czy dozwolone jest nagrywanie pracowników w pracy,
✔ w jaki sposób pracodawca może kontrolować czas pracy pracownika,
✔ jakie obowiązki informacyjne musi spełnić pracodawca w zakresie wdrożenia monitoringu pracowników.
Pracodawcy działający w każdej branży mają oczywiste prawo kontrolować i monitorować sposób wywiązywania się z obowiązków służbowych przez pracowników. Większą skłonność do kontroli zatrudnionych osób mają właściciele firm, w których pracownicy zajmują się między innymi obsługą kasową i liczeniem pieniędzy.
Niezależnie od kategorii działalności, pracodawcy chcą wiedzieć, czy pracownik:
• rozpoczyna i kończy pracę punktualnie;
• przebywa i wykonuje pracę w miejscu pracy ustalonym przez pracodawcę;
• usprawiedliwia nieobecności w pracy w sposób przewidziany w danym zakładzie pracy.
Pracodawcy szczególną uwagę do tego typu kontroli przywiązują obecnie, gdy wiele firm wprowadziło i nadal utrzymuje model pracy zdalnej wśród całego lub części zespołu.
Monitoring w pracy
Formy kontroli stosowane przez pracodawców różnią się w zależności od specyfiki zakładu pracy. Niezależnie od rodzaju firmy, monitorowanie pracowników powinien uzasadniać interes pracodawcy, ale przede wszystkim nie może naruszać godności i dóbr osobistych pracowników.
Zgoda pracownika na monitoring w miejscu pracy, w formie monitoringu wideo, monitorowania komputerów czy poczty elektronicznej, nie jest wymagana.
Pracodawcy nie mogą jednak ukrywać faktu wprowadzenia kontroli w zakładzie pracy, a jest to niestety najczęściej popełniany przez nich błąd. Takie kwestie powinny być jasno określone w odpowiednich aktach wewnątrzzakładowych.
Naruszenie przepisów o monitoringu może być przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Również ustawa o ochronie danych osobowych nakłada kary finansowe na pracodawcę nieprawidłowo stosującego monitoring. Jeśli działania pracodawcy naruszyły dobra osobiste pracownika lub naraziły go na szkody, wówczas pracownik może również na drodze cywilnej dochodzić swoich praw.
Monitoring wizyjny
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, z 25 maja 2018 roku, pracodawca może zainstalować monitoring w zakładzie pracy, pod dwoma warunkami:
• gdy jest to niezbędne do wypełnienia jego prawnie usprawiedliwionych celów (na przykład ochrona przed kradzieżą, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, kontrola produkcji czy zachowanie w tajemnicy poufnych informacji, objętych klauzulą poufności);
• jeśli nie narusza praw i wolności osób, których dotyczy.
Kamery w miejscu pracy mogą się zatem pojawić na przykład przy kasach w supermarkecie lub miejscach rozładunku towaru, ale niedopuszczalne są w szatniach, stołówkach, palarniach czy toaletach (naruszałoby to prawo pracownika do prywatności), a także pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych nagrania z monitoringu wideo to dane podlegające szczególnej ochronie. Będący administratorem tych danych pracodawca musi odpowiednio je przechowywać i dołożyć wszelkich starań, aby nagrany materiał nie dostał się w niepowołane ręce. Dodatkowo, pracodawca może go przetwarzać wyłącznie do celów, dla których został zebrany i przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (o ile nie stanowi dowodu w postępowaniu).
Z zapisów Kodeksu pracy wynika jasno, że rejestracja obrazu (monitoring) w zakładzie pracy nie może być stosowane w celu kontrolowania czasu pracy pracowników.
Monitoring poczty elektronicznej
Do ewidencjonowania czasu pracy, zgodnie z przepisami prawa, może być stosowany monitoring służbowej skrzynki poczty elektronicznej. Taka forma monitoringu może zostać zastosowana jednak tylko, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwe użytkowanie narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi. Taki monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Za naruszające te dobra może zostać uznane otwieranie korespondencji prywatnej, adresowanej imiennie do pracownika, lecz przesłanej na adres pracodawcy.
Nasuwa się tutaj jednak pytanie o techniczny sposób takiego pomiaru czasu poświęconego na pracę przy wykorzystaniu służbowej poczty.
