Jak założyć spółkę cywilną? Najważniejsze cechy

Jak założyć spółkę cywilną? Najważniejsze cechy

Rozważasz możliwość założenia spółki cywilnej i chcesz się dowiedzieć, czy w Twoim przypadku taka forma prowadzenia działalności gospodarczej będzie opłacalna? Wyjaśnimy Ci zatem w przystępny sposób, czym jest spółka cywilna, jak ją zarejestrować krok po kroku i jakie są zalety oraz wady takiego rozwiązania.

Spółka cywilna – charakterystyka

Spółki cywilne, w odróżnieniu od spółek handlowych, nie posiadają osobowości prawnej. Ich działalność jest regulowana przez Kodeks cywilny (a także inne ustawy, na przykład podatkowe). Nie stanowi zatem samodzielnego podmiotu prawa. Podmiotami prawa są za to wspólnicy spółki cywilnej. Ma to szczególne znaczenie w przypadku:

  • określenia, kto może być stroną w procesie, na przykład wierzyciel nie może pozwać o zapłatę spółki cywilnej, a jedynie jej wspólników;
  • opodatkowania, któremu podlegają wspólnicy, a nie spółka.

Nie mają własnego mienia. Nabywane prawa i zaciągane zobowiązania stanowią wspólny majątek wspólników. Zarazem to właśnie wspólnicy, a nie sama spółka, prowadzą przedsiębiorstwa podlegające rejestracji w CEIDG.

Zawierając umowę, wspólnicy zobowiązują się do dążenia do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego, w szczególności poprzez wniesienie wkładu. Nie musi to być działalność zarobkowa. Dopuszczalne jest na przykład powołanie spółki w celu wspólnej budowy drogi.

Umowę spółki należy zawrzeć na piśmie dla celów dowodowych. Istotą spółki cywilnej jest stałość jej składu osobowego. Wspólnik nie może zatem rozporządzać udziałem w majątku wspólnym ani w jego składnikach, przynajmniej do rozwiązania spółki. Utrudnione jest również wystąpienie ze spółki.

Spółka cywilna jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej, głównie ze względu na łatwość w jej założeniu. Obecnie w Polsce działa ich ponad 48 tysięcy, a więc 7,4% wszystkich spółek zarejestrowanych w KRS. Bardziej popularne są tylko spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Rejestracja spółki cywilnej

Spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem prawa. Powstaje poprzez zawarcie umowy zawartą między wspólnikami, którzy razem dążą do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. Przy jej zakładaniu nie jest konieczna rejestracja w KRS.

Proces zakładania spółki cywilnej można opisać w kilku krokach

  1. Rejestracja przyszłych wspólników (będących osobami fizycznymi) w CEIDG.
  2. Zawarcie umowy spółki cywilnej.
  3. Zgłoszenie spółki do GUS i uzyskanie numeru REGON.
  4. Zgłoszenie do urzędu skarbowego i uzyskanie numeru NIP (w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy spółki).
  5. Uzupełnienie wpisów wspólników w CEIDG o numery REGON i NIP.
  6. Założenie firmowego konta bankowego, wybór rodzaju księgowości oraz zakup programu do faktur.

Jeśli spółka będzie zatrudniała pracowników, konieczne także będzie zgłoszenie ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako płatnika składek. Wspólnicy swoich zgłoszeń dokonują samodzielnie.

Umowa spółki cywilnej

Umowę taką należy sporządzić na piśmie, głównie dla celów dowodowych. Jeśli przewiduje ona przeniesienie własności nieruchomości, na przykład jako forma wkładu do spółki, musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. W przeciwnym razie będzie nieważna.

Stronami umowy są wspólnicy spółki, którymi mogą być osoby fizyczne, osoby prawne, ale także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale mające zdolność prawną (tak zwane ułomne osoby prawne).W praktyce są to najczęściej osoby fizyczne.

Sama umowa spółki ma bardzo prostą konstrukcję. Co do zasady, o jej kształcie oraz postanowieniach w niej zawartych decydują wspólnicy. Mimo to, w takiej umowie koniecznie muszą się znaleźć informacje o:

  • nazwie firmy;
  • stronach umowy;
  • celu gospodarczym, którym jest przede wszystkim osiąganie zysków;
  • działaniach, jakie należy podjąć, aby zrealizować cel gospodarczy, a więc przede wszystkim zobowiązanie do wniesienia wkładów (pieniężnych lub niepieniężnych) do spółki.

