Dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu do pracy

Jednym z najpopularniejszych benefitów pozapłacowych, które można spotkać na rynku pracy, jest dofinansowanie lub zwroty kosztu dojazdu do pracy. W dobie silnej konkurencji na rynku pracy oraz wysokich kosztów transportu, dofinansowanie może stać się jedną z kart przetargowych podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub stanowić doskonały argument, mogący skłonić pracownika do pozostania w danym zakładzie. Co warto wiedzieć na temat możliwości otrzymania dofinansowania? O tym poniżej.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ kto może uzyskać dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu do pracy  
✔ ile wynosi kwota dopłaty
✔ jakie sposoby dojazdu do pracy podlegają dofinansowaniu?

Zwrot kosztów z Funduszu Pracy — komu się należy?

Zacznijmy od tego, że dofinansowanie czy też zwrot kosztów może być realizowane przez:

  • Fundusz Pracy,
  • pracodawcę.

Omówmy je po kolei.

W przypadku Funduszu Pracy dofinansowanie takie jest elementem wsparcia osób bezrobotnych. Świadczenie to przysługuje osobom przyjętym na staż lub szkolenie poza swoim miejscem zamieszkania.

Chcąc uzyskać dofinansowanie, bądź zwrot kosztów dojazdu z Funduszu Pracy, pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek w rejonowym Urzędzie Pracy. To jednak nie wszystko. Musi on jednocześnie spełniać oba z poniższych warunków:

  • podjąć zatrudnienie ze skierowania Urzędu Pracy,
  • jego wynagrodzenie nie może przekraczać dwukrotności najniższego wynagrodzenia (wynosi ono około 6020 złotych w 2022 roku).

To jednak nie koniec obowiązków, które spoczywają na pracowniku. Dodatkowo musi on co miesiąc potwierdzać swoje zatrudnienie, obecność w pracy (na liście obecności) oraz przedstawić dokumenty, wykazujące poniesione wydatki na dojazdy (bilety, faktury).

Zwrot kosztów od pracodawcy

O zwrot kosztów może ubiegać się praktycznie każdy pracownik, o ile spełni określone warunki. Na przywilej ten niejako automatycznie mogą natomiast liczyć przedstawiciele niektórych zawodów m.in. policji, straży granicznej, sądów i prokuratury.

Z reguły jednak decyzja o dofinansowaniu, bądź zwrocie części kosztów dojazdu do pracy zależy od woli pracodawcy.

Przepisy nie nakładają na niego obowiązku wypłaty takich świadczeń, z wyjątkiem sytuacji, w której pracownik odbywa podróż służbową w ramach swoich obowiązków i na rzecz pracodawcy np. do innego miasta.

Jakie sposoby dojazdu do pracy podlegają dofinansowaniu?

Do pracy można dotrzeć na wiele różnych sposobów: rowerem, hulajnogą elektryczną, komunikacją miejską, samochodem czy taksówką. Warto jednak wiedzieć o tym, że do zwrotu środków kwalifikuje się tylko:

  • komunikacja miejska,
  • samochód osobowy (jako zwrot części kosztów poniesionych na zakup paliwa).

Na tym jednak nie kończy się wachlarz możliwości, który pracodawca może zaoferować pracownikom w ramach dofinansowania kosztów dojazdu do pracy. W zależności od specyfiki firmy i zajmowanego stanowiska pracy mogą to być również:

  • umożliwienie pracy zdalnej np. dwa razy w tygodniu,
  • przyznanie samochodu służbowego,
  • zwrot kosztów dojazdu do pracy samochodem prywatnym,
  • uruchomienie własnego transportu dla pracowników z danej okolicy.

Zwykle takie rozwiązania wprowadza się w przypadku miejsc pracy oddalonych o kilkanaście kilometrów od najbliższego miasta, wsi.

Po stronie ciekawostek warto zwrócić też uwagę na to, że tzw. Polski Ład wprowadził pewną zmianę w zwrocie kosztów dojazdu do pracy. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, osoby, które są zatrudnione w dwóch miejscach (na podstawie umowy o pracę), będą mogły ubiegać się o wyższy zwrot kosztów.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy — jak się rozliczać?

