Zastanawiasz się, jak założyć agencję pracy tymczasowej? Okazuje się, że z zagadnieniem tym związane są rozmaite formalności i kruczki prawne, o których warto wiedzieć. Sprawdź, na co szczególnie zwrócić uwagę!
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak założyć agencję pracy tymczasowej,
- czy każdy może być właścicielem takiej agencji,
- jakie są dodatkowe wymagania,
- jak założyć agencję w Niemczech,
- jak prowadzić agencję z sukcesami.
Agencja pracy tymczasowej – co to jest?
Zastanawiasz się, jak założyć agencję pracy tymczasowej? Na początek sprawdź, czym właściwie ona jest. Agencja pracy tymczasowej zajmuje się przede wszystkim tymczasowym zatrudnianiem pracowników i kierowaniem ich do pracy u swojego klienta, a także bezpośrednio rekrutacją pracowników dla klienta. Może również świadczyć usługi z zakresu doradztwa zawodowego. Maksymalny czas, na jaki możesz zatrudnić pracownika w ramach takiej agencji dla pracodawcy, to według polskich przepisów 18 miesięcy.
Jakie wymagania trzeba spełnić, aby założyć agencję pracy tymczasowej?
Jak założyć agencję pracy tymczasowej krok po kroku? Na początku musisz upewnić się, że spełniasz wszystkie wymagania. Musisz:
- nie być karany za przestępstwa zawiązane z rynkiem pracy,
- nie mieć otwartej likwidacji,
- nie mieć ogłoszonej upadłości,
- nie mieć zaległości finansowych w zakresie podatków, ZUS-u czy funduszu pracy.
To jednak dopiero początek wymagań, które trzeba spełnić zarówno na wstępie, jak i w trakcie prowadzenia agencji pracy tymczasowej.
Rejestracja w KRAZ
Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia to organ, w którym musisz zarejestrować swoją firmę. Wnioskujesz o tym przez złożenie odpowiedniego dokumentu zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W pierwszym przypadku kierujesz dokument z własnoręcznym podpisem do Wojewódzkiego Urzędu Pracy albo Urzędu Marszałkowskiego. W drugim przypadku składasz go do skrzynki podawczej powyższego, po podpisaniu podpisem kwalifikowanym albo potwierdzeniu profilem zaufanym ePUAP.
Roczny raport do WUP
W czasie prowadzenia działalności masz obowiązek składać roczne raporty do Wojewódzkiego Urzędu Pracy. Powinny w nich znaleźć się takie informacje jak:
- liczba zatrudnionych osób,
- zawody, w których osoby zatrudnione pracowały.
- liczbę pracodawców, którzy korzystali z usług,
- informację o zrzeszeniu agencji w organizacjach i związkach branżowych.
Raport składa się do końca stycznia za rok poprzedni. Można to zrobić w wersji elektronicznej oraz papierowej. Pamiętaj, aby wyodrębnić w nim informację również o cudzoziemcach zatrudnionych w ramach Twojej agencji!
Agencja pracy tymczasowej a RODO
Z założenia w agencji pracy tymczasowej zarządzasz danymi osobowymi osób, które się zgłaszają, czyli potencjalnym pracowników. Z tego powodu musisz przygotować odpowiednie dokumenty, na których pracownicy będą dawać Ci zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. Zatrudnij specjalistę w tym zakresie, aby mieć pewność, że dopełniasz wszystkich niezbędnych formalności.
Czy agencja pracy tymczasowej musi mieć lokal?
Dziś większość stanowisk pracy obsadzana jest zdalnie, bez spotkania z pracodawcą, a co dopiero mówić – pośrednikiem. W rzeczywistości jednak zgodnie z prawem firma świadcząca usługi zatrudniania pracowników tymczasowych ma obowiązek posiadania lokalu, w którym prowadzi swoje działania. Chodzi o to, aby do konkretnego miejsca mogli udać się zarówno pracownicy poszukujący zatrudnienia, jak i pracodawcy, którzy chcą podjąć współpracę z agencją. Nadal część zadań możesz wykonywać internetowo, czyli elektronicznie. Mowa na przykład o zbieraniu danych o pracownikach, którzy zgłoszą się do pracy. To jednak już zasługa odpowiedniego oprogramowania, które może Ci w tym pomóc.
Jak skutecznie zarządzać agencją pracy tymczasowej?
Samo założenie agencji pracy tymczasowej to jeszcze nie wszystko. Trzeba też znaleźć zarówno klientów, czyli pracodawców, którzy chcą z Tobą współpracować, jak i pracowników, którzy będą chcieli się zatrudnić przez Twoją agencję.
Oprogramowanie dla agencji pracy tymczasowej
Przede wszystkim bardzo przydatne jest zakupienie odpowiedniego programu do pracy agencji tymczasowej oraz do zarządzania zatrudnieniem. To ułatwienie nie tylko na poziomie codziennej pracy, ale również obowiązków ustawowych. Z takiego oprogramowania możesz na przykład generować raporty do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, ale również wszystkie dokumenty niezbędne pracownikowi. To umożliwia również znaczniejsze ograniczenie liczby pracowników potrzebnych do obsłużenia informacji biurowych oraz dokumentacji. Jest ona porządkowana automatycznie w programie, który wykupisz jednorazowo albo w abonamencie.
