Jak wypełnić i rozliczyć deklarację PIT-11?

Jak wypełnić i rozliczyć deklarację PIT-11?

Na początku roku wszyscy zleceniodawcy i pracodawcy muszą przygotować, a następnie wysłać do urzędu skarbowego oraz pracowników wypełniony formularz PIT-11. Na jego podstawie pracownicy tworzą własne zeznanie podatkowe. W tym artykule wyjaśniamy, jak krok po kroku wypełnić i rozliczyć PIT-11.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest PIT-11;
✔ na kim ciąży obowiązek jego sporządzenia;
✔ do kiedy należy go złożyć w urzędzie skarbowym.

Czym jest PIT-11?

PIT-11 jest informacją o dochodach i zaliczkach pobranych na poczet podatku dochodowego (Personal Income Tax) w danym roku. Zawiera szereg ważnych informacji, między innymi wysokość:
przychodów zatrudnionego wraz z kosztami ich uzyskania;
• dochodów pracownika lub zleceniobiorcy;
• pobranych zaliczek podatkowych;
• składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dzięki tym informacjom urząd skarbowy oraz podatnik mogą prawidłowo sporządzić zeznanie podatkowe za poprzedni rok. PIT-11 służy zatem do wypełnienia innych deklaracji podatkowych, zazwyczaj PIT-36 oraz PIT-37. Bez niego złożenie własnej deklaracji jest bardzo utrudnione, a nawet niemożliwe.

Kto wypełnia PIT-11?

Sporządzanie corocznych deklaracji PIT-11 jest jednym z obowiązków pracodawców i zleceniodawców, nawet tych zatrudniających jednego pracownika. Z kolei z obowiązku samodzielnego wypełniania PIT-11 zwolnieni są pracownicy i zleceniobiorcy.

Sporządzający tę deklarację muszą również pamiętać o przekazaniu wypełnionego formularza bezpośrednio do rąk pracowników, w formie papierowej lub elektronicznie (jeśli pracownik wyrazi zgodę na taki sposób dostarczenia deklaracji podatkowej). W 2021 roku mają na to czas do 1 marca, gdyż 28 lutego wypada w niedzielę.

Obecnie nie ma wymogu ręcznego obliczania i wprowadzania do formularza danych dotyczących wynagrodzenia pracowników. Aby ułatwić sobie pracę, pracodawca może skorzystać z jednego z wielu dostępnych obecnie programów podatkowych (w wersji online oraz aplikacji instalowanej na dysku twardym komputera). W ten sposób można w łatwy sposób przygotować prawidłową deklarację, a następnie wysłać ją do urzędu skarbowego oraz pracownika lub zleceniobiorcy. Oczywiście, można również zlecić tę usługę wyspecjalizowanemu księgowemu lub jednemu z biur rachunkowych.

Prawidłowe wypełnienie i rozliczenie PIT-11 krok po kroku - instrukcja

Formularz PIT-11 składa się z 9 działów, oznaczonych literami od A do I, umieszczonych na 2 stronach. Można go pobrać samodzielnie z internetu lub otrzymać taki druk w urzędzie skarbowym.

Część A - miejsce i cel składania deklaracji
W tej części należy określić urząd skarbowy właściwy dla pracownika lub zleceniobiorcy. Co do zasady jest to urząd odpowiadający jego miejscu zamieszkania.

Wymagane jest również zaznaczenie celu złożenia formularza:
• jeśli pracodawca składa PIT-11 po raz pierwszy za ubiegły rok podatkowy, należy zaznaczyć opcję „1. Złożenie informacji”;
• jeśli PIT-11 za poprzedni rok został już złożony, ale zachodzi konieczność korekty wskazanych w nim informacji (na przykład zatrudniający podał niewłaściwą wysokość przychodów pracownika na wysłanej do urzędu skarbowego deklaracji), należy zaznaczyć opcję „2. Korekta informacji”.

