Jak założyć biuro rachunkowe? Tego będziesz potrzebować

Do biura rachunkowego zwraca się większość przedsiębiorców, którzy nie chcą prowadzić rachunków w firmie samodzielnie. W rzeczywistości jednak jest to również działalność gospodarcza. Jak założyć biuro rachunkowe? Sprawdź!

Z artykułu dowiesz się:

• jakie formy opodatkowania możesz wybrać przy prowadzeniu biura rachunkowego,
• jaką formę działalności może mieć biuro rachunkowe,
• czy biuro rachunkowe jest zwolnione z płacenia VAT-u,
• jak założyć biuro rachunkowe bez certyfikatu i czy jest to możliwe,
• jakie są koszty założenia biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe – jakie usługi świadczy?

Aby wiedzieć, jak założyć biuro rachunkowe, trzeba najpierw zrozumieć, jakie usługi może ono świadczyć. Jest to o wiele więcej niż tylko prowadzenie ogólnie pojętej księgowości. Według ustawy o rachunkowości biuro rachunkowe ma za zadanie:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych z zapisem zdarzeń w porządku chronologicznym oraz systematycznym, na podstawie dowodów księgowych,
• ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na podstawie ich inwentaryzacji, w sposób okresowy,
• ustalanie wyniku finansowego na podstawie aktywów i pasywów,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i dokumentacji wymienionej w ustawie.

Jakie wymagania musi spełniać biuro rachunkowe?

Obecnie przedstawiane są ogólne wymagania dotyczące osób, które chcą założyć biuro rachunkowe. Są to:

• posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych,
• brak zasądzonej kary za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz czyny z rozdziału 9. ustawy o rachunkowości.

Dodatkowo osoby takie muszą mieć wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, chyba że zajmują się jedynie:

• prowadzeniem ksiąg przychodów i rozchodów,
• wypełnianiem zeznań i deklaracji.

W takich przypadkach warunek ten nie musi być spełniony.

Jak założyć biuro rachunkowe bez certyfikatu? Czy to możliwe?

Jeszcze jakiś czas temu do prowadzenia biura rachunkowego były niezbędne certyfikaty z Ministerstwa Finansów. Po wprowadzeniu ustawy z 2014 roku o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych nie trzeba okazywać czy mieć takiego certyfikatu, podobnie jak żadnych kwalifikacji zawodowych. Są one niezbędne do prowadzenia działalności z oczywistych względów, jednak zakładając biuro rachunkowe, nie trzeba ich posiadać. W praktyce oznacza to, że możesz na przykład założyć takie biuro, a następnie zatrudnić w nim specjalistów, samemu nie mając żadnej wiedzy na ten temat.

Dopuszczalna forma prowadzenia biura rachunkowego

Przede wszystkim podczas zakładania biura księgowego musisz wybrać formę prowadzenia działalności. Jeżeli samodzielnie będziesz wykonywać wszystkie obowiązki, to odpowiednia będzie jednoosobowa działalność gospodarcza. Możesz też prowadzić biuro księgowe w formie:

• spółki cywilnej,
• spółdzielni,
• spółki handlowej.

W ostatnim z przypadków potrzebujesz dodatkowo wpisu do KRS-u, czyli Krajowego Rejestru Sądowego. Jedyną formą niedopuszczalną dla biura księgowego jest spółka partnerska.

Opodatkowanie biura rachunkowego – co warto wiedzieć?

Na kolejnym kroku musisz określić, w jaki sposób Twoje biuro rachunkowe będzie odprowadzać podatek dochodowy. Na wstępie warto wiedzieć, że w przypadku takiej działalności zupełnie odpada opodatkowanie ryczałtem, bo prawo wyklucza taką możliwość. Podobnie sprawa wygląda w przypadku karty podatkowej. W efekcie zostają Ci dwie formy opodatkowania, które pokrótce opiszemy.

Opodatkowanie biura rachunkowego na zasadach ogólnych

Wybór tej formy opodatkowania jest o tyle prosty, że nie musisz składać dodatkowych dokumentów i oświadczeń po zdecydowaniu się na nią. Obejmuje ona dwa progi podatkowe:

• 12% dla dochodów do 120 000 zł,
• 32% dla nadwyżki powyżej 120 000 zł.

Jednocześnie warto pamiętać, że podatek oblicza się od dochodu, nie przychodu. Mowa zatem o kwocie, od której odejmiesz już wszelkie koszty, ulgi i odliczenia. Ich listę znajdziesz w ustawie o podatku dochodowym.

Opodatkowanie biura rachunkowego podatkiem liniowym

Jeżeli zakładasz, że Twoje biuro rachunkowe będzie otrzymywać podatki wyższe niż 120 000 zł, bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest opodatkowanie podatkiem liniowym, który wynosi stale 19%. Są jednak również minusy – nie możesz w tym przypadku zastosować żadnych ulg podatkowych. Jeśli pozostajesz w związku małżeńskim, nie możesz rozliczyć się wspólnie.

