O zalety takiego rozwiązania dla firmy, trudne kwestie do rozstrzygnięcia i dostępną na rynku ofertę podmiotów outsourcingowych zapytaliśmy Eugeniusza Wosia, z ING Księgowość.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak wybrać firmę outsourcingową;
✔ jak napisać zapytanie ofertowe na outsourcing usług kadrowo-płacowych;
✔ jaki jest zakres usług kadrowo-płacowych świadczonych przez firmę outsourcingową.
– Na czym właściwie polega ten cały outsourcing?
Eugeniusz Woś: – To wyodrębnienie poza firmę całości lub części funkcji związanych z obsługą jakiegoś obszaru w firmie. W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego chodzi najczęściej o administrację pracowniczą, zarządzanie dokumentacją pracowniczą oraz o naliczanie płac. Partner – firma outsourcingowa – profesjonalnie przygotowuje regulaminy pracy i płacy. Duże firmy przygotowują również przelewy wynagrodzeń oraz prowadzą rozliczenia z właściwymi urzędami. Często łączą cechy dużej korporacji, czyli bezpieczeństwo, standard pracy i sprawność procesów – z benefitami mniejszych, lokalnych biur outsourcingowych, które są znane z elastycznych rozwiązań i indywidualnego podejścia do klienta.
– Za co odpowiedzialny jest nasz partner?
E.W.: – Odpowiedzialność to w tym przypadku słowo-klucz. Firma outsourcingowa zdejmuje ją z naszych pracowników i przyjmuje konsekwencje ewentualnych niedopatrzeń w naliczaniu wynagrodzeń czy zarządzaniu dokumentami. Specjalistyczna firma zapewnia najwyższy poziom świadczonych usług oraz ich zgodność z wymogami obowiązujących w Polsce przepisów prawa – dba także o prowadzenie spraw w oparciu o najlepsze praktyki w danej branży biznesowej.
– Jak zweryfikować ten zakres odpowiedzialności firmy?
E.W.: – Firmy takie posiadają polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, np. ING Księgowość posiada taką polisę na kwotę 3 mln złotych. Klienci zawsze zgodnie podkreślają, że taka polisa jest dla nich gwarantem bezpieczeństwa oraz tego, że firma outsourcingowa posiada odpowiednie kompetencje.
– Czy każdej firmie opłaci się outsourcing kadrowo-płacowy?
E.W.: – Usługa obsługi kadrowej oraz naliczania wynagrodzeń jest korzystna dla każdego małego i średniego przedsiębiorstwa stosującego podstawowy i równoważny czas pracy. Lokalne biura rachunkowe są gotowe podjąć się obsługi nawet jednego pracownika, jednak wtedy najczęściej jedynie w zakresie naliczania wynagrodzeń. Przedsiębiorcy zatrudniający od 20 do 200 pracowników mają mniejszy wybór ofert. Mogą jednak liczyć na kompleksową obsługę w obszarze zarządzania kadrami i naliczania wynagrodzeń oraz doradztwa kadrowo-płacowego.
– Dlaczego opłaca się skorzystać z takiego rozwiązania?
E.W.: – Jeżeli mamy wątpliwość, czy warto przekazać obsługę spraw kadrowych i płacowych firmie, która się w tym specjalizuje i która bierze za to odpowiedzialność, to zastanówmy się nad przypadkiem, w którym nasz pracownik popełnił błąd w naliczaniu wynagrodzeń lub przy sporządzaniu dokumentacji pracowniczej. Porównajmy to z odpowiedzialnością i ewentualnymi konsekwencjami dla pracodawcy w przypadku wykrycia tych błędów przez organy kontroli, takie jak PIP lub ZUS.
– Czasem zarzuca się firmom outsourcingowym, że ich pracownicy nie przykładają się do obowiązków w takim samym stopniu jak pracownicy wewnętrzni lub że zakres obowiązków jest nieadekwatny do potrzeb.
E.W.: – Tak, spotkałem się z takimi głosami, ale zawsze w anonimowych komentarzach, w internecie. Po to klient poświęca czas na określenie precyzyjnego zakresu obowiązków w zapytaniu ofertowym, żeby potem zakres świadczonych usług nie były ani zbyt wąski, ani zbyt szeroki. Po to wybieramy najlepszego dostawcę, aby jego pracownicy świadczyli usługi najlepszej jakości. Poza tym wybór dostawcy nie oznacza wiązanie się z nim na zawsze czy brak możliwości renegocjowania kontraktu. Zawsze warto szukać bardziej opłacalnych dla firmy rozwiązań, prawda?