Jak szukać klientów dla agencji pracy tymczasowej?
Najlepszym sposobem będzie aktywne poszukiwanie klientów wśród pracodawców zarówno w sieci, jak i Twojej okolicy, zależnie od pracowników, których poszukują. Możesz to zrobić na przykład przez pojawianie się na eventach branżowych albo spotkania z klientami umawiane przez Ciebie lub Twoich przedstawicieli. Pamiętaj, aby na tę okazję przygotować cennik i ofertę współpracy. Innymi drogami pozyskiwania klientów są:
- reklamy w Google,
- reklamy w mediach społecznościowych,
- system poleceń,
- wizytówki internetowe oraz stacjonarne.
Gdy uda Ci się nawiązać współpracę z klientem, zadbać o wszystkie formalności. Pamiętaj, że pracownik musi przejść m.in. szkolenie BHP. Ustal, czy to po Twojej stronie leży szkolenie, czy raczej – co zdarza się o wiele częściej – po stronie pracodawcy. Pamiętaj, aby zawrzeć to na piśmie w ustaleniach z pracodawcą.
Pracownicy – jak ich pozyskać?
Dziś praca tymczasowa nie jest już tak popularna, jak jeszcze kilkanaście lat temu. Nie znaczy to, że nie istnieją pracownicy, którzy chcieliby w ten sposób się zatrudnić. Jak ich pozyskiwać? Przede wszystkim warto zrobić profesjonalną stronę internetową, na której będą jasne i czytelne informacje o firmie, a także o wymaganiach stawianych przed kandydatami. Cały proces rekrutacji powinien być zgodny z przepisami o RODO, dlatego weź to pod uwagę, tworząc ofertę i dalsze kroki pozyskiwania pracowników.
W swojej agencji pracy tymczasowej możesz również zatrudniać cudzoziemców. Bardzo często uzupełniają oni dwie luki w systemie pracy w Polsce – albo zawody kiepsko płatne, na niskich stanowiskach, albo specjalistyczne, rzadko spotykane w Polsce. Obecnie najczęściej zatrudnia się obywateli Ukrainy, jako że z uwagi na sytuację wojenną na obszarze ich kraju proces zatrudnienia Ukraińców został znacznie uproszczony. W takim przypadku wystarczające jest złożenie wniosku o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Nadal pozwala pono jednak pracować w Polsce do 180 dni.
Pamiętaj jednak, że przy zatrudnieniu osób innego obywatelstwa musisz przestrzegać konkretnych, nałożonych przez prawo limitów oraz wymagań, również formalnych i związanych ze składaniem oświadczeń czy raportów. Jeśli o tym zapomnisz, kary finansowe mogą być bardzo dotkliwe dla Twojej firmy. Przeczytaj więcej na ten temat w artykule o zatrudnianiu cudzoziemców: https://aleo.com/pl/blog/zatrudnianie-cudzoziemcow/.
Jak założyć agencję pracy tymczasowej w Niemczech? Procedury i regulacje
Część Polaków, którzy mieszkają za granicą, zastanawia się, jak założyć agencję pracy tymczasowej w Niemczech. W rzeczywistości na początek musisz spełnić wszystkie wymagania dla takiej firmy w Polsce. Dopiero działalność w kraju, w pełni zgodna z prawem i spełniająca wymogi formalne, może prowadzić do założenia firmy w Niemczech. Prócz tego musisz też uzyskać pozwolenie przez Federalną Agencję Pracy. Jest ono przyznawane na rok. Aby móc je dostać, musisz przygotować i złożyć następujące dokumenty:
- zaświadczenie o niekaralności,
- zaświadczenie z urzędu skarbowego,
- zaświadczenie z ZUS,
- wzory umów, które będą zawierane ze wszystkimi stronami w ramach działalności agencji pracy tymczasowej.
Ciekawą kwestią jest ta związana z ubezpieczeniem. Możesz ubezpieczyć pracownika tymczasowego na zasadzie zaświadczenia A1, co daje ubezpieczenie związane z systemem polskim. Jednocześnie do wszystkich kwestii zatrudnienia i przepisów prawa musisz stosować regulacje niemieckie, związane również np. ze stawkami godzinowymi wymaganymi przez prawo.
Prowadzenie wszystkich kwestii związanych z RODO w agencji pracy tymczasowej może być bardzo wymagające. W wyszukiwarce ALEO znajdź specjalistę, który Ci w tym łatwo pomoże, aby zapobiec nieprzyjemnym reperkusjom.
Firmove.pl:
Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Formy zatrudnienia w Polsce — wady i zalety umów
Skuteczna rekrutacja pracowników – najnowsze strategie i techniki poszukiwania talentów na 2025 rok
ING Księgowość:
Jak założyć działalność gospodarczą?
Zatrudnienie pracowników sezonowych – jak rozliczać?
Pomoc de minimis – czym jest, jak ją sprawdzić i jakie są limity?
Firmove.pl - kalkulatory:
Kalkulator brutto netto
Kalkulator B2B
ING Księgowość - usługi:
Zakładanie firmy
Fakturowanie
Biuro rachunkowe
Samodzielna księgowość
