Od kilku lat osoby, które chcą sprawdzić się w biznesie bez konieczności zakładania własnej firmy, mają ten komfort, że mogą to zrobić zupełnie legalnie. Kluczowym terminem, jaki warto zapamiętać, jest tutaj działalność nierejestrowana.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest działalność nierejestrowana;
✔ jakie obowiązki wynikają z takiej formy prowadzenia biznesu;
✔ jak wygląda dokumentowanie sprzedaży w działalności nierejestrowanej.
Na czym polega działalność nierejestrowana?
Jest to nowa forma prowadzenia własnej firmy w polskim prawodawstwie. Wprowadziła ją ustawa z 6 marca 2018 roku, którą czasem określa się mianem Konstytucji Biznesu. Przepisy – zgodnie z dziennikiem ustaw – weszły w życie 30 kwietnia tego samego roku (Dz.U.2018 poz.646). Wiele osób pyta o to, gdzie zgłasza się działalność nierejestrowaną. Na szczęście, nie trzeba jej zgłaszać. Jest to pewne ułatwienie, które młodzi przedsiębiorcy na pewno docenią.
Warto jednak wiedzieć, że mimo wprowadzenia wielu ułatwień, ten model prowadzenia biznesu jest też pełen różnych obostrzeń. Zgodnie z definicją, działalność nierejestrowa to taka, której przychód nie przekracza w żadnym miesiącu 50% ustalonej przez rząd kwoty minimalnego wynagrodzenia na dany rok.
Matematyka podpowiada, że skoro – na dziś (rok 2021) – minimalne wynagrodzenie wynosi 2800 PLN brutto, to dochód z działalności nierejestrowej nie może przekroczyć 1400 złotych brutto. Co ważne, z tego modelu biznesu nie mogą korzystać osoby, które na przestrzeni ostatnich 60 miesięcy prowadziły zarejestrowaną działalność gospodarczą.
Nie wolno też łączyć działalności nierejestrowanej ze spółką cywilną. Jeśli obrany model wymaga uzyskania koncesji (na przykład chcecie prowadzić niewielki punkt sprzedaży tytoniu lub alkoholu), to również nie można skorzystać z tego rodzaju działalności. W takiej sytuacji trzeba zarejestrować firmę i spełnić normy, jakie są precyzyjnie określone w wyszczególnionych ustawach dla sprzedaży dóbr, za które państwo pobiera dodatkowe opłaty licencyjne czy koncesyjne.
Jeśli biznes się rozwija, a przychody rosną, to działalność nierejestrowa może w bardzo prosty sposób stać się pułapką, która wręcz wymusi założenie pełnoprawnej firmy. Wystarczy, że choćby raz na pół roku przekroczona zostanie górna kwota, stanowiąca 50% minimalnego wynagrodzenia brutto.
W takiej sytuacji nie tyle, co możemy, a wręcz musimy założyć firmę, za którą będziemy płacić składki do urzędu skarbowego i zakładu ubezpieczeń społecznych. Należy też pamiętać o tym, że ustawodawca daje tutaj bardzo krótki termin na dogranie formalności: zaledwie tydzień.
Działalność nierejestrowana a ZUS i podatek dochodowy
Dobra wiadomość jest taka, że jeśli młody przedsiębiorca mieści się w przewidzianej w Konstytucji Biznesu kwocie, to nie musi on płacić danin na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pociąga to za sobą konieczność ubezpieczenia się „na własną rękę”.
Nie powinno nikogo dziwić, że państwo opodatkowało działalność nierejestrową, podpierając się słusznym założeniem, że tego typu model biznesu powoduje osiągnięcie dochodu. A ten trzeba opodatkować, jednak nie w drodze zaliczek na podatek, jak ma to miejsce w rejestrowanej działalności.
