Jakie są obowiązki przedsiębiorcy? Wyjaśniamy

Planujesz założyć firmę? Świetnie! Musisz jednak wiedzieć, że czeka Cię sporo formalności – od opłacania podatków i prowadzenia księgowości, aż po dbałość o środowisko. Brzmi skomplikowanie? Poniżej znajdziesz ściągawkę z najważniejszymi informacjami na ten temat.

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy – co każdy właściciel firmy musi wiedzieć?

Twoim pierwszym zadaniem jest rejestracja działalności. Jeśli działasz sam, firmę zgłaszasz do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Jeśli natomiast zakładasz spółkę, zarejestrujesz ją w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). W obu przypadkach otrzymasz numer NIP, który przyda Ci się we wszystkich kontaktach z urzędami, klientami oraz w codziennych rozliczeniach.

Aby dopełnić formalności w Polsce, przygotuj następujące dokumenty:

• wniosek o wpis do CEIDG lub do KRS 
• dowód osobisty,
• numer konta bankowego firmy,
• dokumenty potwierdzające prawo do lokalu, w którym prowadzona będzie działalność (np. umowa najmu lub akt własności),
• pełnomocnictwo (jeśli działalność rejestruje za Ciebie inna osoba).

Więcej na temat tego, jak krok po kroku założyć własną działalność gospodarczą, przeczytasz tutaj: Jak założyć działalność gospodarczą? Przewodnik krok po kroku. 

Jakie formalności czekają każdego przedsiębiorcę?

Z prowadzeniem firmy wiąże się szereg obowiązków wobec urzędów. Najważniejsze z nich to:

PIT i CIT – podatki dochodowe

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową, Twój podatek to PIT. Natomiast przy spółkach kapitałowych rozliczasz się przez CIT. Co to oznacza w praktyce? Przez cały rok co jakiś czas musisz wyliczać i wpłacać zaliczki na podatek, a na koniec roku złożyć roczne zeznanie. Brzmi skomplikowanie? Spokojnie! Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak najlepiej dobrać formę opodatkowania do swojego biznesu, zajrzyj do naszego poradnika: Formy opodatkowania - jak wybrać optymalną formę opodatkowania zakładając firmę?

VAT – podatek od towarów i usług

Gdy Twoja firma jest „VAT-owcem”, doliczasz VAT do swoich sprzedaży i cyklicznie (co miesiąc albo kwartał) rozliczasz się z urzędem. Prowadzenie ewidencji VAT i wystawianie prawidłowych faktur to podstawa.

JPK – Jednolity Plik Kontrolny

JPK to elektroniczny plik z danymi finansowymi Twojej firmy, który wysyłasz do urzędu skarbowego. Ma on ułatwić i usprawnić kontrole podatkowe.

Księgowość – serce finansów Twojej firmy

Księgowość to jeden z najważniejszych filarów każdej działalności gospodarczej. W Polsce każdy przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia księgowości – może to robić samodzielnie, skorzystać z usług biura rachunkowego lub wsparcia zdalnego. Poniżej znajdziesz podstawowe obowiązki i obszary, na które przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę.

• Dokumentacja transakcji – starannie odnotowuj przychody i koszty. Wystawiaj faktury z podaniem kwoty, stron transakcji i daty. 
• Składanie deklaracji podatkowych – pamiętaj o terminach składania druków, VAT-7, VAT-UE, CIT-8, PIT-36, PIT-37. 
• Opłacanie składki ZUS – co miesiąc musisz opłacać składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Deklaracje ZUS DRA powinny być składane na czas, aby uniknąć dodatkowych opłat.
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych – w zależności od formy prowadzonej działalności, możesz korzystać z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub prowadzić pełne księgi handlowe.

Taki sposób rozliczania pomoże Ci utrzymać porządek w finansach firmy i uniknąć niepotrzebnych problemów z urzędem skarbowym. Jeśli zatrudniasz pracowników, obowiązków będzie trochę więcej:

• Podpisywanie i przechowywanie umów oraz dokumentów kadrowych.
• Terminowa wypłata pensji i wszystkich świadczeń wynikających z umów.
• Dbanie o bezpieczeństwo pracowników – czyli przestrzeganie zasad BHP, szkolenia oraz ergonomiczne stanowiska pracy.

Obowiązki dużego przedsiębiorcy – jakie regulacje ich dotyczą?

Im większa firma, tym więcej formalności. Duże przedsiębiorstwa muszą pilnować przepisów dotyczących ekologii, przestrzegać skomplikowanych przepisów podatkowych i dbać o przejrzystość finansową.

Oto najważniejsze obowiązki dużego przedsiębiorcy.

