RMUA jest jednym z dokumentów pracowniczych, który obowiązkowo musi wypełniać każdy pracodawca. W najnowszym wpisie wyjaśniamy czym jest RMUA i jak go wypełnić. Zapraszamy do lektury naszego poradnika.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest RMUA, kogo dotyczy i co powinien zawierać;
✔ jak go wypełnić;
✔ co zrobić w sytuacji, gdy w otrzymanym raporcie znaleziono błąd i w ogóle takiego dokumentu nie otrzymano.
RMUA – co to jest?
RMUA, to skrót od od nazwy imiennego Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego, wystawianego przez płatnika składek do ZUS. Jest to comiesięczne sprawozdanie pracodawcy z opłacania przez niego składek ubezpieczenia na rzecz pracownika.
Dokument ten potwierdza zatem dane ubezpieczonego i wskazuje ich istnienie na listach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Kwestie związane z RMUA reguluje art. 41 ustawy z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jej zapisami, jednym z
obowiązków pracodawcy (czyli płatnika składek) jest przekazywanie pracownikom (czyli ubezpieczonym) informacji o składkach przekazanych za nich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Może to następować właśnie na formularzu ZUS RMUA lub w każdej innej formie, spełniającej wymogi prawne.
Kto wystawia RMUA?
W świetle przepisów ustawy do wystawiania Raportu Miesięcznego Ubezpieczonego zobowiązany jest płatnik składek, a więc pracodawca. Dostarcza go właściwemu pracownikowi, którego dany raport dotyczy.
Obowiązek ten dotyczy przekazywania pracownikowi kompletu deklaracji RMUA co najmniej raz w roku – najpóźniej do 28. lutego. Jeśli jednak pracownik wyrazi chęć otrzymywania imiennych raportów częściej, pracodawca nie będzie mógł mu odmówić. Z kolei jeśli pracodawca wystawia comiesięczne raporty RMUA na rzecz pracownika, nie musi już wystawiać zbiorczego, rocznego RMUA. Jeśli jednak ubezpieczony poprosi o przygotowanie takiego raportu, płatnik składek będzie musiał go przygotować i przekazać pracownikowi.
RMUA – do czego służy?
Dzięki imiennym raportom RMUA pracownik może:
- potwierdzić fakt bycia objętym ubezpieczeniu zdrowotnemu i, w razie problemów, skorzystać z publicznej opieki zdrowotnej (podstawowej i specjalistycznej);
- sprawdzić stan swojego konta w ZUS – dokument przedstawia proste zestawienie opłaconych składek społecznych (na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe);
- łatwiej zweryfikować stan swojego konta w Otwartym Funduszu Emerytalnym, porównując kwoty składek podanych w informacji z RMUA z tymi, które otrzymuje z OFE.
Czy RMUA dotyczy także zleceniobiorców i wykonawców o dzieło?
Druk RMUA wypełnia każdy płatnik składek, bez względu na podstawę opłacania należności wobec ZUS. Zleceniodawca powinien zatem także wystawić raport imienny na rzecz zleceniobiorcy. W przypadku umowy zlecenia nie wszystkie rubryki formularza RMUA są wypełniane. W zależności od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy nie musi on podlegać wszystkim formom ubezpieczenia.
Obowiązek sporządzania RMUA nie dotyczy jednak osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło (jeśli nie jest to umowa pomiędzy pracownikiem a jego własnym pracodawcą lub nie wykonuje pracy na jego rzecz). W świetle obowiązujących regulacji prawnych nie podlegają one bowiem z tego tytułu żadnym ubezpieczeniom w ZUS. Oznacza to, że zamawiający dzieło nie opłaca składek za wykonawcę dzieła i nie musi wystawiać raportu RMUA.
RMUA – forma i termin wydania
Warto podkreślić, że informacja o składkach ubezpieczonego nie musi być koniecznie sporządzana na formularzu ZUS RMUA. Informacje o ubezpieczeniu, składkach i świadczeniach można przekazać pracownikowi także w innej formie, na przykład wraz z paskiem wypłaty. Musi ona jednak zawierać dane określone przepisami, dlatego też płatnikom często po prostu wygodniej jest sporządzić druk RMUA, zwłaszcza, gdy ma możliwość wygenerowania go przez program do sporządzania dokumentacji płacowej czy ubezpieczeniowej.