Część B - dane identyfikacyjne składającego
W tej części należy określić dane zatrudniającego:
• jeśli pracodawca lub zleceniodawca jest osobą prawną (na przykład spółką handlową, która zatrudnia pracowników) - należy w polu „8. Rodzaj składającego” zaznaczyć opcję „1. Składający niebędący osobą fizyczną” oraz pole „9. Nazwa pełna” (w praktyce będzie to firma pracodawcy);
• jeśli zatrudniający jest osobą fizyczną (na przykład prowadzi własną działalność gospodarczą lub zawarł prywatnie umowę - zlecenie) - musi zaznaczyć opcję „2. Osoba fizyczna” oraz wypełnić pole „10. Nazwisko, pełne imię, data urodzenia”.

Część C - dane identyfikacyjne i adres zamieszkania podatnika
Ta część to miejsce na określenie danych osoby, dla której przygotowuje się deklarację:
• jeśli zatrudniony mieszka na terenie Polski - w polu „11. Rodzaj obowiązku podatkowego podatnika” należy zaznaczyć opcję „1. Nieograniczony obowiązek podatkowy (rezydent)”;
• jeśli pracownik lub zleceniobiorca posiada miejsce zamieszkania poza Polską - należy zaznaczyć opcję „2. Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent)” oraz podać kraj inny niż Rzeczpospolita Polska i adres zamieszkania za granicą (kod kraju wydania dokumentu musi być także zgodny z krajem adresu zamieszkania).

Następnie należy wypełnić pozostałe rubryki, wpisując dane identyfikacyjne zatrudnionego, a więc między innymi imię, nazwisko oraz PESEL.

Część D - informacja o kosztach uzyskania przychodu
Należy zaznaczyć jedną z opcji, w zależności od tego, na podstawie ilu umów pracownik uzyskał przychody w ubiegłym roku:
• z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych);
• z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych);
• z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy;
• z więcej niż jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Część E - dochody podatnika, pobrane zaliczki oraz pobrane składki
Zatrudniający musi w tej części podać dokładne kwoty związane z wynagrodzeniem pracownika lub zleceniobiorcy, a więc:
• kwoty przychodu;
• koszty;
• zaliczki rozliczane przez płatników.

Konkretne kwoty trzeba wpisać odpowiednio w kolumnach b, c, d oraz e tej części. Należy pamiętać o dokładnych przyporządkowaniu danej kwoty do źródła przychodu.

W polach od 69 do 74 wpisuje się wysokość opłacanych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Jeśli składki za tego pracownika były odprowadzane z tytułu różnych umów, należy podać ich zsumowaną wysokość.

Część F i część G wypełniają:
• rolnicy;
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą;
• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne;
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej;
• obowiązani do wypłaty świadczeń bez obowiązku obliczenia, pobrania i wpłaty zaliczek na podatek za osoby zatrudnione.

Część F - informacja o wysokości przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy
W tym miejscu wpisuje się świadczenia i wynagrodzenia, od których płatnicy nie są obowiązani pobierać zaliczek na podatek.

Część G - informacja o przychodach zwolnionych z podatku
Należy w tej części wskazać przychody, które są zwolnione z podatku. Trzeba pamiętać, że przychody z tytułu stypendiów studenckich obejmują jedynie kwoty do wysokości limitu zwolnienia podatkowego. Nadwyżka ponad tę kwotę musi być opodatkowania przez płatnika i trafić do PIT do tak zwanych innych źródeł przychodów.

Część H - podpis płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku lub pełnomocnika płatnika
Podpis składa zatrudniający lub osoba przez niego upoważniona, bardzo często jest to księgowy danej firmy.

Część I - podpis osoby upoważnionej do sporządzenia informacji
Sporządzający deklarację składa podpis w tym miejscu, tylko jeśli wypełniał część F. W przeciwnym wypadku, należy pozostawić puste lub przekreślone pole.

Do kiedy złożyć PIT-11 i w jakiej formie?

Co do zasady PIT-11 należy wypełnić i dostarczyć do urzędu skarbowego najpóźniej do końca stycznia. W 2021 roku wyjątkowo można to zrobić do 1 lutego, gdyż 31 stycznia wypada w niedzielę.