• Publikacja raportów finansowych – duże firmy, zwłaszcza te działające w formie spółek kapitałowych, muszą co roku przedstawić swoje wyniki finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych przy KRS. W praktyce oznacza to przygotowanie między innymi bilansu, rachunku zysków i strat oraz dodatkowych informacji wyjaśniających. Jeśli firma jest notowana na giełdzie, oprócz sprawozdań rocznych pojawiają się również raporty kwartalne i półroczne (publikowane w systemie ESPI).
• Opłacanie podatków – każda firma w Polsce musi terminowo płacić określone podatki. Najważniejsze to podatek dochodowy (PIT, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, lub CIT w przypadku spółek kapitałowych) i VAT, czyli podatek od towarów i usług. W niektórych sytuacjach pojawia się też akcyza lub PCC (podatek od czynności cywilnoprawnych). Ważne jest, by rozliczać się zgodnie z wyznaczonym harmonogramem (miesięcznie, kwartalnie lub rocznie), bo spóźnienia mogą sporo kosztować.
• Działanie na rzecz ochrony środowiska – większe przedsiębiorstwa mają dodatkowe zobowiązania związane z ekologią. Co roku muszą przedstawić raport, w którym pokazują, co robią, by ograniczyć swój wpływ na środowisko. Taki raport może dotyczyć na przykład gospodarowania odpadami, emisji czy zużycia surowców. Wszystko po to, by aktywnie chronić naszą planetę i działać zgodnie z przepisami o ochronie środowiska.
• Przechodzenie kontroli – do firm zaglądają różne służby, jak sanepid czy inspekcja pracy. Firmy muszą słuchać ich zaleceń, żeby uniknąć kłopotów.

Przestrzeganie tych zasad to nie tylko formalność. Zapewnia także dobre relacje z partnerami biznesowymi.

Obowiązki przedsiębiorcy na koniec roku – jakie dokumenty trzeba przygotować?

Koniec roku to czas porządków i zamknięcia dotychczasowych spraw. Aby wejść w nowy rok bez zaległości, pamiętaj o:

• rocznych rozliczeniach podatkowych – jeśli prowadzisz działalność jednoosobową, składasz PIT (np. PIT-36 lub PIT-36L). Spółki kapitałowe wypełniają i dostarczają do US deklarację CIT-8;
• sprawozdaniu finansowym (przy pełnej księgowości) – trzeba przygotować bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkowe, a niekiedy także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Dokumenty te należy sporządzić do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego, zatwierdzić i złożyć w Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS;
• deklaracjach VAT, JPK, ZUS – Złóż ostatnią w roku deklarację VAT (miesięczną lub kwartalną) i wyślij JPK_VAT. Dopełnij także formalności związanych z ZUS;
• sprawozdaniach do GUS (jeśli wymagane) – Niektóre firmy mają obowiązek przekazywać dane do Głównego Urzędu Statystycznego według określonych formularzy.

Trzymanie się wyznaczonych terminów chroni przed grzywnami i pozwala rozpocząć nowy rok z czystym kontem.

Obowiązki w stosunku do pracowników

Jeśli w firmie zatrudniasz pracowników, zapoznaj się z ich podstawowymi prawami oraz pamiętaj o swoich obowiązkach:

• znajomość i przestrzeganie przepisów prawa pracy – chroni Cię przed ewentualnymi problemami z Państwową Inspekcją Pracy i pozwala stworzyć stabilne warunki zatrudnienia;
• terminowe wypłaty – wypłacaj wynagrodzenie punktualnie, by nie stracić zaufania pracowników;
• prowadzenie dokumentów – rzetelna ewidencja (akta osobowe, czas pracy) przydaje się w razie kontroli lub sporów prawnych;
• bezpieczeństwo w pracy – organizuj szkolenia BHP, dbaj o ergonomię i zapewnij odpowiedni sprzęt ochronny. Dzięki temu dbasz o zdrowie i życie swojej załogi;
• opłacanie składek i podatków – regularnie odprowadzaj składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy. To Twój obowiązek, ale i czynnik budujący wiarygodność jako pracodawcy.

Dzięki temu unikniesz starć z prawem, a także zadbasz o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Ludzie, którzy czują się docenieni i bezpieczni, odwdzięczają się lojalnością i zaangażowaniem.

Prowadzenie firmy bywa wymagające – trzeba znać różne przepisy i rzetelnie wypełniać obowiązki administracyjne, podatkowe czy kadrowe. Na początku może Ci się to wydawać dość zawiłe, ale uwierz, że z czasem wiele procesów wchodzi w krew i staje się codzienną rutyną. Najważniejsze jest, byś miał świadomość wszystkich swoich zadań, pilnował terminów i zadbał o przyjazną atmosferę w swojej firmie. Jeśli dopilnujesz tych kwestii, nie tylko będziesz działać zgodnie z prawem, lecz także zyskasz szacunek klientów, pracowników i partnerów biznesowych. Powodzenia!

Firmove.pl:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy?
Kim jest mikroprzedsiębiorca i jak uzyskać taki status?

ING Księgowość:
Jak założyć działalność gospodarczą?
Wakacje od ZUS – co musisz o nich wiedzieć jako przedsiębiorca?
Ulga dla młodych a prowadzenie własnego biznesu

Firmove.pl - kalkulatory:
Kalkulator brutto netto
Kalkulator B2B

ING Księgowość - usługi:
Zakładanie firmy
Fakturowanie
Biuro rachunkowe
Samodzielna księgowość