Oprócz wkładu pieniężnego, czyli nic innego jak środków finansowych, do spółki można wnieść również wkład niepieniężny, a więc na przykład:

  • prawa do rzeczy ruchomych i nieruchomości;
  • usługi;
  • pracę na rzecz spółki.

Umowa spółki może również zawierać pewne elementy dodatkowe, szczegółowo regulujące funkcjonowanie spółki. Jeśli nie zostaną one zawarte w umowie, nie wpłynie ja jej ważność. Spowoduje jednak, że w sprawach nieuregulowanych umową stosowane będą przepisy Kodeksu cywilnego.

Dodatkowymi elementami, jakie można umieścić w umowie spółki cywilnego, mogą być na przykład:

  • rodzaj majątku wnoszonego do spółki jako wkład;
  • zasady podziału zysku i straty;
  • wewnętrzne zasady ponoszenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki;
  • zasady reprezentacji spółki i prowadzenia spraw;
  • zakazy lub nakazy zachowań określonych wspólników, na przykład zakaz konkurencji.

Nazwa firmy

Gdy spółkę cywilną tworzą osoby fizyczne, jej nazwa powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników wraz z dopiskiem “spółka cywilna” (dopuszczalny jest również skrót “s. c.”).

Wpis do CEIDG

Wspólnicy spółki cywilnej są co do zasady osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Zobowiązuje ich to do wpisu do CEIDG. O tym, jak takiego wpisu dokonać, pisaliśmy we wcześniejszej części niniejszego poradnika.

Jeśli wspólnikiem spółki cywilnej jest osoba prawna, nie ma ona obowiązku rejestracji. Jej przystąpienie do spółki jest jedynie przystąpieniem do umowy. Umowa wspólnika i obowiązki związane z członkostwem wykonuje osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania osoby prawnej.

Ile kosztuje założenie spółki cywilnej?

Jest ono niemalże bezpłatne. Wpis do CEIDG, zgłoszenie do rejestru REGON oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są bezpłatne. Jedyną opłatą jest podatek od czynności cywilnoprawnych, wynoszący 0,5% wartości wkładów wniesionych do spółki. Deklarację odnośnie tego podatku składa się na deklaracji PCC-3 oraz (ewentualnie) na załączniku do niej – druku PCC-3A.

Na czym polega prowadzenie spraw spółki cywilnej?

Prowadzenie spraw spółki oznacza w zasadzie podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących jej działalności. W zależności od tego, czego dotyczy dana sprawa, decyzje mogą podejmować różne osoby i w różny sposób.

Kodeksy cywilne wyróżnia trzy rodzaje spraw spółki:

  • sprawy zwykłe, dotyczące codziennej działalności spółki, podejmowane przez każdego wspólnika samodzielnie (jeśli inny wspólnik nie wnosi sprzeciwu);
  • przekraczające zwykłe sprawy, czyli sprawy mające istotne znaczenie dla funkcjonowania spółki, podejmowane w drodze (co do zasady) jednomyślnej uchwały wszystkich wspólników;
  • sprawy nagłe, czyli sprawy, w których każdy wspólnik może samodzielnie podjąć decyzję, gdyż brak jakiegokolwiek działania mogłoby wyrządzić spółce szkodę.

Kto reprezentuje spółkę cywilną?

Reprezentacja spółki polega na podejmowaniu w jej imieniu działań wywierających skutek “na zewnątrz” firmy, na przykład zawieraniu umów w imieniu wszystkich wspólników spółki. Jeśli umowa spółki nie przewiduje inaczej i nie wprowadza przepisów dotyczących pierwszeństwa któregoś ze wspólników, każdy z nich ma takie samo prawo do reprezentowania spółki.

Odpowiedzialność wspólników wobec wierzycieli

Przy zawarciu umowy spółki wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu. Mają go osiągnąć poprzez współdziałanie w określony sposób, a przede wszystkim przez wniesienie wkładów.

Wniesiony wkład stanowi majątek spółki. Jest on w istocie majątkiem wspólników objętym tak zwaną wspólnością łączną. Z charakteru współwłasności wynika, że:

  • wspólnik nie może sprzedać swojego udziału;
  • przez cały czas trwania współwłasności łącznej (czyli w praktyce cały czas trwania spółki) wspólnik nie może żądać podziału wspólnego majątku;
  • każdy ze wspólników odpowiada całym swoim majątkiem osobistym za zobowiązania zaciągnięte w związku z działalnością spółki.
  • Wierzyciel może wybrać wspólnika (jednego, kilku lub wszystkich), od którego będzie dochodził należności. Jeśli egzekucja majątkowa nie zostanie wykonana na wszystkich wspólników, Ci nią objęci będą mogli żądać zwrotu odpowiedniej sumy od pozostałych wspólników.

