Faktura korygująca a nota korygująca - różnice

Przy wystawianiu faktur zdarzają się pomyłki. W zależności od rodzaju błędu należy wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą. Czym różnią się te dwa dokumenty i kiedy należy je wystawić? Sprawdź w naszym tekście.

Z artykułu dowiesz się między innymi:

✔ czym jest faktura korygująca i jak powinna wyglądać;
✔ czym jest nota korygująca;
✔ jakie są różnice między fakturą a notą korygującą.

Faktura korygująca

Fakturę korygującą może wystawić tylko i wyłącznie podmiot uprawniony do jej wystawiania, czyli sprzedawca. Korekta faktury może dotyczyć:

• danych formalnych, na przykład numeru NIP czy adresu;
• pozycji na fakturze, na przykład błędnych stawek VAT, błędnych kwot.

Faktura korygująca dane formalne nie jest księgowana, a jedynie podpinana pod oryginalną fakturę. Z kolei korekta pozycji na fakturze obowiązkowo musi zostać zaewidencjonowana.
Pozycje na fakturze, które mogą stać się przedmiotem korekty, to:

• stawka VAT
• cena
• ilość sztuk towaru
• upusty, zniżki, rabaty – powodują zmianę ceny.

Zmiany pozycji na fakturze powodują zmiany w jej księgowaniu. Często błędy w stawce VAT czy cenie towaru wymagają cofnięcia się do okresu, w którym faktura została wystawiona i ujęta w księgowaniu.

Jeśli natomiast po jakimś czasie wystąpiły okoliczności, takie jak zwrot czy upust, to księgowanie korekty odbywa się w bieżącym okresie.
Dodatkowo wystawienie faktury korygującej wymaga potwierdzenia, że druga strona, czyli odbiorca, jest świadomy korekty i jej warunki uzgodnione są z wystawcą. Potwierdzenie może mieć formę:

• podpisu na kopii korekty faktury,
• potwierdzenia przyjęcia listu poleconego z poświadczeniem odbioru,
• faksu lub e-maila z potwierdzeniem otrzymania korekty faktury,
• pisma z potwierdzeniem otrzymania korekty faktury.

Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca to ważny dokument, który, aby rozpatrywać go jako korektę faktury, powinien zawierać określone elementy, takie jak:

1. oznaczenie KOREKTA lub FAKTURA KORYGUJĄCA
2. numeracja zgodna z ustalonym systemem numeracji korekt faktur
3. data wystawienia
4. dane, które ulegają korekcie
5. przyczyna korekty
6. prawidłowa treść po korekcie.

Nota korygująca

W przeciwieństwie do faktury korygującej, notę korygującą może wystawić jedynie nabywca towaru czy też usługi. Błędy, jakie może korygować notą, to:

• błędny adres
• błędna data sprzedaży, odbioru, płatności
• błędny numer NIP
• błędna nazwa firmy, oznaczenie towaru lub usługi.

Przepisy nie regulują okresu, w jakim nabywca może wystawić notę korygującą. Nota korygująca musi jednak zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury. Forma akceptacji nie jest określona w ustawie, jednak najczęściej przybiera formę podpisu na nocie korygującej.

Po akceptacji nota powinna zostać podpięta pod fakturę, której dotyczy.

Jakie elementy powinna zawierać nota korygująca?

Nota korygująca powinna zawierać:

1. oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA
2. numerację zgodną z ustalonym systemem numeracji not korygujących
3. nazwę i adresy kontrahentów faktury
4. dane z faktury, których dotyczy nota
5. wskazanie treści korygowanej oraz jej prawidłowe brzmienie.

Faktura korygująca a nota korygująca – podsumowanie różnic

Choć nazwy tych dwóch dokumentów są zbieżne, to treści jakich dotyczą, są różne. W poniższej tabeli wskazaliśmy najważniejsze różnice, które ułatwią rozróżnienie, kiedy należy wystawić który z dokumentów.

Adres URL grafiki: https://unsplash.com/photos/doplSDELX7E