Działalność nierejestrowa dopuszcza rozliczenie się z uzyskanego dochodu raz na rok, gdy składamy roczne zeznanie podatkowe. Przychody – w zależności od ich wysokości – są obłożone 17 lub 32-procentowym progiem podatkowym. Konieczny do zapłaty podatek będzie wynosił 17% dochodu po obniżeniu go o kwotę wolną od podatku, czyli 556,02 zł. Kiedy dochód osiągnie kwotę powyżej 85 528 złotych, to do zapłaty będzie podatek w wysokości 32% dochodu.
Kwotę podatku można obniżyć o dostępne ulgi i odliczenia. Od podstawy opodatkowania można odliczyć zapłacone składki ubezpieczeniowe, a od kwoty podatku – składki zapłacone na ubezpieczenie zdrowotne.
Należy podatek należy rozliczać w zeznaniu rocznym PIT-36. Można je złożyć w terminie 15 lutego – 30 kwietnia kolejnego roku w odpowiednim urzędzie skarbowym (ze względu na miejsce zamieszania). W tym samym terminie należy wpłacić wykazany w zeznaniu podatek na własny mikrorachunek podatkowy.
Można też odliczyć koszta, jakie osoba prowadząca gospodarczą działalność nierejestrowaną poniosła. Jeśli główną osią prowadzenia biznesu jest na przykład produkcja swetrów własnej roboty, to narzędziami, jakie można odliczyć w zeznaniu rocznym, będzie na przykład zakup narzędzi i wełny, z której wykonamy produkt, jaki później trafi do sprzedaży.
Pewne niejasności wciąż wzbudza kwestia umów cywilnoprawnych zawartych w tym modelu prowadzenia działalności. Jedna z interpretacji ZUS pozwalała wysnuć domniemanie, że umowy tego typu, które były zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą i korzystającymi z programu „Ulga na start” mogą rodzić dodatkowy obowiązek podatkowy.
Działalność nierejestrowana a VAT
Polskie prawodawstwo podeszło do kwestii ustalenia VAT-u dość szeroko. O ile w kwestii podatku dochodowego trzeba zachować czujność, aby nie przekroczyć wysokości maksymalnego dopuszczonego dla tego modelu działalności przez pół roku, o tyle na podatek VAT trzeba spojrzeć w ujęciu rocznym.
Jednym z warunków pozwalających uniknąć obłożenia tą formą podatku jest „zmieszczenie się” w rocznej kwocie uznanej przez rząd za kwotę wolną od podatku. Nadmierny optymizm przedsiębiorców może jednak ograniczyć kilka obostrzeń, jakie wprowadza ustawa o VAT.
Zwolnieniem nie są objęte m.in. wyroby tytoniowe, samochody osobowe inne niż nowe środki transportu, budynków lub ich części (jednak tylko przed pierwszym zasiedleniem), terenów budowlanych, nowych środków transportu czy środków kosmetycznych.
Co warto podkreślić, ustawodawca bardzo poważnie podchodzi też do braku zwolnień z VAT-u dla usług. Jeśli Wasz pomysł na biznes zakłada świadczenie usług prawniczych (wliczając w to ściąganie długów), jubilerskich czy hodowlanych, to także wpadacie w pułapkę opodatkowania, jakie trzeba uiścić.
Nadrzędnym orężem, jaki ma po swojej stronie aparat państwowy, jest artykuł 109 ustawy o VAT. Sprzedający jest prawnie zobligowany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za każdy dzień. Co warto podkreślić, ewidencja musi być uzupełniona nie później niż przed kolejnym dniem sprzedażowym. Mówiąc wprost – jeśli sprzedaliście jakiś towar w poniedziałek i nie uzupełniliście ewidencji we wtorek, przed dokonaniem pierwszej transakcji, łamiecie prawo.
Dokumentowanie sprzedaży w działalności nierejestrowej
Nie istnieje ogólnie przyjęty wzór ewidencyjny, jednak przyjmuje się, że musi zawierać kilka podstawowych elementów, w tym liczbę porządkową (Lp), datę zrealizowania transakcji sprzedaży oraz jej wartość. Nie trzeba wystawiać faktury na tego typu sprzedaż, chyba że kupujący zażąda wydania takiego dokumentu w terminie nie późniejszym niż 3 miesiące po transakcji.
