Kobieta przybija pieczątkę na dokumentach

Czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa i co na niej umieścić?

Mimo że w teorii nie ma w Polsce obowiązku posiadania firmowej pieczątki, większość przedsiębiorców ma firmowy stempel. Co na to wpływa i jak powinna wyglądać wzorowa pieczątka biznesowa? Wyjaśniamy w poniższym artykule.

Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jakie dane powinna zawierać pieczątka firmowa,
✔ gdzie wyrobić pieczątkę firmową,
✔ jakie są zalety posiadania pieczątki,
✔ czy kolory pieczątek mają znaczenie.

Podpis czy pieczątka firmowa – co jest ważniejsze?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, zapewne niejednokrotnie miałeś do czynienia z sytuacją, w której urzędnik lub kontrahent upomniał się o przybicie pieczątki na składanym wniosku, dokumencie, umowie. Czy słusznie? Odpowiedź na to pytanie należy rozpocząć od wyjaśnienia, że to własnoręczny podpis jest czynnikiem identyfikującym osobę, a nie pieczątka. Dopiero po złożeniu podpisu oświadczenie woli uznaje się za pełnoprawne.

Podpisywanie dokumentu piórem

Kodeks cywilny słowem nie wspomina o pieczątce. Podobnie Kodeks spółek handlowych. W żadnym obowiązującym obecnie w naszym kraju akcie prawnym nie znajdziemy przepisu nakładającego na przedsiębiorców, lub spółki prawa handlowego czy jednoosobowe działalności gospodarcze, obowiązku posiadania pieczątki firmowej.

Dlaczego jednak w praktyce, choć nie powinniśmy, często w urzędzie możemy usłyszeć: „Nie przyjmę tego wniosku, bo nie ma na nim pieczątki”?

Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa?

Sprawa nie jest oczywista z kilku względów. Jak wskazano powyżej, żaden przepis nie narzuca obowiązku posiadania pieczątki. To jednak teoria. W praktyce na wielu urzędowych drukach pojawia się specjalne miejsce na pieczątkę firmową. Zgodnie z prawem nie musisz mieć pieczątki, więc wystarczy wpisać tam odręczne oświadczenie o braku pieczątki i je podpisać.

Może się jednak zdarzyć, że urzędnik będzie wyjątkowo oporny (choć nie będzie miał racji) i odmówi przyjęcia Twoich dokumentów. Pytanie, czy za wszelką cenę chcesz mu udowadniać, że się myli. Owszem, możesz przytoczyć art. 20 ust. 2 i 4 ustawy o prawie przedsiębiorców z 08.03.2018 r., z którego wynika, że tylko NIP i nazwa firmy są danymi, których urząd może zażądać do identyfikacji przedsiębiorcy. Nie ma tam mowy o pieczątce, z czego wniosek, że wystarczy tylko własnoręczny podpis. Rozważ jednak, czy masz czas na słowne utarczki z urzędnikiem, i przemyśl wyrobienie pieczątki.

Wyjątki od reguły – bez pieczątki ani rusz

Żeby nie było tak łatwo, wprowadźmy teraz na arenę banki i firmy ubezpieczeniowe. Choć obowiązek posługiwania się pieczątką nie wynika z przepisów powszechnych, wiele instytucji finansowych w swoich wewnętrznych regulaminach zawarło zapisy mówiące o tym, że ich kontrahent musi posługiwać się pieczęcią. Jeśli więc chcesz zawrzeć umowę z danym bankiem lub ubezpieczycielem, zorientuj się, czy i jakiej pieczątki od Ciebie oczekują.

Warto dodać, że istnieją takie zawody, których przedstawiciele muszą posługiwać się pieczątkami. Przykładem są lekarze, którzy m.in. na mocy uchwały Naczelnej Rady Lekarskiej otrzymali wytyczne co do treści pieczątki (imię i nazwisko, tytuł zawodowy, numer prawa wykonywania zawodu, posiadane specjalizacje plus ewentualnie inne fakultatywne dane). Obowiązek posługiwania się pieczątką mają także pielęgniarki, położne, lekarze weterynarii, diagności laboratoryjni czy instruktorzy nauki jazdy.

Pieczęciami obowiązkowo muszą posługiwać się urzędy, organy wymiaru sprawiedliwości, notariusze. Takie stemple wytwarzane są przez Mennicę Polską. Zwróć jednak uwagę, że są to innego rodzaju pieczęcie niż pieczątki firmowe (zawierają inne dane).

