Faktura bez VAT zawiera w większości te same dane, co faktura uwzględniająca podatek VAT. Warto jednak wiedzieć, jakie podmioty są uprawnione do wystawiania takich faktur i jak prezentują się wymagania pod względem zwolnień.
W kontekście podatku VAT wyróżniamy zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe. Pierwsze z nich zależy od skali przychodu firmy, z kolei drugie – od rodzaju wykonywanych usług.
W poniższym artykule dowiesz się m.in.:
- Czym charakteryzuje się faktura bez VAT?
- Jakie firmy mogą skorzystać ze zwolnienia podmiotowego i przedmiotowego z VAT?
- Jakie wymogi dotyczą faktur bez VAT?
Czym jest faktura bez VAT?
Faktura – czy to z podatkiem VAT, czy bez – to podstawowy dokument potwierdzający przeprowadzenie transakcji między dwoma stronami. Fakturę bez VAT od faktury VAT różni w zasadzie jedynie brak naliczonego podatku od towarów lub usług, czyli właśnie podatku VAT. W praktyce oznacza to, że kwota netto jest równa kwocie brutto, a wystawca faktury nie ma obowiązku odprowadzania podatku VAT do urzędu skarbowego. Polskie prawo określa szereg okoliczności, w których przedsiębiorcy mają prawo do wystawienia faktury bez VAT: są to tzw. zwolnienia podmiotowe i przedmiotowe.
Kiedy przysługuje zwolnienie podmiotowe z VAT?
Jednym z podstawowych sposobów, by wystawić fakturę bez VAT, jest skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego. To opcja dostępna dla przedsiębiorstw, których przychód w ciągu poprzedniego roku nie przekroczył kwoty 200 tys. zł. Jeśli działalność została rozpoczęta w trakcie roku, limit wylicza się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności. W standardowych warunkach jest to zwolnienie dobrowolne – przed założeniem firmy warto zatem dowiedzieć się, kiedy warto być podatnikiem VAT. Co ważne, przy sprzedaży wybranych produktów znajdujących się w treści ustawy o VAT (np. elektronika, metale szlachetne, pojazdy) zwolnienie podmiotowe nie jest dostępne.
Zwolnienie przedmiotowe z VAT – kto może skorzystać?
Zwolnienie z podatku VAT może dotyczyć również konkretnych towarów lub usług. Ich kompletny spis znajduje się w art. 43 ust. 1. ustawy o VAT. Jest to opcja dostępna jedynie wtedy, gdy firma prowadzi wyłącznie sprzedaż zwolnioną z obowiązku wystawiania faktur VAT. Zwolnienie przedmiotowe obejmuje m.in.:
- usługi medyczne,
- świadczenie usług nauczania języków obcych i prywatnego nauczania,
- wybrane usługi finansowe.
Co ważne, zakres wykonanych usług nie może wykraczać poza pozycje zawarte we wskazanym artykule ustawy VAT.
Produkty i usługi wyłączone ze zwolnienia z VAT
Warto także podkreślić, że podatnik stosuje zwolnienie podmiotowe jedynie przy określonych rodzajach towarów i usług. Wśród pozycji wyłączonych ze zwolnienia podmiotowego znajdują się m.in. usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego) i jubilerskie, a także sprzedaż: metali szlachetnych, towarów opodatkowanych akcyzą (z wyjątkami), terenów budowlanych czy środków transportu. Wyłączenie obejmuje także transakcje polegające na sprzedaży wysyłkowej przez internet określonych towarów. Szczegóły są dostępne w ustawie VAT i na rządowych stronach dla przedsiębiorców.
Jak wygląda faktura bez VAT?