Przyjmuje się, że rozliczenie kosztów dojazdu do pracy może mieć jedną z dwóch form. Najprostszą jest zakup dla pracowników biletów/karty miejskiej. Inną, przyznanie ryczałtu na paliwo.

W obu tych przypadkach pracodawca ma prawo oczekiwać dowodu zakupu czy to biletów, czy paliwa. Tak czy inaczej, wysokość takich dofinansowań zależy od kwoty, którą faktycznie wydaliśmy na transport czy dojazd do pracy.

Maksymalne kwoty zwrotów kosztów dojazdu do pracy

Pracodawca, ujmując w polityce firmy dofinansowanie kosztów dojazdu dla pracowników, może zastosować jedno z dwóch rozwiązań:

  • przyjąć jedną kwotę dla wszystkich uprawnionych do świadczeń w formie tzw. ryczałtu,
  • uzależnić tę kwestię od indywidualnej sytuacji danego pracownika.

Z reguły jednak zwrot kosztów na pracownika w skali miesiąca wynosi 139,06 zł, o ile pracownik, mieszka w innej miejscowości aniżeli ta, gdzie znajduje się firma. Kwota spada do 111,25 zł, jeśli miejsce pracy znajduje się w miejscowości zamieszkania

Kiedy można starać się o zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Co do zasady, impulsem do wystąpienia o dofinansowanie kosztów dojazdu powinna być kwota uszczuplająca nasze konto, jak również inne okoliczności. Jeśli pracujemy poza miejscem zamieszkania, dofinansowanie staje się uzasadnione, co nie oznacza jednak, że nasze argumenty zostaną wysłuchane.

Poza nielicznymi przypadkami, które wynikają z przywilejów należnych wybranym grupom zawodowym, decyzja o przyznaniu nam, chociażby częściowego zwrotu poniesionych kosztów, leży zawsze po stronie pracodawcy.

Dlatego warto zawczasu, np. już na etapie ubiegania się o pracę, dowiadywać się o takie pozapłacowe benefity. Istnieje bowiem prawdopodobieństwo, że w przepisach wewnętrznych firmy nie ma o tym mowy. Może się okazać, że owszem, po zatrudnieniu w nowej firmie otrzymamy np. 300 zł więcej, ale całą tę kwotę pochłoną koszty dojazdów.

Rozliczenie kosztów dojazdu do pracy w PIT-11

A co zrobić w sytuacji, w której ponosimy spore koszty dojazdów do pracy, a nasz pracodawca nie oferuje żadnego wsparcia w tym zakresie? Warto wówczas zainteresować się rozliczeniem rocznym.

Możemy starać się o częściowy zwrot w ramach rozliczenia PIT. Aby pracodawca mógł rozliczyć pracownika z kosztów dojazdu w PIT-11, ten musi złożyć stosowne oświadczenie o miejscu zamieszkania.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT 37

Koszty dojazdów można również odliczyć w ramach rocznego rozliczenia PIT-37, w którym wykazujemy zarówno przychody, jak i koszty ich uzyskania. I w tym właśnie należy upatrywać szansy na odzyskanie części pieniędzy. Czy rozwiązanie to sprawdzi się u każdego? Nie. Należy spełnić bowiem kilka warunków.

Pierwszym, najważniejszym, jest forma zatrudnienia. Musi to być umowa o pracę. Jeśli mieszkamy i pracujemy w tej samej miejscowości, maksymalna, przysługująca nam kwota rozliczenia kosztów uzyskania przychodów wynosi 250 zł. W przypadku gdy miejsce zamieszkania i pracy są różne, kwota ta rośnie do 300 złotych miesięcznie.

Warto jednak pamiętać, że w przypadku rozliczania kosztów dojazdu w zeznaniu rocznym przez samego pracownika, dokonujemy tego na formularzu PIT-37. Natomiast jeśli będzie ono rozliczane bezpośrednio przez pracodawcę, właściwy będzie druk PIT-11.

Dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu do pracy, pomimo że w większości przypadków nie przysługuje pracownikowi z mocy przepisów Kodeksu Pracy, jest czymś, o co z pewnością warto zabiegać. Nawet częściowy zwrot kosztów dojazdu do pracy samochodem prywatnym, można traktować jako formę rekompensaty za niedogodności, związane z koniecznością pokonywania każdego dnia nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu kilometrów.

Czytaj także