Pieczątka firmowa – praktyczne narzędzie, które ułatwia życie

Pieczątki firmowe są tak rozpowszechnione, że fakt jej nieposiadania jest raczej wyjątkiem niż regułą. Dlaczego są tak popularne, skoro, co do zasady, nie ma obowiązku ich posiadania? Odpowiedź jest prosta: bo ułatwiają życie. Nie tylko samemu przedsiębiorcy, ale także jego kontrahentom, jak i urzędnikom, którym jest o wiele łatwiej i szybciej przeprowadzać pewne procesy, posługując się firmowym stemplem. Pieczątki są także stosunkowo tanie, a służą przez długi czas.

Pieczątka firmowa pozwala zaoszczędzić dużo czasu podczas wypełniania druków, deklaracji, wniosków czy faktur. Przydaje się np. na poczcie – na kopercie lub zwrotnym potwierdzeniu odbioru w miejscu na dane nadawcy wystarczy jeden ruch, by wpisać kompletne dane adresowe. Wypełniając druki ręcznie, zawsze można popełnić błąd – w przeciwieństwie do sytuacji, w której użyjemy pieczątki.

Jeśli pieczątka ma logo lub inny charakterystyczny element – opatrzone nią pisma czy faktury stają się dodatkowym darmowym materiałem promocyjnym Twojej firmy. Pieczątka może być więc także elementem identyfikacji wizerunkowej.

Jest jeszcze jeden powód popularności pieczątek: dodają one pismom pewnej rangi i podnoszą ich wiarygodność. Używanie pieczęci stało się rodzajem biznesowej tradycji. Umowa opatrzona podpisami, ale nieopieczętowana może sprawiać wrażenie mniej ważnej od takiej z odbitymi stemplami (choć z prawnego punktu widzenia to odręczne podpisy czynią umowę ważną).

Pieczątka firmowa a obowiązek informacyjny

Przepisy nakładają na przedsiębiorcę funkcjonującego w obrocie gospodarczym obowiązki informacyjne (np. art. 206 Kodeksu spółek handlowych). Jest on zobligowany do podawania prawnie określonych danych – w przeciwnym razie naraża się na karę grzywny. Nigdzie natomiast nie zaznaczono, że nośnikiem tych danych ma być przybita pieczątka, więc równie dobrze wszystkie wymagane dane przedsiębiorca mógłby za każdym razem wpisywać odręcznie. Wiemy jednak, jak bardzo byłoby to uciążliwe w praktyce. Można więc uznać, że przepisy określające obowiązki informacyjne przedsiębiorców wyznaczają jednocześnie to, co powinna zawierać pieczątka firmowa.

Jeśli stempel ma wypełniać obowiązek informacyjny i być funkcjonalny, powinieneś sprawdzić, jakie dane na pieczątce umieścić, ponieważ wymagane informacje różnią się w zależności od formy prowadzenia działalności.

Pamiętaj!

Pieczątka firma jednoosobowej powinna zawierać:
- nazwę firmy,
- imię i nazwisko,
- adres podany podczas rejestracji w CEiDG,
- numer NIP.

Zgodnie z art. 432 i 434 Kodeksu cywilnego firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, a przedsiębiorca działa pod firmą. Podczas rejestracji w CEiDG można do imienia i nazwiska dodać pseudonim lub dodatkową nazwę. Dane na pieczątce powinny zawierać dokładnie takie informacje, jakie wpisałeś we wniosku rejestrowym. Podobnie z danymi adresowymi – muszą one być tożsame z tymi wpisanymi w CEiDG.

Pamiętaj!

Na pieczątce firmowej spółki prawa handlowego powinny znaleźć się dane, takie jak:
- nazwa spółki,
- adres siedziby,
- numer NIP,
- numer KRS i oznaczenie sądu rejestrowego,
- wysokość kapitału zakładowego (jeśli dotyczy),
- wysokość kapitału wpłaconego (jeśli dotyczy).

Zgodnie z art. 435 Kodeksu cywilnego firmą osoby prawnej jest jej nazwa. Dla czytelności pieczęci często podaje się na nich nazwę skróconą (jeśli taką wpisano do KRS). Pomija się też informację o sądzie rejestrowym, wpisując tylko numer KRS, a także nie podaje się informacji o kapitale zakładowym. Robi się tak, wychodząc z założenia, że tego rodzaju pisma sporządzane są na firmowym papierze, w którego stopce o wiele łatwiej umieścić wszystkie wyżej wskazane treści. W ten sposób wypełnia się obowiązek informacyjny, a pieczęć pozostaje czytelna.

Ważne!