Jeszcze kilka lat temu termin na złożenie deklaracji przez pracodawcę był dłuższy - był to koniec lutego.

Jakie kary grożą za niedopełnienie formalności?

Za niewywiązanie się z obowiązku dostarczenia pracownikowi i urzędowi deklaracji PIT-11, pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości nawet 180 stawek dziennych. Nie może ona jednak być niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia ani przekraczać jej czterystukrotności. W 2021 roku wynosi ona więc od 93,33 do 37333,33 złotych.

Inne formularze, na podstawie których można rozliczyć swój roczny PIT

Zazwyczaj wyliczenia w zeznaniach rocznych opiera się o PIT-11. Można to jednak zrobić także za pomocą: PIT-8C, PIT-11A czy PIT-40A.

PIT-11 a PIT-8C

PIT-8C to informacja o wartości dochodów z kapitałów pieniężnych, wypłacanych przez płatników (takich jak dochody z giełdy czy nabycie udziałów za niektóre wkłady niepieniężne).

Pracodawca musi przekazać tę deklarację do organu podatkowego do końca stycznia (w 2021 roku również 1 lutego) oraz doręczyć rozliczanemu podatnikowi (na rzecz którego dokonano wypłaty) do końca lutego (w 2021 roku wyjątkowo również 1 marca).

PIT-11 a PIT-11A

PIT-11A to, podobnie jak PIT-11, informacja o dochodach osoby, dla której sporządza się deklarację. PIT-11A przedstawia jednak dane o emeryturach, rentach oraz zaliczkach i składkach zdrowotnych płaconych przez organ rentowy do NFZ. Dostarcza go organ rentowy, czyli ZUS lub KRUS.

Dane z tych dwóch PIT-ów (na przykład składki zdrowotne) należy dodać do siebie i do zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-37 w odpowiednim polu wpisać kwotę zsumowaną.

PIT-11 a PIT-40

Nie wolno przygotowywać rocznego obliczenia podatku PIT-40 za pracowników. PIT-40A mogą wystawić jedynie organy rentowe za emerytów i rencistów oraz innych podatników, otrzymujących świadczenia za ich pośrednictwem. Pozostałe jednostki oraz pracodawcy nie mają takiej możliwości. Muszą przygotować PIT-11.

PIT-11 a zakończenie działalności oraz zakończenie umowy przed końcem roku

Jeśli obowiązek poboru zaliczek na PIT ustaje w trakcie roku (na przykład z powodu zakończenia działalności lub rozwiązania umowy z pracownikiem), podatnik ma prawo do pisemnego wnioskowania do płatnika o wystawienie PIT-11. Ten z kolei musi to zrobić w terminie 14 dni od dnia wystosowania wniosku. Taką informację należy dostarczyć podatnikowi oraz odpowiedniemu urzędowi skarbowemu.

Oznacza to, że w przypadku zakończenia działalności, PIT-11 może zostać sporządzony na wniosek byłego pracownika. Jeśli nie złoży on wniosku, były pracodawca i tak musi mu tę deklarację przekazać, ale ma na to czas do ostatniego dnia lutego.

Jeśli jednak płatnik to osoba prawna lub spółka osobowa, musi obligatoryjnie wystawić PIT-11 do dnia zakończenia działalności.

Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku pracujących w ramach umowy zlecenia. Jeśli do zakończenia działalności dojdzie przed ostatnim dniem lutego roku, który następuje po roku podatkowym, PIT-11 musi zostać sporządzony do dnia zakończenia działalności.

PIT-11 dla osób do 26. roku życia a ulga dla młodych

Ulga dla młodych to zwolnienie podatkowe, uregulowane w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy ona podatników, którzy:
• osiągają przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia;
• nie ukończyli 26. roku życia;
• nie przekroczyli w roku podatkowym przychodów ponad 85528 złotych.

