Nie ma co się oszukiwać – w XXI wieku większość pracy wykonujemy przez internet. Nie wychodząc z domu czy biura możemy nie tylko wykonać rozliczne zadania, ale również komunikować się właściwie z całym światem. W ostatnich latach znacząco wzrasta także rola outsourcingu procesów – centrum finansowe danej firmy może znajdować się na zupełnie innym kontynencie, niż jej siedziba.
Ale cały świat nie korzysta z jednej strefy czasowej, dlatego przyjrzyjmy się, czy współpraca z odległą zagranicą jest możliwa – i jak to robić efektywnie.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ na czym polega problem pracy zespołu w różnych strefach czasowych;
✔ jakie to są problemy;
✔ jak je przezwyciężyć.
Skąd wynika problem?
Kiedyś wielkie centra telefoniczne kojarzyły nam się z Indiami – to tam jedne z pierwszych kroków skierował świat, gdy okazało się, że outsourcing procesów biznesowych to poważne ułatwienie (i sposób na obniżenie kosztów). Potem stopniowo i u nas zaczęły pojawiać się wielkie centra usług wspólnych, a teraz Polska wiedzie prym w Europie nie tylko w kategorii prostych usług, ale też obsługi informatycznej, finansowej czy prawnej największych firm na świecie.
Spora część tych korporacji ma swoje główne siedziby w USA – teraz pomyślmy, jak łatwo o zamieszanie, jeśli pracujemy na linii Seattle – Warszawa – Sydney. Osiem godzin wcześniej w USA, 10 godzin później w Australii. Na szczęście nie są to problemy nie do rozwiązania!
Trudności w pracy w różnych strefach czasowych
Tak naprawdę, wyłączając różnice kulturowe – w tym w kulturze pracy – czy różne terminy świąt i dni wolnych, podstawowa trudność to właśnie strefy czasowe. Jeśli akurat tak się składa, że firmy, z którymi współpracujemy, czy też nasi podwykonawcy, są w obrębie jednego kontynentu, różnice w czasie są właściwie pomijalne. Ale jeśli dzieli nas ocean albo dwa…
Sam pracowałem z firmą, która swoją siedzibę ma w Australii. W zimie różnica czasu między Warszawą a Sydney to 10 godzin, więc bywało tak, że kiedy ja siadałem do pracy, Australijczycy mogli już być po kolacji, a kiedy ja kończyłem serial na Netflixie i kładłem się spać, oni otwierali swoje komputery. Jak to pogodzić, i jak ja sobie z tym radziłem?
Dwa kroki do przodu, czyli planuj planuj i jeszcze raz planuj
To była główna zasada, jaką musieliśmy się kierować w kwestii podziału zadań. Zawsze i przy każdym projekcie myśleć dwa etapy dalej. Dzięki temu unikaliśmy zrywania się nawzajem z łóżek w środku nocy, a za to co rano czekały na nas obowiązki na nowy dzień – manager w jednym kraju nie musiał być na nogach, żeby wiedzieć, że jego zespół wie, co robić. Precyzyjne planowanie pracy leży u podstaw każdej współpracy, ale w przypadku zasobów firmy w różnych strefach czasowych nabiera kolosalnego znaczenia. Dodatkowo, bardziej niż zwykle, przydają się narzędzia do planowania zadań w zespole – dobrze rozpisane “taski” czy “todo” to klucz do owocnej współpracy pomiędzy międzykontentalnymi zespołami. Dobrze o tym wiem, gdyż pełniłem rolę Project Managera, z zespołem projektowym w Sydney i Wrocławiu, oraz klientami od Nowej Zelandii po Kalifornię.
Coś dla nocnych marków
Ludzie sami w sobie też są różnorodni. Niektórzy są w stanie wstawać o 6 rano i o 8 stawić się w pracy, a inni do południa są nie do życia. Już dawno temu niektóre firmy zrezygnowały z ustalonej godziny startu pracy. Pracownicy mogą przyjść o dowolnej godzinie, ale w ciągu wyznaczonego okienka. Ciągle trzeba pracować 8 godzin, ale kto chce, może pospać dłużej.
Takie zróżnicowanie w preferencjach to niekiedy wybawienie dla tych, którzy pracują w różnych strefach czasowych, bo mogą spać do woli, jeśli lepiej pracuje im się wieczorami czy w nocy – wtedy, kiedy ich szef albo podwładni też są na nogach. Każdy ma możliwość dostosowania swojego grafiku pracy tak, jak mu wygodnie.
Trochę poświęcenia
Wiadomo, że nie wszystko da się ułożyć tak, żeby każdemu pasowało. Dlatego decydując się na outsourcing za ocean – albo na zostanie wykonawcą zza oceanu – warto mieć świadomość, że nie raz i nie dwa sytuacja zmusi nas do tego, aby wcześnie wstać albo długo nie spać. Jeśli zabiegany i zajęty dyrektor z Australii miał wolną jedynie godzinę 10:00 na wdzwonienie się na calla, musiałem się liczyć z tym, że u nas będzie północ i ekspres do kawy będzie robił nadgodziny.
Trzy kroki do sukcesu
Na dobrą sprawę, poradzenie sobie z różnicami czasu wymaga od nas trzech głównych elementów:
• Elastyczności: czasem może się okazać, że inaczej niż o 2-3 w nocy się nie da. Mogą się zdarzyć nieprzewidziane sytuacje, które sprawią, że albo my będziemy musieli się zerwać, albo trzeba będzie poderwać kogoś za oceanem. To, niestety, normalna kolej rzeczy przy takich współpracach, ale warto się czasem poświęcić.
• Dobrego planowania: tu wrócę do planów zadań, o których pisałem wcześniej. Jeśli pracownik po przyjściu do biura już ma gotową listę to-do, może od razu siąść do pracy. Przydaje się też odpowiednie doświadczenie w branży i soft – dzięki niemu będziemy mogli przewidzieć, ile czasu zajmą poszczególne etapy pracy i jakie wiąże się z nimi ryzyko. Tym samym będziemy mogli tworzyć bezpieczne i długofalowe plany działań.
• Dobrej komunikacji w zespole: umiejętności zwane miękkimi nie są niczym nowym w świecie biznesu, ale w przypadku pracy na tak duże odległości i w nietypowych ramach czasowych są szczególnie ważne. Odpowiednio szczegółowe omówienie projektu pozwoli team leaderowi pracować hands-off, a jego podwładnym umożliwi płynne wykonywanie zadań. W pracy między strefami czasowymi zdecydowanie lepiej sprawdzi się manager, który nie dostaje nerwicy na widok pełnej skrzynki mailowej o poranku.
Przy odrobinie dobrej woli, odporności na stres i umiejętności planowania pracy, działanie z firmami rozsianymi choćby po całym globie nie powinno stanowić większego problemu, więc do dzieła, przedsiębiorcy. W dobie internetu świat stoi otworem dla każdego!
Doświadczony Project Manager od lat związany z branżą marketingową oraz IT. Ostatnie 2,5 roku zarządzał polskim zespołem australijskiej firmy z branży fintech. Obecnie odpowiada za marketing w szkole językowej TalkBack oraz prowadzi projekty SEO dla agencji Takaoto. Prywatnie tata dwójki dzieci, fan kolarstwa, snowboardu oraz klocków LEGO.
