Rok 2020 przyniósł wiele zmian zarówno w naszym życiu prywatnym, jak i zawodowym. Kiedyś rozmowy wideo pomagały nam w łączeniu się z osobami z drugiego krańca świata, teraz odbywamy lokalne spotkania z rodziną, znajomymi czy spotkania zawodowe. Jak odnaleźć się w nowej rzeczywistości wirtualnych spotkań i jak się do nich przygotować? Przeczytaj nasz artykuł.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak przygotować się do rozmowy wideo;
✔ jakie są najpopularniejsze programy umożliwiające wideokonferencje.
Pandemia wirusa COVID19 z całą pewnością zrewolucjonizowała nasze podejście do pracy. Wiele firm przestawiło się na pracę zdalną, za czym idzie dostosowanie się do nowej zawodowej rzeczywistości.
Kiedyś wideorozmowy kojarzone były jedynie ze spotkaniami łączącymi osoby odległe o setki kilometrów od siebie. Dziś spotykamy się online z kolegą z biurka obok.
Choć żyjemy w czasach gdzie dostęp do narzędzi i oprogramowania do rozmów wideo nie jest problemem, to warto wiedzieć jak odpowiednio przygotować się do spotkania online – wszystko to w tekście poniżej.
Jak przygotować się do wideokonferencji?
Aby wziąć udział w rozmowie wideo potrzebne są 2 rzeczy:
- urządzenie z kamerą i mikrofonem
- internet
Możemy użyć smartfona, tabletu, laptopa czy też komputera stacjonarnego z odpowiednim dodatkowym osprzętem. Opcji jest wiele, więc którą wybrać?
Do spotkań towarzyskich najwygodniejszy jest smartfon czy też tablet. Szybkość i wygoda użytkowania są cechami na plus tych urządzeń. Jednak przy spotkaniach służbowych ważna jest stabilność kamery i możliwości chociażby udostępniania współpracownikom pulpitu z prezentacją czy innymi dokumentami.
Aby dobrze przygotować się do rozmowy wideo należy zacząć od sprawdzenia czy nasze urządzenie jest sprawne. Zarówno z poziomu systemu operacyjnego jak i interfejsu programu do wideokonferencji możemy sprawdzić czy nasza kamera i mikrofon działają poprawnie. Możemy także ustawić poziom głośności czy też jakość obrazu wideo.
Jeśli nie jesteś zadowolony z jakości dźwięku czy też obrazu, możesz zaopatrzyć się w słuchawki z mikrofonem czy też kamerę zewnętrzną.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie łącza internetowego. Stabilne połączenie sprawi, że podczas rozmowy nie będziemy mieli zakłóceń. Aby rozmowa przebiegła bezproblemowo minimalna prędkość danych powinna wynosić 3 Mb/s.
Mamy sprawny sprzęt, internet także działa dobrze – co dalej?
Wybierz odpowiednie miejsce. Przygotuj sobie wygodne miejsce, najlepiej tyłem do ściany. Dlaczego? Siedząc tyłem do drzwi nigdy nie wiemy kto i kiedy może wejść w trakcie naszego spotkania. Postaraj się także, aby otoczenie było czyste i schludne.
Ustawiając komputer pamiętaj o odpowiednim ustawieniu kamery. Kamera powinna być umieszczona na wysokości naszej twarzy, a jej kadrowanie powinno pokazywać sylwetkę od linii piersiowej do czubka głowy. Jeśli biurko jest zbyt niskie i kamera pokazuje nas pod kątem, możemy wspomóc się książką czy pudełkiem by ją umieścić wyżej.
Kolejnym ważnym elementem jest oświetlenie. Jeśli w pomieszczeniu jest zbyt ciemno włącz lampkę. Ważne jest, by Twoja twarz była odpowiednio oświetlona. Siedzenie przy oknie, zwłaszcza tyłem, może spowodować, że kamera wyrównując poziom oświetlenia sprawi, że nasza sylwetka będzie ciemna.
Parametry oraz miejsce wybrane i dostosowane. Czy coś jeszcze?
Jeśli podczas spotkania planujesz udostępniać prezentację, warto posprzątać swój pulpit. Pozostaw na nim tylko pliki niezbędne podczas zbliżającego się spotkania.
Jaki program do wideokonferencji wybrać?
Obecnie na rynku istnieje wiele programów i aplikacji umożliwiających nam połączenia wideo. Choć większość jest darmowa, to często idzie za tym pewne ograniczenie, np. możliwa liczba osób biorących udział w rozmowie. O ile przy prywatnych rozmowach nie powinno stanowić to problemu, to przy połączeniach służbowych, w których bierze udział wiele osób, może być to problem.
Najpopularniejszymi programami obecnie na rynku są:
- Zoom – w wersji bezpłatnej w rozmowie może wziąć jednocześnie udział nawet 100 osób. Możemy go używać zarówno na smartfonach jak i komputerach. Program daje także możliwość udostępniania pulpitu czy nawet nagrywania rozmowy.
- Skype – w wersji darmowej daje możliwość rozmowy maksymalnie 50 osób. Skype umożliwia także prowadzenie czatu czy udostępnianie ekranu.
- WhatsApp – choć maksymalna liczba osób jaka może brać udział podczas tej samej rozmowy wideo to 4 – program ten ma inną zaletę. Jest bardzo popularny w wielu krajach. Aplikacja umożliwia prowadzenie wieloosobowych czatów (do 250 osób) oraz wysyłanie nagrań głosowych, zdjęć i plików.
- Microsoft Teams – program oprócz możliwości przeprowadzenia wideokonferencji daje także inne możliwości. Program pozwala udostępniać i przechowywać pliki, ma kalendarz co umożliwia planowanie spotkań. Z programu możemy korzystać poprzez stronę www, instalując program na komputerze a także na smartfonie.
- Wherby – z całą pewnością największym plusem jest to, że nie trzeba nic instalować by móc korzystać z opcji wideorozmowy. Minusem jest maksymalnie 4 osoby w wersji darmowej, oczywiście dostępne są Pro oraz Biznes dające większe możliwości.
Często wybór oprogramowania do przeprowadzania konferencji wideo jest narzucany odgórnie dla całej firmy. Mimo tego, że ten wybór mamy “z głowy” to możemy przygotować swoje miejsce pracy tak by pracowało nam się lepiej i by nasi współpracownicy nie mieli problemu ze zrozumieniem naszego przekazu.