Nie oznacza to, że sprzedający nie może wystawić takiego dokumentu. Istnieje domniemanie, że do każdego sprzedanego przedmiotu można wystawić fakturę, nawet jeśli druga strona transakcji nie wyrazi chęci jej otrzymania.
Specyfika tego typu handlu wymaga uwzględnienia tylko kilku podstawowych informacji. Działalność nierejestrowa nie nadaje sprzedawcy numeru NIP, więc ta rubryka może, a wręcz musi, pozostać pusta. Ogólnodostępne oprogramowanie dostępne w Polsce pozwala na wybranie formularza druku nierejestrowego.
W ostateczności można też sporządzić taki dokument. Powinna na nim zawrzeć się data wystawienia, numer dokumentu, dane teleadresowe stron transakcji, precyzyjna nazwa towaru lub usługi, jednostkowa cena oraz łączna kwota do zapłaty.
Specyfika polskiego systemu prawnego pozwala wysnuć domniemanie, że byłoby wskazane, aby młody przedsiębiorca nierejestrowy wyrobił sobie nawyk załączania faktury do każdej transakcji. Prawodawstwo może ulec zmianie, a czasem po prostu lepiej być przygotowanym na ewentualną korektę przepisów, które raczej zmierzają ku formalizacji jak największej ilości aspektów, jakie składają się na biznes.
Obowiązki przy działalności nierejestrowej
Pozytywnym akcentem jest to, że w modelu działalności nierejestrowej, ustawodawca przewidział, że jest to raczej model prowadzenia „biznesu na próbę”. Działalność tego typu ma zachęcić do założenia pełnoprawnego biznesu, z którego po pewnym czasie państwo będzie mogło czerpać spore profity w podatkach i różnych daninach.
Należy wyjść z założenia, że warunki działalności nierejestrowej nie są wygórowane. Trzeba prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, rozliczać przychody w zeznaniu rocznym, posiłkując się skalą podatkową. Można też odliczyć koszty, co na pewno skłoni wiele osób do przemyślenia tego modelu biznesu.
Należy wystawiać faktury lub rachunki. Obecnie wykładnia prawa zakłada, że trzeba wydać dokument tylko na wyraźne żądanie kupującego, jednak wydaje się, że dobrą praktyką jest ich dodawanie do każdego zrealizowanego zamówienia czy usługi.
Firma nierejestrowana musi pamiętać o tym, że obowiązują ją zasady obowiązujące na rynku, na czele z prawami konsumentów. Dotyczy to zwłaszcza zasad związanych z reklamacjami, zwrotami towarów oraz ich ewentualną naprawą i serwisowaniem. Trzeba też uszanować 14-dniowe prawo klienta do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.
Jeśli spojrzymy na zasady prowadzenia biznesu w Polsce, gdzie model podatkowy wciąż jest dość skomplikowany, są to raczej proste i przejrzyste zasady. Można założyć, że taka lekcja biznesu pomoże wielu osobom w podjęciu decyzji o tym, czy czują się na siłach we własnej działalności gospodarczej, czy jednak lepszym wyborem może być dla nich praca na etacie.
Ile osób prowadzi działalność nierejestrowaną?
W 2019 roku działalność nierejestrowaną prowadziło 10 tysięcy osób. Do budżetu wpłynęło w ten sposób około 25 milionów złotych. Rok później liczba osób zajmujących się tego typu działalnością podwoiła się, co przełożył się na 53 miliony złote, jakie zasiliły budżet.
Nie znamy jeszcze danych za 2021 rok. Ciężko przewidzieć, jaki będzie to wynik, ze względu na wciąż szalejącą pandemię COVID-19, która totalnie zmieniła sytuację w każdej gałęzi biznesu.