Na pieczątkach nie trzeba podawać numeru REGON. Zmieniło się to kilka lat temu, po nowelizacji ustawy o statystyce publicznej. Oczywiście można nadal umieszczać go na pieczątkach jako dodatkową informację.

Zadbaj o to, by na pieczątce znalazły się dane, które ułatwią nawiązanie kontaktu z firmą (adres e-mail, numer telefonu, strona www). Zdarzają się także pieczątki, na których umieszczany jest numer rachunku bankowego firmy. Ma to jednak sens tylko w przypadku pieczątek o większych rozmiarach, które zagwarantują czytelność treści. Na pieczątce zdecydowanie warto umieścić logo firmy, a także zadbać, by sam stempel był estetyczny i odróżniał się w jakiś sposób od innych.

Jaki rodzaj i kolor pieczątki firmowej wybrać?

Jeśli zdecydujesz się na wyrobienie pieczątki firmowej, możesz zamówić ją online lub w sklepie stacjonarnym. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje pieczątek: automatyczną i tradycyjną. Poza tym każda z nich ma swoje podtypy, które mogą się różnić rodzajem obudowy i kształtem, a także rodzajem materiału, z którego są zbudowane. Od rozmiaru, kształtu i rodzaju tworzywa zależy, ile kosztuje wyrobienie pieczątki. Najtańsze pieczątki można wyrobić nawet za mniej niż 20 złotych.

Składając zamówienie, nie zapomnij o wskazaniu, jakiego koloru tusz ma być użyty w pieczątce. Obecnie w kwestii kolorystyki tuszu panuje zupełna dowolność, co pozwala wybrać tusz, który będzie spójny z identyfikacją wizualną firmy. Warto wiedzieć, że niegdyś kolor niebieski i czarny zarezerwowany był dla przedsiębiorców, czerwony dla urzędów, a fioletowy dla instytucji kościelnych.

Dla osób prowadzących biznes czas jest wyjątkowo cenny, a brak pieczątki może być po prostu uciążliwy i bez potrzeby wydłużać pewne rutynowe procedury. Pieczątka firmowa to nie tylko gadżet, ale bardzo praktyczne narzędzie, które ułatwia codzienną pracę firmy.

Poradnik o pisaniu biznesplanu

Poradniki ALEO.com - ikona
Zespół ALEO.com przygotował kolejny poradnik, w którym tym razem skupiliśmy się na wszystkich aspektach zakładania własnej firmy. Poruszamy w nim takie kwestie jak:
• wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej oraz najważniejsze cechy każdej z nich;
• aspekty prawne funkcjonowania firmy, takie jak kwestie podatkowe czy zatrudnianie pracowników;
• kwestie zmian w polskim systemie podatkowym, wprowadzone przez tak zwany "Polski Ład".

E-book dostępny jest dla wszystkich użytkowników naszego serwisu.
Wszystkie nasze artykuły blogowe wyjaśniające wątpliwości związane z zakładaniem własnej firmy znajdziecie na naszym blogu, w zakładce Założenie firmy.

Poprzednie e-booki wciąż są dostępne w części contentowej ALEO.com, w sekcji Poradniki.

Czytaj także

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest coraz bardziej popularną formą biznesową w Polsce. Według badania “Index Przedsiębiorczości Tax Care 2019” każdego dnia powstaje ok. 916 tego rodzaju firm. Jakie kroki trzeba podjąć, aby otworzyć jednoosobową firmę?

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny i jak go uzyskać?

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny i jak go uzyskać?

Motorem napędowym rozwoju technologii jest idea ułatwiania człowiekowi życia. Łatwiejsza obsługa wielu procesów, ich automatyzacja i możliwość załatwiania spraw na odległość. Zapewne to te wartości przyświecały twórcom podpisów elektronicznych. Sprawdź, co zyskasz, używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

CEIDG – wszystko, co musisz wiedzieć o rejestrze przedsiębiorców

CEIDG – wszystko, co musisz wiedzieć o rejestrze przedsiębiorców

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, to baza danych, skupiająca informacje o wszystkich przedsiębiorcach, będących osobami fizycznymi. Co przedsiębiorca powinien wiedzieć o CEIDG?

Ile kosztuje założenie firmy?

Ile kosztuje założenie firmy?

Z roku na rok coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Zalet tego rozwiązania jest wiele, niezależnie od tego, jaką formę prawną przedsiębiorstwa wybierzemy. Osoby, które znajdują się na początku swojej biznesowej drogi zadają sobie jednak jedno, kluczowe pytanie: ile kosztuje założenie firmy?