VAT z biuro rachunkowe – czy trzeba się rejestrować?

Jeżeli biuro rachunkowe prowadzi jedynie usługi księgowe, czyli wspomniane księgi podatkowe i zeznania oraz rozliczenia bez dodatkowych usług doradczych, to jest zwolnione z VAT-u na podstawie wysokości obrotów. Oznacza to brak konieczności rejestracji, jeżeli obroty nie przekraczają 200 000 zł. 

Inaczej sprawa wygląda w przypadku biura rachunkowego o standardowym zakresie obowiązków. W takim przypadku uważa się, że prowadzi ono dodatkowo doradztwo podatkowe, które z zasady wymaga rejestracji w roli VAT-owca. W efekcie musisz zgłosić się na druku VAT-R do opłacania podatku VAT, bo nie masz możliwości skorzystania z żadnego ze zwolnień.

Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną?

Odpowiedź brzmi tak, o ile rozlicza roczne zeznania podatkowe dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W takim przypadku nie jest ważne, jakie obroty osiągasz. Musisz mieć kasę fiskalną i przez nią rejestrować wszystkie przypadki sprzedaży.

Jak założyć biuro rachunkowe krok po kroku?

Prawo jasno precyzuje przepisy związane z biurami rachunkowymi. Jak założyć taką działalność i jaką formę jej prowadzenia wybrać? To zależy od kilku istotnych kwestii. Sprawdź, co musisz wiedzieć na ten temat!

Jednoosobowa działalność gospodarcza – jak założyć biuro rachunkowe?

Pamiętaj, że w następnej kolejności musisz zgłosić się m.in. do ZUS-u, w którym będziesz opłacać ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Masz na to 7 dni od daty rejestracji firmy. Możesz zdecydować się na opłacanie:

• ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego – wówczas wypełniasz druk ZUS ZUA,
• ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli składki społeczne opłacane są z innego źródła lub korzystasz z ulgi na start – wówczas wypełniasz druk ZUS ZZA.

Dodatkowo możesz też wyrazić chęć opłacania składek chorobowych – są one dobrowolne. Jeśli je odprowadzasz, możesz potem rozliczyć się z ZUS-em na przykład za pobyt w szpitalu.

Biuro rachunkowe jako spółka prawa handlowego

Przy zakładaniu biura rachunkowego w formie spółki prawa handlowego musisz najpierw stworzyć umowę, w której zawrzesz wszystkie szczegóły dotyczące działania spółki, w tym na przykład dane wspólników. Rejestracja odbywa się zazwyczaj bez konieczności udziału notariusza, poprzez wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Może tego dokonać wyłącznie jeden wspólnik. Wniosek zazwyczaj jest akceptowany lub odrzucany (w razie braku spełnienia wymogów formalnych) w ciągu 7 dni – wówczas pojawi się wpis w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Tego samego dnia tworzone są NIP i REGON dla spółki.

Ile kosztuje założenie biura rachunkowego?

Zasadniczo w przypadku firmy jednoosobowej nie zapłacisz nic za samo założenie, chyba że decydujesz się na podpisanie wniosku u notariusza – wówczas zapłacisz jego taksę. Z kolei spółka będzie kosztować Cię od 350 do 600 zł, zależnie od trybu jej zgłaszania i formy ogłoszenia wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Pamiętaj, że wszystkie zmiany w KRS są płatne, zazwyczaj 250 zł plus dodatkowe 100 zł za ponowne ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Za część rzeczy, na przykład uzyskanie odpisów, zapłacisz tylko w przypadku, gdy chcesz je mieć w formie papierowej. Te internetowe są zupełnie nieodpłatne.

Założenie biura rachunkowego to dopiero początek wyzwania. Musisz pamiętać jeszcze o zatrudnieniu pracowników, wynajęciu biura lub, nawet jeśli prowadzisz działalność jednoosobową tylko osobiście, zakupie odpowiedniego oprogramowania. Jeśli potrzebujesz specjalistów, którzy Ci w tym pomogą, sprawdź wyszukiwarkę Aleo.

Firmove.pl:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej
Księgowość samodzielna czy z firmą księgową? Za i przeciw
Usługi księgowe a ryczałt – jaką stawkę podatku zastosować?

ING Księgowość:
Jak założyć działalność gospodarczą?
Działalność gospodarcza w mieszkaniu. Kto może ją prowadzić?
Emerytura a działalność gospodarcza – 8 rzeczy, które warto wiedzieć
Działalność nierejestrowana - kto może skorzystać i kiedy?

Firmove.pl - kalkulatory:
Kalkulator brutto netto
Kalkulator B2B

ING Księgowość - usługi:
Zakładanie firmy
Fakturowanie
Biuro rachunkowe
Samodzielna księgowość