Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy wykonawcze w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Nowelizacja Kodeksu Pracy miała na celu między innymi usankcjonowanie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Modyfikacjom poddano też obowiązek dokumentowania czasu pracy. Czym jest ewidencja czasu pracy pracowników? Na czym polega jej prowadzenie? Jakie konsekwencje czekają pracodawcę za brak odpowiedniej dokumentacji? Zapraszamy do lektury.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest ewidencja czasu pracy i jak ją prowadzić;
✔ kto powinien tworzyć ewidencję czasu pracy pracowników?;
✔ jakie są konsekwencje nieprowadzenia bądź nieprawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy;
Czym jest ewidencja czasu pracy pracowników i jak ją prowadzić?
W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a) ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych (tj. nadgodzin),
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy (np. urlopy okolicznościowe, badania lekarskie, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę),
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. urlop wypoczynkowy, z tytułu opieki na dziecko, nieobecności usprawiedliwione płatne, przestój- kiedy pracownik pozostaje w gotowości do pracy),
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W porównaniu do stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2019 roku obecna dokumentacja czasu pracy zawiera dość szeroki zakres informacji. Pojawia się ewidencja godzin pracy tj. godziny rozpoczęcia i zakończania, a nie, tak jak wcześniej, tylko liczba przepracowanych godzin.
Sposób wypełniania ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy powinna zostać tak wypełniona, aby liczba rubryk odpowiadała zapotrzebowaniu na ustalenie liczby godzin pracy. Szczególnie wyróżnione powinny być te godziny, które po przepracowaniu dają pracownikom prawo do dodatkowego wynagrodzenia, czasu wolnego, a także do rekompensaty za dzień wolny od pracy.
Może mieć formę miesięczną i roczną. Wymaga comiesięcznego aktualizowania. Ponadto, tak wypełniony dokument należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany (o ile przepisy nie przewidują inaczej).
Kto powinien tworzyć ewidencję czasu pracy pracowników?
W myśl art. 149 § 1 K.P. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Dokumenty te udostępnia na jego żądanie.
Ewidencja czasu pracy wszystkich pracowników niewątpliwie należy do obowiązków pracodawców. Nie ma znaczenia ilość osób ani postawa prawna nawiązania stosunku pracy (tj. rodzaj umowy).
Co powinno znaleźć się na kartach ewidencji czasu pracy?
Indywidualna karta czasu pracy pracownika powinna zawierać liczbę godzin, które pracownik przepracował. Wymaga to ewidencjonowania każdego przepracowanego przez pracownika czasu, w tym pracy w:
- niedzielę i święta,
- porze nocnej,
- godzinach nadliczbowych (tzw. nadgodziny),
- dni wolne od pracy wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.
Ponadto pracodawcy są zobligowani do:
- podawania godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, miejsca jego odbywania i liczby godzin dyżuru,
- wskazania tytułu dni wolnych od pracy, np. dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy czy dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto.
Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać takie informacje jak system czasu pracy, w jakim są zatrudnieni pracownicy, obowiązujący okres rozliczeniowy, wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, bowiem wybrany system czasu pracy (np. zadaniowy) wpływa na to, w jaki sposób prowadzona jest ewidencja.
Warto pamiętać, też o przepisach wynikających z RODO. Przetwarzane dane należy ograniczyć do:
- imienia i nazwiska,
- stanowiska pracy,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Pobieranie większej ilości danych, jest niezgodne z prawem.
Ewidencja czasu pracy wszystkich pracowników
Ewidencja czasu pracy pracowników zarządzających i ewidencja czasu pracy pracowników tymczasowych może być prowadzona w uproszczony sposób, bowiem zgodnie z a art. 149 § 2 K.P. pracodawca nie musi wykazywać w niej godzin pracy. Jednak w dalszym ciągu jest zobligowany do wykazywania dni wolnych wraz ze wskazaniem tytułu ich udzielenia.
Ewidencja czasu pracy pracowników młodocianych jest pod ścisłą ochroną. Pracownikowi młodocianemu do 16 roku życia nie wolno pracować więcej niż 6 godzin dziennie, a powyżej 16 lat więcej niż 8 godzin.
Konsekwencje nieprowadzenia bądź nieprawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 281 Kodeksu Pracy, naruszanie przepisów o czasie pracy lub nieprowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Dolegliwość sankcji jest uzależniona od stopnia naruszenia.
W przypadku, gdy inspektor stwierdzi, że karta ewidencyjna mogła zostać sfałszowana, może wystąpić z zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa w związku z fałszerstwem lub poświadczeniem nieprawdy. Pracodawca, dokonując czynu niedozwolonego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
Podsumowując, prawo pracy narzuca na pracodawcę odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika. Ma ona służyć w głównej mierze do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy.
Pracownik na podstawie stosownego wniosku otrzymuję dostęp do swojej karty: dzięki temu może zweryfikować czy jego wynagrodzenie zostało prawidłowo naliczone. Warto pamiętać też o tym, że to do pracodawcy należy decyzja o tym, czy ewidencja będzie prowadzona jako dokument papierowy, czy cyfrowy, elektroniczny.
Adres URL grafiki: https://unsplash.com/photos/dm9EHhIZm-k
