Księgowość online staje się coraz bardziej popularnym sposobem prowadzenia firmowej księgowości i rachunkowości. Korzystają z niej zarówno małe, średnie, jak i duże przedsiębiorstwa. Dzisiaj internetowe biura rachunkowe oferują bowiem wiele możliwości – od wygodnego wystawiania faktur VAT, aż po pełną księgowość online dla spółek.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie formy przybiera księgowość internetowa,
✔ dlaczego warto z niej korzystać,
✔ co otrzymuje przedsiębiorca w ramach księgowości online.
Czym jest księgowość online?
Księgowość internetowa przybiera dwie, różne formy. Może:
- polegać na zakupie programu do samodzielnego prowadzenia księgowości przez Internet.
- skupiać się na współpracy ze zdalnym biurem księgowym, z którym będziemy komunikować się głównie za pośrednictwem sieci.
Pierwsza wersja jest zdecydowanie tańsza, ale wymaga od nas chociażby minimalnej znajomości zasad księgowości i rachunkowości.
Z kolei druga opcja w zasadzie niczym nie różni się od tradycyjnego biura księgowego. Z tą jedynie różnicą, że wszelkie dokumenty przesyłamy w postaci elektronicznej, a z księgowym kontaktujemy się telefonicznie lub mailowo. Oczywiście biuro rachunkowe oferujące taką usługę świadczy pełne doradztwo księgowe oraz wspiera klienta w przypadku kontroli skarbowych.
Dlaczego warto korzystać z księgowości online?
Oszczędność czasu
Niestety współpraca z klasycznymi, stacjonarnymi biurami księgowymi wiąże się z koniecznością regularnych wizyt w celu dostarczania dokumentów, przeprowadzania różnego rodzaju spotkań oraz złożenia podpisów na dokumentach. Często też narzucając klientowi określone terminy wizyt w godzinach pracy biura bądź w czasie wyznaczonym przez księgową.
Księgowość online przenosi standardowe, dłużące się formalności na wyższy poziom. Wszystkie dokumenty możemy bowiem przesłać w formie elektronicznej w wybranym przez siebie momencie, bowiem internetowe biura pracują 24/7, a wszelkie kwestie, wymagające uzgodnienia, możemy załatwić przez telefon lub mailowo. Nie ma zatem potrzeby, aby osobiście pojawiać się w biurze księgowym.
Wybrane internetowe biura rachunkowe przydzielają klientowi dedykowany, niezmienny zespół księgowy, dzięki czemu klient może liczyć na pełne wsparcie i doradztwo księgowe nawet w sytuacji urlopu bądź choroby księgowego. Dokumenty przesyłane drogą elektroniczną szybciej trafiają do biura, dzięki czemu są regularnie i na bieżąco księgowane, a klient ma stały wgląd w sytuację finansową swojej firmy.
Oszczędność pieniędzy
Nowoczesna księgowość odchodzi od niepotrzebnego mnożenia wydatków. Dzisiaj niezbędne dokumenty mogą być przechowywane przez samych przedsiębiorców, a wszelka wymiana informacji może odbywać się w formie elektronicznej. Nie ma potrzeby wynajmowania wielkiej przestrzeni biurowej. Co więcej, większość kontroli skarbowych odbywa się drogą elektroniczną, a biuro rachunkowe wszelkich wyjaśnień udziela również online bądź telefonicznie.
Bezpieczeństwo danych
Internetowe biura rachunkowe korzystają z intuicyjnych baz danych CRM. Takie systemy umożliwiają sprawne zarządzanie posiadanymi informacjami.
Należy zauważyć, że dane zgromadzone w jednym miejscu zdecydowanie łatwiej chronić, niż takie, dostępne na wielu urządzeniach oraz wielu kartotekach i ewidencjach, jak to bywa w tradycyjnych biurach księgowych.
Dzięki rozbudowanym systemom, wybrane biura rachunkowe mogą zaoferować bezpłatny, elektroniczny obieg dokumentów dla firmy, dzięki czemu dokumentacja po odpowiedniej akceptacji wewnętrznej szybko trafia do biura rachunkowego a sam właściciel czy prezes ma wgląd do wszystkich dokumentów oraz ich ścieżki akceptacji.