Pod wieloma względami faktura bez VAT nie różni się znacząco od faktury z VAT. Bez względu na to, czy jest to faktura od „vatowca” dla „nievatowca”, czy też transakcja uwzględniająca pozycje uprawniające do skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego, dokument wygląda podobnie. Kluczową różnicą jest brak wskazanej kwoty podatku VAT. Wciąż jednak należy podać podstawowe informacje dotyczące sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług, w tym: datę wystawienia faktury i jej numer; dane identyfikacyjne obydwóch stron; nazwy towarów lub usług wraz z liczbą; kwoty (cena jednostkowa towaru i kwota należności ogółem).
Zaznaczamy, że podmioty należące do grupy VAT nie muszą wystawiać między sobą faktur sprzedażowych.
Wymogi formalne faktury zwolnionej z VAT
W przypadku zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego na fakturach zamieszcza się adnotację „zw.”, podczas gdy na dokumentach z usługami, które nie podlegają opodatkowaniu, wykorzystuje się skrót „np.”. Podanie podstawy prawnej ani adnotacji nie jest wymagane, jeśli sprzedawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Inaczej wygląda to z kolei przy zwolnieniu przedmiotowym – wtedy wymagane jest stosowne oznaczenie faktury, by móc wyłączyć z podatku taką dostawę towarów lub usług.
Rachunek bez VAT – co należy uwzględnić?
Rachunek to alternatywny sposób na dokumentowanie transakcji, który charakteryzuje się nieco innymi wymogami niż wystawienie faktury. Przede wszystkim rachunek nie zawiera poszczególnych stawek podatku ani adnotacji dotyczących zwolnienia z VAT. Kwoty zawierają zatem jedynie wartość sprzedaży poszczególnych pozycji i sumy wartości sprzedaży netto. Pozostałe wymogi dotyczące informacji na dokumencie są podobne – uwzględnić należy dane stron transakcji, datę wystawienia, numer dokumentu, określenie towarów lub usług i sumę należności.
Procedura wystawiania faktury bez VAT na żądanie klienta
Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur – zamiast tego mogą dokumentować sprzedaż z wykorzystaniem rachunków. Jest to opcja preferowana przez wiele firm z uwagi na prostszą formę dokumentu. Może jednak wystąpić sytuacja, w której nabywcy towarów chcą otrzymać fakturę, nawet jeśli transakcja nie jest objęta podatkiem VAT.
Co do zasady, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT są wciąż zobowiązani wystawić fakturę na żądanie nabywcy. Warto mieć to na uwadze nawet po terminie wykonania usługi lub realizacji sprzedaży – okres, w którym może pojawić się tego typu żądanie, wynosi aż trzy miesiące. Oznacza to, że jeżeli nabywca zażądał wystawienia faktury w terminie do 90 dni od daty dostarczenia towaru, wykonania usługi lub otrzymania całości bądź części zapłaty, sprzedawca musi przygotować stosowny dokument – nawet jeśli jest zwolniony z podatku.
Terminy wystawienia faktury bez VAT
Terminy wystawiania faktur są takie same bez względu na to, czy mowa o fakturze bez VAT, czy dokumencie uwzględniającym ten podatek. Faktura musi być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawiązano daną transakcję. Jest to szczególnie istotne pod względem rozliczeń podatkowych, które są kalkulowane na podstawie zdarzeń finansowych w danym miesiącu.
Wystawianie faktur bez VAT przebiega w większości podobnie, jak w przypadku standardowych faktur, przy których przedsiębiorca nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Należy jednak mieć na uwadze okoliczności uprawniające do zwolnienia, jak również ogólne wymogi dotyczące danych zawartych na fakturze. Co ważne, niewłaściwe ewidencjonowanie sprzedaży może wiązać się z różnymi konsekwencjami prawnymi – to kwestia, o której zawsze trzeba pamiętać. Dodatkowo warto wiedzieć, że od 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania faktur poprzez system KSeF, natomiast od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten obejmie również przedsiębiorców stosujących zwolnienia. Ewentualne pomyłki staną się w efekcie znacznie trudniejsze do poprawienia – to kolejny powód, by zwrócić szczególną uwagę na poprawność wystawianych faktur.
