Pełna księgowość to najbardziej skomplikowana forma prowadzenia ksiąg rachunkowych, co wynika z jej szczegółowości. W efekcie przeciętny przedsiębiorca nie jest z reguły w stanie samodzielnie poradzić sobie z jej prowadzeniem, a co za tym idzie konieczne jest skorzystanie z profesjonalnych usług księgowych. Sprawdźmy zatem na czym dokładnie polega pełna księgowość oraz ile kosztuje prowadzenie ksiąg handlowych w tej wersji.
Z niniejszego artykułu dowiesz się tego:
- co to jest pełna księgowość?
- kiedy występuje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?
- jakie są wady i zalety prowadzenia pełnej księgowości?
- w jaki sposób należy prowadzić pełną księgowość?
- ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości?
Czym jest pełna księgowość?
Co to jest pełna księgowość? Jest to forma prowadzenia księgowości polegająca na szczegółowym rejestrowaniu wszystkich podejmowanych przez firmę transakcji finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Powoduje to, że pełna księgowość jest znacznie bardziej skomplikowana niż wersja uproszona (podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów), co wynika z faktu, że uwzględnia zdecydowanie więcej wydarzeń. W efekcie pozwala w pełni udokumentować finanse przedsiębiorstwa, zapewniając tym samym maksymalną przejrzystość danych ekonomicznych.
W efekcie spojrzenie w księgi finansowe firmy pozwala szybko stwierdzić w jakiej kondycji finansowej się ona znajduje, co powinno być istotne dla udziałowców spółki. Ułatwia to bowiem nie tylko zarządzanie firmą i podejmowanie kluczowych decyzji, ale pozwala także określić to, jakimi zasobami dysponuje aktualnie przedsiębiorstwo.
Istotne jest także to, że pełna księgowość musi nie tylko obejmować wszystkie zdarzenia gospodarcze, ale być również prowadzona w sposób zgodny z przepisami. Kontroli organów podatkowych podlega bowiem zarówno staranność prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak i rzetelność. Poza księgami rachunkowymi (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, inwentarz) pełna księgowość wymaga również sporządzania dodatkowych sprawozdań i zestawień, co ma na celu przedstawienie sytuacji finansowej firmy.
Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa? Limity 2024
Zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym, a konkretnie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości pełna księgowość jest obowiązkowa dla:
- spółek partnerskich i handlowych - spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka komandytowo-akcyjna;
- organizacji funkcjonujących na zasadach prawa bankowego lub pokrewnych przepisów - jednostki bankowe, firmy działające w obszarze papierów wartościowych, świadczące usługi finansowania społecznościowego, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej;
- samorządów i związków samorządowych - gminy, powiaty, województwa wraz z ich jednostkami budżetowymi;
- osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych - zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
- jednostek działających dzięki otrzymanym subwencjom lub dotacjom.
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości pojawia się zatem między innymi w przypadku przekształcania jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę prawa handlowego. Co więcej, pełną księgowość zobowiązane są prowadzić także osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, które osiągnęły odpowiednio wysokie przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy.
Jaki jest limit na pełną księgowość w 2024 roku?
Otóż, wynosi on 2 000 000 euro przychodu osiągniętego w roku ubiegłym. Zastanawiając się nad tym od jakiej kwoty istnieje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości warto wiedzieć także to, że w 2024 roku wynosi ona 9 218 200 złotych, ponieważ jest przeliczana po kursie NBP z dnia 2 października 2023 r., który wyniósł 4,6091 zł.
Zalety i wady stosowania pełnej księgowości w działalności
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wywołuje u niektórych przedsiębiorców obawy, jednak warto mieć świadomość, że istnieją sytuacje, w których firmy decydują się na tego typu rozwiązanie dobrowolnie. Jest to efektem licznych korzyści, które przynosi stosowanie pełnej księgowości. Wymienić wśród nich należy między innymi fakt, że:
- pełna księgowość polega na prowadzeniu pełnej ewidencji przychodów i rozchodów, a co za tym idzie pozwala zidentyfikować źródła ograniczonej płynności finansowej firmy;
- prowadzenie pełnej księgowości ułatwia kontakty z administracją skarbową poprzez dokumentowanie każdego przepływu pieniężny czy wszystkich zmian wartości aktywów;
- prowadzenie ksiąg rachunkowych pozwala łatwiej ocenić kondycję finansową firmy, a także stworzyć wskaźniki upraszczające podejmowanie decyzji.