Całodobowy dostęp do dokumentów firmy
Wszystkie dokumenty przedsiębiorstwa gromadzone są na odpowiednio zabezpieczonym serwerze, do którego dostęp uzyskujemy po zalogowaniu się do serwisu. Możemy zatem sprawdzić wszelkie dane, dotyczące firmy nie tylko w każdym momencie dnia, ale również z każdego miejsca na świecie. Jedyne co jest nam potrzebne to telefon, tablet lub komputer i dostęp do Internetu.
Dzięki temu możemy nie tylko wygodnie i szybko dopełnić wszelkich obowiązków przedsiębiorstwa (chociażby wobec fiskusa albo swoich kontrahentów), ale również mamy możliwość sprawowania stałej pieczy nad sprawami firmy. Naszej uwadze nie umknie żaden przepływ finansowy ani dokument rachunkowy.
Dla kogo księgowość online będzie dobrym rozwiązaniem?
Zarówno mała księgowość online, jak i pełna księgowość online to dobre rozwiązania dla mobilnych przedsiębiorców, którzy często podróżują, a także dla tych, dla których niebagatelne znaczenie ma możliwość stałego monitorowania rozliczeń firmy.
Dostępne w księgowości online raporty, analizy i wykresy w wygodny i łatwy sposób obrazują stan finansów przedsiębiorstwa, a także stopień realizacji poszczególnych, zleconych zadań.
Internetowa księgowość to również świetna opcja dla tych, którzy cenią swój czas i wygodę i nie chcą marnować czasu na przemieszczanie się do tradycyjnego, stacjonarnego biura rachunkowego.
Co otrzymuje przedsiębiorca w ramach księgowości online?
Dzięki księgowości online przedsiębiorca zyskuje rzetelne i skuteczne narzędzia, do samodzielnego prowadzenia księgowości swojej firmy albo też zaufanego partnera biznesowego, który poprowadzi sprawy finansowe przedsiębiorstwa.
Księgowość online to również możliwość zapanowania nad biurokratycznym chaosem w przedsiębiorstwie – szansa na zebranie wszelkich dokumentów księgowych w jednym miejscu i uporządkowanie ich w postaci internetowej bazy danych.
Programy do księgowości internetowej oferują nadto wiele różnych funkcjonalności.
W jednym miejscu możemy m.in.:
- wystawić fakturę
- zrobić zestawienie kosztów
- wygenerować ewidencję sprzedaży,
- wysłać deklarację VAT-7,
- złożyć plik JPK_VAT.
RODO a księgowość online
Biura rachunkowe – niezależnie od formy ich prowadzenia – stają się administratorami danych osobowych. Nie tylko administrują tymi danymi, ale również je przetwarzają. Wszystkie internetowe biura rachunkowe wyposażone są w odpowiednie systemy i mechanizmy, umożliwiające rzetelną ochronę danych osobowych.
Każdy użytkownik/klient/przedsiębiorca otrzyma od nich stosowną gwarancję wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w RODO. Ze względu na swoją szczególną rolę oraz posiadanie ogromnej ilości danych osobowych wszystkie biura rachunkowe są też zobowiązane do prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, zarówno na własne potrzeby, jak i dla poszczególnych klientów.
Coraz większa popularność internetowych biur księgowych oraz programów do samodzielnego prowadzenia księgowości firmy, świadczy o tym, że być może w którymś momencie przedsiębiorcy całkowicie przejdą na taką formę rachunkowości.
Wybierając internetowe biuro rachunkowe należy zwrócić szczególną uwagę na formę działania takiego biura, część z nich ogłasza się jako w pełni internetowe a i tak wymaga od klienta dosyłania dokumentów papierowych. Warto też przeanalizować rodzaje zabezpieczeń stosowanych na stronach przechowujących dokumenty oraz sam model kontaktu z księgowym.