Raport taki musi być sporządzany i dostarczany pracownikowi terminowo, na piśmie lub w formie elektronicznej, podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Przepisy nie określają konkretnego terminu, w którym płatnik składek powinien wydawać RMUA. Najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest jednak przekazywanie tego dokumentu wraz z innymi dokumentami rozliczeniowymi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a więc do 5., 10. lub 15. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. Umożliwia to pracownikowi posługiwanie się takim raportem na bieżąco, dokumentowanie prawa do świadczeń opieki zdrowotnej i weryfikacji danych w nim zawartych.
Pracownik nie otrzymał RMUA – jakie konsekwencje dla płatnika składek i ubezpieczonego?
Pracodawca jest zobowiązany przepisami prawa do przekazywania pracownikowi imiennego raportu o ubezpieczeniu na każde jego żądanie. Pracodawcy nie zwalnia z tego obowiązku nawet fakt braku zainteresowania tego typu raportem ze strony pracownika.
Jeśli pracownik nie otrzyma od pracodawcy pracownikowi raportów RMUA, może zgłosić ten fakt do PIP, która przeprowadzi kontrolę w firmie i sprawdzi, czy dokumentacja pracownicza jest prowadzona i przechowywana zgodnie ze ściśle określonymi przepisami.
Jeśli w toku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy okaże się, że pracodawca zaniechał obowiązku wydawania pracownikowi raportów, zostanie ukarany karą grzywny, zgodnie z zapisami art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy:
Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega karze grzywny od 1000 do 30 tysięcy złotych.
Zaniechanie przez pracodawcę obowiązków w ramach prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym raportów RMUA, może mieć jednak przykre konsekwencje również dla ubezpieczonego. W takiej sytuacji poszkodowany pracownik może wystąpić do pracodawcy z roszczeniem i nakazać mu naprawić szkody powstałe w wyniku nienależytego wykonania obowiązków związanych z umową o pracę (na mocy art. 415 Kodeksu cywilnego).
Jakie dane musi zawierać RMUA?
Wzór obowiązkowego raportu imiennego ubezpieczenia RMUA został określony przez rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów.
Raport RMUA powinien zatem obowiązkowo zawierać następujące informacje:
| Jakie dane? | Dodatkowe objaśnienia |
|---|---|
| dane osoby ubezpieczonej | numery identyfikacyjne (PESEL, NIP) oraz nazwisko i imię osoby ubezpieczonej |
| informacje dotyczące płatnika składek | numery NIP i REGON oraz nazwę skróconą, jeśli płatnik jest osobą fizyczną; PESEL lub serię i numer dowodu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu) oraz nazwę skróconą lub imię i nazwisko, jeśli nie nadano mu jednego z tych numerów; |
| zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, w podziale na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe | dane o: tytule ubezpieczenia; podstawie wymiaru składek; kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania; kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe; |
| podstawa wymiaru i kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne | powinno uwzględniać podział na podmioty, które finansują składki |
| dane o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa, rodzajach i okresach przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy | jeśli pracownik nie pobierał w danym miesiącu żadnych świadczeń, a płatnik składek nie wykazywał zasiłków lub przerw w opłacaniu składek w raporcie składanym w ZUS – informacje te nie muszą zostać uwzględnione w raporcie |
| symbol wojewódzkiego oddziału NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne | |
| dane o okresie, którego raport dotyczy | |
| podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątka adresowa płatnika |
W dolnej części formularza ZUS RMUA umieszczony jest pasek zawierający:
- dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej;
- dane dotyczące okresu, którego raport dotyczy;
- kod wojewódzkiego oddziału NFZ;
- podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątka adresowa płatnika.
Pasek ten po odcięciu jest wygodną formą korzystania przez ubezpieczonego ze świadczeń leczniczych bez dodatkowych dokumentów.
RMUA – jak wypełnić?
W blokach I – III ZUS RMUA należy wpisać dane podane w odpowiednich blokach raportu ZUS RCA lub ZUS RSA, ZUS RPA przekazanego za ubezpieczonego za danych miesiąc do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
I. DANE ORGANIZACYJNE
Pole 01: Wpisz identyfikator raportu RMUA w formacie numer/mm/rr.