Pełna księgowość to sposób prowadzenia dokumentacji finansowej, który jest niewątpliwie bardzo wymagający, a co za tym idzie może wydawać się skomplikowany. Jest to oczywiście wada tego rozwiązania, a wśród minusów wymienić należy także konieczność przestrzeganie wielu przepisów, które regulują budowę ksiąg rachunkowych. Odstępstwa w treści lub formie mogą stać się przyczyną zakwestionowania sprawozdania finansowego lub całych działów ksiąg rachunkowych. Wadą stosowania pełnej księgowości jest niewątpliwie także to, że trudno jest ją prowadzić samodzielnie, a co za tym idzie konieczne jest zatrudnienie księgowego w firmie bądź skorzystanie z usług outsourcingu księgowości, co powoduje dodatkowe koszty.
Jak prowadzi się pełną księgowość? Czyli o księgach handlowych słów kilka
Jak już wspomniano prowadzenie pełnej księgowości jest skomplikowane, ponieważ wymaga rejestrowania każdego zdarzenia gospodarczego, czyli w praktyce każdej płatności. Jak zatem wygląda pełna księgowość krok po kroku? Otóż, podstawą jest sporządzenie bilansu otwarcia oraz otwarcie ksiąg rachunkowych, na które składa się:
- dziennik,
- księgę główną,
- księgę pomocniczą,
- zestawienie obrotów, a także sald umieszczonych w księdze głównej, zestawienie sald na kontach pomocniczych,
- wykaz składników pasywów i aktywów (inwentarz).
Księgi zamyka się wraz z zamknięciem danego roku obrotowego bądź zamknięciem spółki. Istotne jest także to, że zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi każdy zapis w księdze rachunkowej powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.
Oprócz prowadzenia ksiąg rachunkowych stosowanie pełnej księgowości wymaga opracowania polityki rachunkowej firmy oraz zobowiązuje do przygotowywania corocznych sprawozdań finansowych z prowadzonej działalności. Konieczność szczegółowego dokumentowania każdej przepływającej przez firmę złotówki może być nie tylko uciążliwa, ale wymagać także dużych nakładów pracy oraz czasu. W efekcie stosowanie pełnej księgowości wymieniane jest wśród wad prowadzenia działalności w niektórych formach, np. jako spółki z. o.o.
Ile kosztuje prowadzenie ksiąg handlowych?
Jak już wspomniano firmy zobowiązane do stosowania pełnej księgowości bądź decydujące się na to rozwiązanie dobrowolnie z reguły zlecają prowadzenie ksiąg rachunkowych profesjonalistom. Jak wygląda zatem cennik pełnej księgowości? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ wiele w tym przypadku zależy ilości dokumentów, które muszą zostać zaksięgowane w ciągu miesiąca. Na cenę wpływa zatem skala prowadzonej działalności, a czym większa firma tym wyższe będą koszty związane z korzystaniem z usług księgowych. Poza tym to, ile będzie kosztowała pełna księgowość w 2024 roku uzależnione jest od lokalizacji, w której działa firma, ponieważ ceny tego typu usług są zróżnicowane. Chcąc ograniczyć koszty warto rozważyć również księgowość online, która z reguły jest znacznie tańsza niż korzystanie z usług tradycyjnego biura rachunkowego.
Podsumowując należy stwierdzić, że obowiązek stosowania pełnej księgowości nie dotyczy tylko dużych firm, ponieważ mogą być zobowiązane do tego również niewielkie podmioty funkcjonujące w formie spółki. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest w ich przypadku koniecznością, a przedsiębiorcy z reguły korzystają wówczas z usług wyspecjalizowanych biur rachunkowych.