Co do zasady w informacji PIT-11 umieszcza się standardowo dane o dochodach podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przychody korzystające ze zwolnienia od podatku nie są uwzględniane ani w PIT-11, sporządzanych przez pracodawcę, ani w rocznym zeznaniu PIT.

Wyjątkiem od tej reguły jest zwolnienie podatkowe na podstawie ulgi dla młodych. W części G formularza PIT-11, w pozycji 86, należy wykazać “Przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych oraz umów zlecenia, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy”, a więc kwotę przychodu, do wysokości limitu zwolnienia (czyli 85528 złotych) z podziałem na przychody ze stosunku pracy (pozycja 87) i umowy zlecenia (pozycja 88).

Dodatkowo w części E formularza PIT-11, w wierszu nr 2, pracodawca musi wymienić “Należności z tytułów wymienionych w wierszu 1, otrzymane przez podatników do ukończenia 26. roku życia”. Wiersz nr 6 służy do wykazania należności z tytułu umowy zlecenia.

Pozycje te uzupełnia się, jeśli w trakcie roku płatnik pobierał od tych przychodów zaliczki na podatek:
• w związku ze złożeniem przez podatnika oświadczenia o rezygnacji ze stosowania w trakcie roku zwolnienia od podatku lub
• z powodu przekroczenia limitu zwolnienia z podatku (kwoty wykazanej w pozycji 86), gdy zwolnienie było stosowane w trakcie roku.

W wierszach tych trzeba wykazać przychody uzyskane przez podatników do ukończenia 26 roku życia, wraz z kwotą kosztów uzyskania przychodów oraz sumą zaliczek na podatek dochodowy, pobranych przez płatnika.

Pracodawca zatrudniający podatnika, który nie ukończył 26. roku życia, ma zatem obowiązek sporządzenia i przesłania informacji PIT-11 w zakresie przychodów korzystających z ulgi dla młodych, a także przychodów, które nie mogą być objęte zwolnieniem oraz przychodów, w stosunku do których podatnik zrzekł się ograniczenia poboru zaliczek.

PIT-11 a umowa zlecenie i umowa o dzieło

Na deklaracji PIT-11 nie ujmuje się wypłat z tytułu umów zlecenie oraz innych umów rozliczanych w ramach działalności wykonywanej osobiście, jeśli jeśli kwota należności określona w umowie nie przekracza 200 złotych.

PIT-11 dla obcokrajowca

Obowiązek przygotowania i rozliczenia PIT-11 dotyczy również polskich firm zatrudniających cudzoziemców. Rodzaj koniecznych do wypełnienia dokumentów zależy od statusu obcokrajowca (rezydent czy nierezydent) oraz typu umowy, jaką jest związany z przedsiębiorstwem.

Osoba mająca status rezydenta powinna podlegać nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terenie Polski. Jego pracodawca powinien z kolei w trakcie roku pobierać zaliczki na podatek dochodowy od jego wynagrodzeń i odprowadzać je do urzędu skarbowego, a po zakończonym roku podatkowym - przygotować informację roczną PIT-11. Pracownik musi złożyć do końca kwietnia zeznanie roczne, według przepisów obowiązujących w Polsce.

Pracodawca zatrudniający osobę posiadającą status nierezydenta również jest zobowiązany do pobierania zaliczek na PIT w trakcie roku i odprowadzania ich do urzędu skarbowym. Natomiast po zakończeniu roku musi wykazać dochody pracownika na informacji PIT-11 oraz PIT-4R i złożyć do urzędu w terminach przewidzianych w ustawie. Powinien również zwrócić uwagę na właściwe zaznaczenie rodzaju obowiązku podatkowego.

W przypadku zatrudniających osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania na terenie Polski, pracujące na podstawie umowy zlecenia, muszą po zakończonym roku podatkowym wystawić informację IFT-1 / IFT-1R i przekazać je do właściwego urzędu skarbowego.

Co zrobić, gdy dane na PIT-11 są niewłaściwe?