Monitoring GPS
Tego typu monitoring stosowany jest w samochodach, którymi poruszają się na przykład zawodowi kierowcy lub pracownicy w delegacji służbowej. W takim przypadku zachodzą przesłanki zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, w myśl zapisów Kodeksu pracy. Można zatem w tym przypadku kontrolować na przykład czas pracy kierowcy tira za pośrednictwem GPS.
Rejestracja czasu pracy
Wiele możliwości identyfikacji pracowników bez konieczności stosowania monitoringu wizyjnego zapewniają różnego rodzaju elektroniczne rejestratory czasu pracy. Pracownicy mogą logować się do systemu za pomocą numeru PIN, numeru telefonu, kodu RQ, karty lub breloka NFC. Każda operacja włączenia i wyłączenia komputera i systemu opatrzona jest dokładną informacją dotyczącą miejsca i czasu jej wykonania, a także tożsamości pracownika. Nie jest konieczne w tym przypadku nagrywanie obrazu oraz rejestrowanie rozpoczęcia lub zakończenia pracy.
Taką kontrolę stosuje się zarówno w miejscach, gdzie pracownicy zajmują się pracą biurową (głównie w call center), ale także na przykład przy maszynach czy taśmach produkcyjnych. Jest ona prowadzona, zgodnie z zapisami art. 149 Kodeksu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą.
Czy rejestracja czasu pracy jest obowiązkowa dla pracodawców?
Prowadzenie rejestru czasu pracy pracowników to obowiązek każdego pracodawcy, bez względu na ilość zatrudnionych osób. Nie ma znaczenia również rodzaj umowy zawartej z pracownikiem. Listę wyjątków od tego obowiązku określa paragraf 2 art. 149 Kodeksu pracy. Pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy zatrudnionych:
• objętych systemem zadaniowego czasu pracy;
• zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy;
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Co zawiera rejestr czasu pracy?
Liczba informacji dotyczących czasu pracy każdego pracownika jest bardzo duża i zawiera:
• ilość godzin przepracowanych w poszczególnych dobach;
• ilość przepracowanych niedziel, świąt;
• ilość godziny pracy w porze nocnej;
• godziny nadliczbowe;
• przepracowane dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy;
• dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy;
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza prowadzenie kart ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Jest to ogromne ułatwienie, zwłaszcza w firmach zatrudniających kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób.
Konsekwencje braku rejestracji czasu pracy przez pracodawcę
Zgodnie z zapisami art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy nieprowadzenie ewidencji czasu pracy traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom przysługującym pracownikom, za co grozi kara grzywny w wysokości od 1000 złotych do nawet 30000 złotych.
Korzyści rejestracji czasu pracy dla pracodawcy
Rejestratory czasu pracy pozwalają na całkowitą kontrolę czasu pracy pracowników. Pomagają zarządzać też nadzorować oraz planować czas pracy zatrudnionych osób, harmonizować zadania czy kontrolować kwestie urlopu wypoczynkowego.
Korzyści rejestracji czasu pracy dla pracownika
Rejestratory czasu pracy umożliwiają zautomatyzowane i rzetelne wyliczenie czasu pracy: przepracowanych godzin i nadgodzin oraz przysługującego odpoczynku i urlopu. Zapewniają zatem pewność co do uczciwego wynagrodzenia i czasu pracy w pełni zgodnego z prawem.
Jak poinformować pracownika o prowadzonym monitoringu?
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w:
• układzie zbiorowym pracy (porozumieniu między pracodawcą albo organizacjami pracodawców a organizacją lub organizacjami związkowymi);
• regulaminie pracy;
• obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).
Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy nie później niż 2 tygodnie przed takim faktem. Nowi pracownicy muszą zostać o tym poinformowani na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.
Pracodawca jest obowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w widoczny i czytelny sposób, za pomocą znaków (najczęściej wystarczy oznaczenie tabliczkami z napisem “teren monitorowany” lub oznaczeniem kamery) lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Podsumowanie
Monitoring w pracy jest stosowany od lat, natomiast jego umocowanie prawne weszło w życie dopiero w 2018 roku jako nowelizacja Kodeksu pracy. Nie każdy rodzaj monitoringu może służyć do ewidencjonowania czasu pracy pracowników, a po dodaniu odpowiednich zapisów w regulaminie pracy, układzie lub obwieszczeniu musi następować umieszczenie odpowiednich oznaczeń na monitorowanym terenie. Często w grę wchodzi tutaj także kwestię związane z obowiązkowymi konsultacjami z organizacją związkową, gdyż niektóre akty wewnątrzzakładowe wymagają zgody takiego związku.