    Księgowość w spółce cywilnej

    Jeśli wspólnikami spółki cywilnej są wyłącznie osoby fizyczne, a jej roczne obroty nie przekraczają równowartości 2 milionów euro, mają oni do wyboru księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub pełną księgowość.

    Jeśli jednak wśród wspólników znajduje się osoba prawna lub spółka prawa handlowego, w spółce cywilnej można prowadzić wyłącznie pełną księgowość.

Jak wygląda rozwiązania spółki cywilnej?

Kodeks cywilny wprowadza do polskiego porządku prawnego pełną listę przyczyn umożliwiających rozwiązanie spółki cywilnej:

  • wystąpienie przyczyny rozwiązania spółki przewidzianej w umowie spółki;
  • ogłoszenie upadłości wspólnika;
  • zakończenie działalności spółki przez podjęcie jednomyślnej uchwały wspólników;
  • śmierć wspólnika, chyba, że umowa spółki przewiduje wstąpienie spadkobiercy w przypadku śmierci przedsiębiorcy będącego wspólnikiem;
  • wypowiedzenie umowy spółki przez wspólnika lub jego wierzyciela (na 3 miesiące przed zakończeniem roku obrachunkowego), jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony, a przez poprzednich 6 miesięcy prowadzona była bezskuteczna egzekucja z majątku osobistego wspólnika;
  • wydanie orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd na żądanie wspólnika, uzasadnione ważnymi powodami.

Obowiązki podatkowe oraz składki ZUS

Odrębnie przedstawia się kwestia opodatkowania VAT. W tym przypadku podatnikiem jest spółka cywilna, a nie wspólnicy. Założenie spółki cywilnej wiąże się ponadto z obowiązkiem zapłaty w Urzędzie Skarbowym podatku od czynności cywilnoprawnych. Jego wartość wynosi 0,5% od kapitału zakładowego spółki.

Spółka cywilna będzie płatnikiem składek ZUS tylko w przypadku, jeżeli zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców. Wówczas konieczne jest dokonanie odpowiedniego zgłoszenia na formularzu ZUS ZPA w ciągu 7 dni od zarejestrowania spółki. Aby zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, należy wypełnić i złożyć formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA – jeżeli podlega on jedynie obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego.

Każdy ze wspólników spółki opłaca natomiast składki ZUS we własnym zakresie. Jeżeli podlegają oni innym tytułom do ubezpieczeń, wówczas obligatoryjne jest jedynie opłacanie składki NFZ. Warto mieć ponadto na uwadze, iż wspólnicy spółki cywilnej będący osobami fizycznymi mają prawo korzystać z tzw. „małego ZUS-u” lub ulgi na start – przy zachowaniu ogólnych warunków.

Charakterystyka spółki cywilnej

Spółka cywilna – wady i zalety. Dla kogo jest to najlepsze rozwiązanie?

Spółka cywilna to zatem forma prowadzenia działalności, która wiąże się z wieloma zaletami, lecz nie jest przy tym wolna od wad. Do najważniejszych zalet można zaliczyć:

  • łatwość i krótki czas jej rejestracji oraz niskie koszty z tym związane,
  • możliwość korzystania z preferencyjnego ZUS-u oraz uproszczonej formy księgowości,
  • brak minimalnej i maksymalnej kwoty wkładu własnego,
  • dowolność w wyborze formy opodatkowania,
  • brak konieczności podpisywania umowy w obecności notariusza.

Wadą spółki cywilnej może okazać się natomiast przede wszystkim:

  • solidarna odpowiedzialność wszystkich wspólników – całym majątkiem spółki oraz majątkiem osobistym,
  • konieczność opłacenia podatku od czynności cywilnoprawnych,
  • brak możliwości sprzedaży swoich udziałów w spółce.

Ta forma prowadzenia biznesu będzie zatem najlepsza dla działalności, która jest obarczona niskim ryzykiem ekonomicznym oraz prawnym. W celu jego zminimalizowania, warto szczególną uwagę przyłożyć do sporządzenia pisemnej umowy spółki.

Czytaj także