W najnowszym wpisie blogowym pochylamy się nad tematem notatki służbowej. Jak powinna wyglądać i do czego służy? Zapraszamy do lektury!
Z artykułu dowiesz się między innymi:
✔ czym jest notatka służbowa
✔ kto może ją sporządzić
✔ jak ją przechowywać
Notatka służbowa jest dokumentem o charakterze formalnym, wykorzystywanym w wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwach, instytucjach czy urzędach. Ma ona potwierdzić przyjęte ustalenia i może zostać użyta do weryfikacji faktu oraz poprawności ich wykonania.
Warto podkreślić, że sporządzenie notatki służbowej na tematy niezwiązane z przebiegiem zatrudnienia i zawierającej nieprawdziwe lub obraźliwe informacje jest niezgodne z prawem.
Kiedy sporządza się notatkę służbową?
Notatkę służbową sporządza się w przypadku ważnych dla organizacji postanowień i działań lub rozmowy telefonicznej, której przebieg należy przekazać innym pracownikom (bo dotyczy ważnych spraw).
Jej spisanie może okazać się konieczne na przykład w sytuacji, gdy komunikacja słowna między pracownikami jest utrudniona, na przykład, gdy pracują w różnych miejscach, a z powodów służbowych muszą wymienić się informacjami.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Przepisy nie określają, kto może sporządzić notatkę służbową. Można zatem przyjąć, że może ją przygotować każdy. Dotyczy ona jednak wykonywania pracy, dlatego też zazwyczaj sporządza ją bezpośredni przełożony danego pracownica lub pracowników działu kadr i bezpośrednio z nim współpracujących. Przykładowo, przełożony może napisać taką notatkę służbową w wyniku odmowy wykonania polecenia służbowego, które nie kwalifikuje się do nagany i upomnienia, lub konfliktu między pracownikami.
Notatka służbowa – jak ją napisać?
Notatka służbowa to dokument w formie zwięzłej, jednostronicowej informacji z konkretnym przekazem. Niektóre firmy nawet mają własne wzory notatki służbowej.
Notatka służbowa powinna zawierać takie elementy, jak:
- data i miejsce sporządzenia;
- imię i nazwisko nadawcy i odbiorcy;
- temat spotkania;
- treść notatki;
- podpis sporządzającego notatkę;
- załączniki.
Notatkę służbową warto rozpocząć od określenia powodu jej napisania. Dla zwiększenia czytelności tekstu można korzystać z wyróżnień, wypunktowania lub śródtytułów. W ten sposób styl dokumentu będzie bardziej konkretny i precyzyjny. Na końcu można podać swój numer telefonu i adres e-mail, aby zachęcić odbiorcę do kontaktu.
Należy przy tym pamiętać, że w notatce służbowej nie powinno się zamieszczać własnych opinii i osądów na temat współpracowników czy ich decyzji – wszystkie informacje w niej zawarte powinny być w pełni obiektywne.
Notatka służbowa – w jaki sposób można ją przekazać?
Notatkę służbową można wręczyć do rąk własnych lub przesłać pocztą elektroniczna. Co ważne, nie wolno udostępniać jej osobom trzecim, nieupoważnionym do otrzymania tego typu informacji.
Jeśli notatka służbowa ma na celu zdyscyplinowanie pracownika, pracodawca musi najpierw powiadomić go o fakcie sporządzenia takiego dokumentu, a następnie przekazać mu ją do wglądu i schować tak, aby nie dostała się ona w niepowołane ręce.
Czy notatkę służbową można umieścić w aktach pracownika?
Co do zasady, notatek służbowych sporządzonych przez pracownika lub dotyczących go nie umieszcza się w aktach osobowych, gdyż nie mają związku z przebiegiem zatrudnienia. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki.
Jeśli notatkę sporządzono z rozmowy poprzedzającej udzielenie pracownikowi kary, może się jednak stać częścią dokumentacji osobowej pracownika. Jeśli z kolei notatka dotyczy rozmowy dyscyplinującej pracownika, ale nie nałożono na niego kary, notatka nie może zostać dołączona do akt. Takie podejście byłoby niezgodne z Kodeksem pracy, gdyż w aktach pracownika mogą znajdować się wyłącznie dokumenty określone przepisami. Jeśli pracownik odmówił przyjęcia wręczonego mu wypowiedzenia, pracodawca może sporządzić notatkę (wyjaśniającą, czemu nie potwierdził odbioru wypowiedzenia) i dołączyć ją do akt.
Pracodawca może sporządzać notatki służbowe na temat pracownika, jeśli stanowią one część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Przedmiotem notatek służbowych powinny jednak być tylko i wyłącznie wydarzenia wynikające z wykonywania stosunku pracy i mające wpływ na ogólną ocenę pracownika.
Przechowywanie notatek służbowych
Jak wynika z orzeczeń Sądu Najwyższego nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak przechowywać notatki służbowe. Decyzja w tej sprawie należy do pracodawcy oraz oceny sytuacji. Należy mieć jednak na uwadze, że jest to sporna kwestia, niejednokrotnie już rozstrzygana przez sądy.
Podsumowanie
Notatka służbowa to dokument wykorzystywany w firmach oraz instytucjach państwowych, mający na celu dokumentowanie ustaleń lub poinformowanie pracowników o wynikach rozmów. Możliwość sporządzania takiego dokumentu to jedno z praw pracodawcy, warto zatem z niego skorzysta. To, kiedy i jak często będzie używana, zależy już tylko od warunków panujących w danej firmie.
Źródło grafiki: https://unsplash.com/photos/Yi9-QIObQ1o
Sprawdź usługi oferowane przez ING księgowość:
1) Jak amortyzować niskocenne środki trwałe?
2) Kasa fiskalna w usługach prawnych
3) Urlop wypoczynkowy a umowa zlecenie
4) Rachunek uproszczony a faktura
