Kilometrówka, zwana też ewidencją przebiegu pojazdu, jest bardzo często wykorzystywana w firmach do rozliczenia kosztów przejazdów między pracownikiem a pracodawcą. Dowiedz się, w jakich sytuacjach możesz skorzystać z tej formy rozliczenia!
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest kilometrówka,
- jak rozpisać kilometrówkę,
- gdzie znaleźć wzór kilometrówki,
- jakie są stawki kilometrówki w 2024 roku,
- jak rozliczyć kilometrówkę dla celów VAT.
Ewidencja przebiegu pojazdu – jak ją prowadzić?
Każdy, kto użytkuje prywatny samochód osobowy do celów służbowych, może w określonych sytuacjach skorzystać z tak zwanej kilometrówki. Kilometrówka to nic innego, jak ewidencja przebiegu pojazdu, na podstawie której można liczyć na pokrycie kosztów używania samochodu do celów firmowych przez pracodawcę. Pojęcie kilometrówki odnosi się także do sytuacji, w której samochód prywatny jest użytkowany do celów własnej działalności gospodarczej.
Kilometrówka jest dokumentem, który zawiera spis wszystkich wydatków poniesionych na auto w celu wykonywania nim obowiązków służbowych. Warto wiedzieć, że jest ona całkowicie zwolniona z podatku dochodowego. Jest to wydatek, który jest wliczany do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
Warto wiedzieć, że stawka kilometrówki jest kwotą, która pokrywa zarówno koszty przejazdu, jak i eksploatacji samochodu osobowego. Oznacza to, że pracodawca nie może dodatkowo zwrócić pracownikowi wydatków związanych z serwisem czy naprawą samochodu. W praktyce wynika, że w przypadku awarii czy innych problemów z samochodem, koszty ponosi jego właściciel.
Ewidencja przebiegu pojazdu – wzór wypełnienia
Kilometrówka powinna być prowadzona w układzie miesięcznym. Szczegółowe dane dotyczące ewidencji przebiegu pojazdów można znaleźć w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej też ustawą o PIT. Art. 23 ust. 7 informuje o tym, jakie dokładnie dane powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. Zgodnie z nim jest to:
- imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby, która używa pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność jego silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy,
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
- kwotę wynikającą z mnożenia stawki za 1 km przebiegu i liczby faktycznie przejechanych kilometrów,
- dane pracodawcy i jego podpis.
Kwotą zwrotu jest więc liczba przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za 1 km przebiegu prywatnego samochodu. Na rządowej stronie można znaleźć gotowy wzór w formie tabeli, za pomocą którego z łatwością można rozliczyć ewidencję przebiegu pojazdu. Jest to załącznik do Programu Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2023 roku.
Stawka za kilometr 2024 – aktualne stawki
Bieżące stawki kilometrówki reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Od dnia 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki kilometrówki i wynoszą odpowiednio:
- 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 zł – dla motocykla,
- 0,42 zł – dla motoroweru.
Ustawowa stawka to maksymalna kwota, jaką pracodawca może pokryć w przypadku wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych. Stawki te zostały znacząco podniesione pierwszy raz po 16 latach ze względu na inflację, a także rosnące koszty eksploatacji samochodów.
Warto także wiedzieć, że w przypadku samochodu osobowego istnieje maksymalny miesięczny limit kilometrówki lub ryczałtu. Limit na jazdy lokalne ustalany jest przez pracodawcę, jednak zgodnie z § 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, nie może on być wyższy niż:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit ten ustalony został w zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Nadwyżka powyżej limitów kilometrówki nie może zostać zaliczona przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, może on zostać podwyższony tylko w dwóch przypadkach:
- dla pojazdów w służbie leśnej – do 1500 km,
- dla pojazdów w służbach ratowniczych i innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej – do 3000 km.
Jak rozpisać kilometrówkę – wzór i przykłady
Warto także dowiedzieć się, czym jest ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT. Przy zakupie auta firmowego, każdy przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, może bowiem odliczyć 100% podatku VAT. Aby to zrobić, należy w ciągu 7 dni po poniesieniu pierwszego wydatku związanego z eksploatacją pojazdu, dostarczyć do właściwego urzędu skarbowego odpowiedni dokument, którym jest deklaracja VAT 26.
To bardzo ważne, gdyż brak złożenia druku VAT 26 pozwala na odliczenie tylko 50% kosztów uzyskania przychodów. Niezłożenie deklaracji powoduje uznanie przez urząd skarbowy sytuacji, w której przedsiębiorca użytkuje pojazd zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Warunkiem uznania auto za służbowe jest konieczność wpisania go w ewidencję środków trwałych.
W celu odliczenia 100% VAT od kosztów związanych z samochodem przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia kilometrówki. Należy zachować ostrożność i dokładność, aby nie było wątpliwości co do celu użytkowania auta w przypadku kontroli ze strony urzędu skarbowego. Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT różni się od ewidencji prowadzonej w celu odliczenia podatku dochodowego. Zgodnie z art. 86a ust. 7 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, nazywanej także ustawą o VAT, musi ona zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
- dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, a także na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
- wykaz wszystkich sytuacji wykorzystania danego pojazdu, zawierający takie elementy jak kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy, liczba przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Jak rozliczyć kilometrówkę – krok po kroku
Każdego przedsiębiorcę obowiązuje ustawowa stawka kilometrówki. Pracodawca może jednak ustalić wyższe stawki, niż określone w ustawie. Będzie się to jednak wiązało z koniecznością zapłaty podatku PIT lub CIT od każdej nadwyżki wypłaconej ponad stawkę określoną przez prawo. Taka rekompensata będzie bowiem stanowiła dodatkowy dochód dla pracownika.
Z obowiązku kilometrówki zwolnione są samochody ciężarowe, których masa przekracza 3,5 tony. Samochody ciężarowe co do zasady wykorzystywane są w celach służbowych. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w celu odliczenia poniesionych kosztów. Ma on prawo odliczyć podatek VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu ciężarowego dla celów firmowych na podstawie faktur VAT.
Na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu pracownik może rozliczyć się z pracodawcą także w sytuacji, w której wykorzystuje on swój prywatny pojazd do podróży służbowej – takiej jak wyjazd w delegację. W tym przypadku obowiązują takie same regulacje i stawki, co w przypadku klasycznej kilometrówki.
Alternatywą dla wyliczenia kilometrówki może być także ryczałt. To rozwiązanie jest zazwyczaj brane pod uwagę, jeżeli pracownik wykorzystuje swój samochód do czynności służbowych i każdego miesiąca ma do przejechania stałą liczbę kilometrów. Ryczałt ustalany jest na podstawie ustawowej stawki za kilometr.
Więcej ciekawych informacji na tematy związane z prowadzeniem firmy można znaleźć na blogu ALEO.