II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK
Pola 01 – 09: Podaj dane płatnika składek. W Polu 03 wpisz numer PESEL tylko, jeśli został nadany.
III. A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ
Pola 01 – 04: Wpisz dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej.
III. B. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE
Pole 01: Wpisz tytuł ubezpieczenia, na przykład umowa o pracę, umowa zlecenia.
Pole 02: Wpisz kod oddziału NFZ, na przykład dla województwa mazowieckiego – 08R.
Pole 03: Wypełnić, jeśli przekroczono roczną podstawę wymiaru składek.
Pole 04: Wpisz wymiar czasu pracy, określony w umowie o pracę, w postaci ułamka zwykłego, na przykład 1/1 dla pełnego wymiaru czasu pracy, ½ dla połowy wymiaru czasu pracy, 140/176 jeśli wymiar czasu pracy został określony w godzinach.
Pole 05:Wpisz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podaną w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia.
Pole 06: Wpisz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe, podaną w raporcie przekazanym do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia.
Pole 07: Wpisz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, podaną w raporcie przekazanych do ZUS za danego ubezpieczonego i z danego tytułu do ubezpieczenia.
Pole 08: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez ubezpieczonego.
Pole 09: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowaną przez ubezpieczonego.
Pole 10: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia chorobowe finansowaną przez ubezpieczonego.
Pole 11: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia wypadkowe finansowaną przez ubezpieczonego.
Pole 12: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowaną przez płatnika składek.
Pole 13: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowaną przez płatnika składek.
Pole 14: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia chorobowe finansowaną przez płatnika składek.
Pole 15: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia wypadkowe finansowaną przez płatnika składek.
Pole 16: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenie emerytalne finansowanych z budżetu państwa.
Pole 17: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia rentowe finansowanych z budżetu państwa.
Pole 18: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia chorobowe finansowanych z budżetu państwa.
Pole 19: Wpisz kwotę składki na ubezpieczenia wypadkowe finansowanych z budżetu państwa.
Pola 20 – 23: Wpisz kwoty dofinansowania z PFRON dla deklaracji do grudnia 2007 roku.
Pola 24 – 27: Wpisz kwoty składek finansowanych z Funduszu Kościelnego.
Pole 28: Wpisz kwotę, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego.
Pole 29: Wpisz kwotę wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowanego przez płatnika składek.
Pole 30: Wpisz łączną kwotę składek, stanowiącą sumę wartości pól od 09 do 27.
III.C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
Pole 01: Wpisz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Pole 02: Wpisz kwotę należnej składki finansowanej przez płatnika składek.
Pole 03: Wpisz kwotę należnej składki finansowanej przez ubezpieczonego.
Pole 04: Wpisz kwotę należnej składki finansowanej z budżetu państwa bezpośrednio do ZUS.
Pole 05: Wpisz kwotę należnej składki finansowanej przez Fundusz Kościelny.
III. D. ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ I WYNAGRODZEŃ ZA CZAS ABSENCJI CHOROBOWEJ ORAZ RODZAJE I OKRESY PRZERW W OPŁACANIU SKŁADEK
Pole 01: Wpisz rodzaj świadczenia lub przerwy.
Pole 02: Wpisz okres, w jakim było wypłacane świadczenie/od kiedy powstała przerwa (dzień, miesiąc/rok).
Pole 03: Wpisz liczbę dni zasiłkowych lub liczbę dni, w których występowała przerwa w opłacaniu składek.
Pole 04: Wpisz kwotę wypłaconego świadczenia.
III.E. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, ALE NALEŻNEGO ZA INNY ROK KALENDARZOWY, KTÓRY STANOWIŁ PODSTAWĘ WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE EMERYTALNE I RENTOWE
Pola 01, 03 i 05: Wpisz rok, za jaki należny jest dany przychód.
Pola 02, 04 i 06: Wpisz kwotę przychodu wypłaconego w danym roku, ale należnego za lata ubiegłe.