Jeśli pracownikowi wypłacono faktycznie większe lub mniejsze wynagrodzenie niż to wykazane w PIT-11, przysługują mu wyższe koszty niż wpisano to w deklaracji albo PIT-11 nie pokrywa się z rzeczywistością w jakikolwiek inny sposób, pracownik powinien w zeznaniu podatkowym uwzględnić rzeczywiste kwoty przychodów i kosztów. Nie jest zatem związany informacją PIT-11, jeśli nie jest zgodna z faktami zaistniałymi w rozliczanym roku podatkowym.

Co ma zrobić pracownik, jeśli nie otrzymał od pracodawcy PIT-11?

Brak PIT-11 nie zwalnia pracownika z obowiązku wypełnienia zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-37. Musi je wtedy oprzeć na przykład o paski wynagrodzeń, druki RMUA czy wyciągi z konta bankowego.

Warto jednak przed takim krokiem upomnieć się o ten druk u pracodawcy lub księgowej. Jeśli to nie pomoże, pracownik może powiadomić urząd skarbowy o naruszeniu obowiązku przez pracodawcę, a ten z kolei może w takiej sytuacji zostać ukarany grzywną.

Jeśli z kolei otrzyma spóźnioną deklaracją, już po złożeniu przez niego zeznania podatkowego, a pomylił się w nim - musi zastanowić się na korektą PIT.

Korekty błędów w deklaracjach PIT-11

Każdą z informacji podatkowych należy składać zgodnie ze stanem faktycznym danego roku podatkowego. Możliwa jest jednak ich korekta, jeśli w związku z błędem w obliczeniach wskazane zostały inne wartości oraz kwoty niż te, które wynikają z ostatecznych rozliczeń danego roku.

Jeśli płatnik błędnie pobiera zaliczki, składki lub wypłaca wynagrodzenia czy inne kwoty w nieodpowiedniej wysokości, a także, gdy popełnia inne błędy, w deklaracjach i informacjach podatkowych musi dokonać odpowiedniego rozliczenia kwot w deklaracjach i informacjach rocznych. Należy wtedy przede wszystkim dokonać “uzdrowienia sytuacji”, a więc na przykład zapłacić dodatkowe kwoty zaliczek na podatek czy wypłacić zaległe wynagrodzenie. Korekcie podlegają jednak wyłącznie te pozycje w deklaracji i informacji, które wskazują na kwoty należne za dany rok. Korekty nie przeprowadza się w informacjach, w których jest mowa o kwotach faktycznie wypłaconych lub zaliczkach faktycznie pobranych.

Źródło grafiki: https://pl.freepik.com/zdjecia/ludzie

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Przychód a dochód - jaka jest różnica?

Przychód a dochód - jaka jest różnica?

Osoby, prowadzące firmę, ale również takie, które myślą o założeniu własnej działalności gospodarczej muszą nauczyć się wielu różnych definicji ze świata finansów. Warto rozpocząć tę naukę od kwestii absolutnie kluczowych - przychodu i dochodu.

Jakie prawa i obowiązki ma pracodawca?

Jakie prawa i obowiązki ma pracodawca?

Najczęściej mówi się o tym, jakie prawa ma pracownik. A jakie obowiązki powinien spełniać pracodawca i jakich przepisów przestrzegać? Co z prawami pracodawcy? Czy jest to takie oczywiste? Przeczytaj nasz artykuł, by rozwiać swoje wątpliwości.

Zaliczka na podatek dochodowy - jak ją obliczyć?

Zaliczka na podatek dochodowy - jak ją obliczyć?

Od 2019 roku nastąpiły istotne zmiany w wyliczaniu podatku dochodowego. Na jakie rzeczy warto zwrócić uwagę, chcąc mieć pewność, że nasze obliczenia są poprawne i zgodne z obowiązującymi przepisami?

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Zatrudnianie pracowników z zagranicy krok po kroku

Coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce – szczególnie w tych branżach, w których brakuje polskich pracowników. Polska stała się bowiem atrakcyjnym miejscem pracy, zwłaszcza dla naszych wschodnich sąsiadów. Co należy wiedzieć o zatrudnianiu obcokrajowców?