Każdego przedsiębiorcę rozpoczynającego działalność gospodarczą czeka wiele wyzwań związanych z prowadzeniem biznesu. Oprócz nich należy także pamiętać o kwestiach formalnych, takich jak księgowość. Dziś podpowiemy czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego. Zapraszamy do lektury!
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ jak zarejestrować firmę cateringową;
✔ jakie kwestie formalne powinno spełnić biuro rachunkowe
✔ czym kierować się przy wyborze
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to wielowątkowe zadanie. Oprócz codziennych czynności, związanych z bieżącą działalnością firmy pozostaje “papierkowa robota”. Jej ilość i stopień zawiłości zależy od rodzaju prowadzonego biznesu.
- nieprzewidywalna lub nagła nieobecność pracownika może powodować przestoje w pracy
- pracownik za potencjalną pomyłkę czy niedopełnienie obowiązków może zostać pociągnięty do odpowiedzialności (zgodnie z kodeksem pracy) jedynie do trzykrotności jego wynagrodzenia
, więc firma jest narażona na straty - trzeba inwestować w oprogramowanie, gdyż darmowe oprogramowanie często jest niewystarczające
- trzeba dbać o doskonalenie pracownika by był na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami
- koszty zatrudnienia pracownika niekiedy przewyższają koszty obsługi przez biuro rachunkowe.
Oczywiście plusem jest to, że pracownik jest na miejscu w firmie, zawsze możemy osobiście go o coś zapytać czy też zajrzeć w dokumenty.
Wybór biura rachunkowego to spore odciążenie dla przedsiębiorstwa, zarówno z odpowiedzialności, jak i kosztów i potencjalnych strat. Jednak przed jego wyborem należy sprawdzić kilka informacji. Od czego zacząć?
Biuro rachunkowe – kwestie formalne
Jeszcze do 2014 roku, aby otworzyć biuro rachunkowe, trzeba było posiadać certyfikat księgowy Ministerstwa Finansów. Obecnie nie potrzebne są żadne uprawnienia. Jedynymi warunkami, jakie muszą spełniać prowadzący biuro rachunkowe, to:
- bycie osobą z pełną zdolnością do czynności prawnych,
- nie bycie skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za ściśle określony katalog przestępstw, tj. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Oczywiście podmioty, które certyfikat zdobyły przed wprowadzeniem ustawy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, dalej mogą się nim posługiwać oferując swoje usługi.
Certyfikowane biura rachunkowe można sprawdzić w wykazie Ministerstwa.
Biura rachunkowe od 2004 roku podlegają obowiązkowi polisy od odpowiedzialności cywilnej, a dodatkowo doradcy podatkowi powinni posiadać indywidualne ubezpieczenia.
Wybierając biuro rachunkowe należy sprawdzić, w jakim zakresie polisa pokrywa zdarzenia,które mogą narazić przedsiębiorstwo na potencjalne straty.
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?
Pierwszą rzeczą, na jaką zwrócić uwagę, jest to, jaki zakres działań oferuje biuro rachunkowe. Mogą to być:
- wystawianie i przechowywanie faktur,
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- prowadzenie rozliczeń pracowniczych,
- prowadzenie wszelkich rejestrów i ewidencji,
- optymalizacja finansowa,
- informowanie o zmianach prawnych i podatkowych,
- prowadzenie wykazu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej,
- utrzymywanie kontaktu z urzędami.
Jeśli zakres usług biura nam odpowiada, powinniśmy sprawdzić jak dba o bezpieczeństwo dokumentacji. Czy firma posiada politykę bezpieczeństwa? Czy sprzęt jest zabezpieczony przed wyciekiem i utratą danych? Takie pytania nie powinny być problematyczne dla biura rachunkowego. RODO obowiązuje wszystkich przedsiębiorców prowadzących swoją działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej.
Ważnym aspektem, na jaki powinniśmy zwrócić uwagę jest ilość pracowników – większa ilość pracowników to stabilność pracy przy sytuacjach kryzysowych. Pozwoli to także na większy zakres działań biura i różnorodność specjalizacji. Warto także zapytać, o doszkalanie pracowników, podwyższanie ich kompetencji i dbanie o posiadanie bieżącej wiedzy przy zmieniających się przepisach, na przykład przy wprowadzaniu tak zwanego “Polskiego Ładu”.
Jeśli osoba przekazująca sprawy firmy w ręce biura rachunkowego, chce zaoszczędzić czas i nie odwiedzać biura rachunkowego za każdym razem, gdy konieczne jest podpisanie jakiegoś dokumentu urzędowego, może udzielić pełnomocnictwa . Nie każde biuro oferuje taką możliwość, a pozwala ono reprezentować właściciela firmy przez biuro rachunkowe.
Jeśli chodzi o cenę za usługi to jest to sprawa zależna od wielu czynników. Zakres usług czy też ochrona OC wpływają na cenę. Przed wyborem warto porównać oferty kilku biur o podobnym zakresie działań i wybrać najkorzystniejszą cenę.
Biuro rachunkowe – tradycyjne czy internetowe?
Obecnie wiele dokumentów jakie musi comiesięcznie musi wypełniać przedsiębiorca odbywa się online. Zatem jakie biuro rachunkowe wybrać – tradycyjne czy księgowość online? Czy one czymś się różnią?
Tak jak pisaliśmy wcześniej oferty biur mogą być różne, tak samo jest z biurami internetowymi – ważne by spełniało ono wymagania poszukującego przedsiębiorcy.
Różnicą może być cena – biuro internetowe nie musi mieć siedziby, a jego pracownicy mogą pracować zdalnie, w zaciszu domowym – ważne jest, by sprzęt był odpowiednio zabezpieczony.
Wybór jest zależny od preferencji – ci, którzy wolą osobisty kontakt z drugim człowiekiem, wybiorą biuro tradycyjne. Ci, którym wystarczy kontakt telefoniczny lub online,dobrze odnajdą się we współpracy z biurem internetowym.
Jedną z dostępnych na rynku możliwości jest ING Księgowość. Opcja ta przygotowana jest nie tylko dla klientów ING Banku Śląskiego, ale dla wszystkich pragnących korzystać z biura rachunkowego online. Oferuje ona szeroki wachlarz usług dla przedsiębiorstw różnej wielkości. Wszystko to w wygodnej formie online, zawsze pod ręką zarówno przez stronę www jak i aplikacje na telefon.
Podsumowanie
Jak uzyskać 100% pewności, że wybrane przez nas biuro będzie tym właściwym? Nie jest to możliwe, ale sprawdzenie poruszonych w artykule aspektów z całą pewnością będzie pomocne. Warto także sprawdzić opinie w internecie o biurach rachunkowych, z którymi rozważamy podjęcie współpracy.
Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/djb1whucfBY