III.F. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, ALE NALEŻNEGO ZA INNY ROK KALENDARZOWY, KTÓRY STANOWIŁ PODSTAWĘ WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE WYPADKOWE
Pola 01, 03 i 05: Wpisz rok, za jaki należny jest dany przychód.
Pola 02, 04 i 06: Wpisz kwotę przychodu wypłaconego w danym roku, ale należnego za lata ubiegłe.
III.G. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, OBOK WYNAGRODZENIA ZA CZAS NIEZDOLNOŚCI DO PRACY, ZASIŁKU CHOROBOWEGO, MACIERZYŃSKIEGO, OPIEKUŃCZEGO, ŚWIADCZENIA REHABILITACYJNEGO, KTÓRY W OKRESIE POBIERANIA TEGO WYNAGRODZENIA LUB ZASIŁKU NIE STANOWIŁ PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE
Pole 01: Wpisz kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.
III.H. KWOTA PRZYCHODU WYPŁACONEGO W DANYM MIESIĄCU, OBOK WYNAGRODZENIA ZA CZAS NIEZDOLNOŚCI DO PRACY, ZASIŁKU CHOROBOWEGO, MACIERZYŃSKIEGO, OPIEKUŃCZEGO, ŚWIADCZENIA REHABILITACYJNEGO, KTÓRY W OKRESIE POBIERANIA TEGO WYNAGRODZENIA LUB ZASIŁKU NIE STANOWIŁ PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIA EMERYTALNE I RENTOWE I KTÓRY JEST NALEŻNY ZA INNY ROK KALENDARZOWY
Pola 01, 03 i 05: Wpisz rok, za jaki należny jest dany przychód.
Pola 02, 04 i 06: Wpisz kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, ale należnego za lata ubiegłe.
III.I. OKRESY PRACY NAUCZYCIELSKIEJ
Pole 01 i 04: Wpisz okres od jakiego była wykonywana praca nauczycielska.
Pole 02 i 05: Wpisz okres do jakiego była wykonywana praca nauczycielska.
Pole 03 i 06: Podaj wymiar zajęć w jakich wykonywano pracę nauczycielską.
VII. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
Pole 01: Wpisz datę wypełnienia formularza ZUS RMUA (dzień/miesiąc/rok).
Pole 02: Dla potwierdzenia wiarygodności danych podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona. W polu tym umieść także pieczątkę adresową płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada). Podpisem tym potwierdza się również zawarte po lewej stronie oświadczenie.
Gdzie znaleźć druk RMUA?
Oficjalny druk raportu RMUA, pod nazwą “Informacja miesięczna dla osoby upoważnionej” w formie papierowej można otrzymać w oddziale ZUS.
Dla wielu płatników o wiele wygodniejszym sposobem jest jednak korzystanie z wersji elektronicznej formularza, dostępnej na oficjalnej stronie ZUS.
Pracownik zauważył błędy w RMUA – co wtedy?
Pracownik, który otrzymał raport RMUA potwierdzający podleganie pod ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, może po jego analizie, w terminie 3 miesięcy od otrzymania dokumentu, zgłosić do płatnika na piśmie lub do protokołu, wniosek o sprostowanie informacji w nim zawartych, na przykład co do nieprawidłowej wysokości składek.
Jeśli płatnik składek nie wyjaśni wątpliwości i nie uwzględni korekty, w ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku o sprostowanie, ZUS zainicjuje postępowanie wyjaśniające i wyda decyzję w przedmiotowej sprawie.
Jeśli w tym terminie ubezpieczony nie zakwestionuje w żaden sposób danych zawartych w otrzymanym dokumencie, wówczas wydaną mu informację uznaje się za zgodną ze stanem rzeczywistym.
Podsumowanie
RMUA to skrótowa nazwa imiennego raportu wystawianego przez płatnika składek ZUS, swego rodzaju sprawozdanie z opłacania przez niego ubezpieczenia na rzecz pracownika (lub przez zleceniodawcę na rzecz zleceniobiorcy).
Pracodawca może taki dokument przekazywać pracownikowi co miesiąc, ale zobowiązany jest do wykonywania go tylko raz w roku. Niewywiązanie się z tego obowiązku oznacza naruszenie przepisów Kodeksu pracy, za co grozi kara grzywny.
Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/16Q_rXs3IOI
