Każdy przedsiębiorca, który prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów musi wybrać formę ujmowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy polskiego prawa dopuszczają dwie formy – metodę memoriałową i kasową. Warto poznać zalety i wady każdego z tych dwóch rozwiązań.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest metoda memoriałowa,
- jakie jest jej zastosowanie w rachunkowości,
- metoda memoriałowa a kasowa – jakie są między nimi różnice.
Metoda memoriałowa – definicja i zastosowanie w rachunkowości
Każdy przedsiębiorca, który zdecydował się na wybór jednej z dwóch form opodatkowania – podatek liniowy lub skalę podatkową – jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w skrócie nazywanej PKPiR. Istnieją dwie metody rozliczania kosztów uzyskania przychodu w ewidencji PKPiR:
- metoda memoriałowa,
- metoda kasowa, zwana też uproszczoną.
Szczegółowe regulacje dotyczące memoriałowej metody rozliczania kosztów można znaleźć w art. 22 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej także Ustawą o PIT. W tej metodzie rozliczania podatnik musi dzielić koszty na koszty związane bezpośrednio z przychodami i koszty związane z nimi pośrednio.
Koszty bezpośrednie to koszty związane bezpośrednio z przychodami osiąganymi w danym roku. Mogą to być więc koszty zakupu materiałów do wytworzenia produktów czy też towary nabyte na sprzedaż. Kosztami pośrednimi są koszty prowadzenia działalności, które nie są bezpośrednio związane z osiąganym przychodem, na przykład koszty wynajmu lokalu do prowadzenia działalności, koszty usług telekomunikacyjnych czy polis ubezpieczeniowych.
Jest to bardzo ważne ze względu na datę uwzględniania konkretnych kosztów w ewidencji przedsiębiorstwa. Koszty bezpośrednio związane z przychodami muszą być ujęte w ewidencji w roku, w którym zostały uzyskane przychody z nimi związane. Oznacza to, że do dnia złożenia zeznania rocznego, koszty bezpośrednie dotyczące danego roku ujmuje się do roku, którego dotyczą. Po dacie złożenia zeznania rocznego należy uwzględnić je w roku następnym.
Koszty pośrednie nie są powiązane z konkretnymi przychodami. Nie mają one żadnego wpływu na ewentualną sprzedaż, chociaż są niezbędne do poniesienia w związku z ogólnym funkcjonowaniem firmy. Koszty pośrednie należy ujmować w ewidencji na podstawie daty wystawienia faktury.
Zasada memoriału w rachunkowości – założenia i funkcje
Warto także wiedzieć, do jakich kosztów zaliczają się wynagrodzenia pracowników w przypadku rozliczania księgowości firmy za pomocą metody memoriałowej. Wynagrodzenia stanowią bowiem koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
W przypadku składek należnych instytucjom, takim jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Pracy, sytuacja jest analogiczna do wynagrodzeń. Mogą one więc zostać zaliczone do kosztów dopiero w momencie ich uregulowania.
Do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć także odsetki od pożyczek i kredytów firmowych. Aby zaliczały się do nich, muszą spełniać następujące warunki:
- kredyt musi być w stu procentach wykorzystany na cele firmowe,
- kredyt musi być udokumentowany w odpowiedni sposób,
- odsetki muszą być uregulowane.
Należy pamiętać o tym, że należne, lecz niezapłacone odsetki nie mogą zostać zaksięgowane w kosztach.
Metoda memoriałowa pozwala także na rozliczanie odpisów amortyzacyjnych. Wybór tej metody nie ma wpływu na zasady amortyzacji, które zostały określone w art. 22g Ustawy o PIT. Amortyzacja związana jest z kosztami pośrednimi, dlatego ich księgowanie będzie rozliczane na zasadzie uwzględniania daty poniesienia kosztu, czyli daty naliczenia danej raty.
Metoda kasowa a memoriałowa – główne różnice i ich wpływ na księgowość
Metoda kasowa zwana jest także metodą uproszczoną, gdyż z założenia jej zadaniem jest uproszczenie rozliczania kosztów w księgowości firmy. Stosując metodę kasową, należy księgować wszystkie koszty w PKPiR zgodnie z datą ich poniesienia, nawet jeżeli dotyczą minionego okresu czasu. W tej sytuacji okres czasu, którego dany koszt dotyczy, nie ma znaczenia. W metodzie kasowej nie ma także podziału na koszty bezpośrednie i pośrednie.
Metoda kasowa pokazuje realny przepływ pieniądza w firmie. Pozwala ona na bieżącą kontrolę stanu środków pieniężnych. Stosowanie tej zasady jednak nie przedstawia rzeczywistego stanu finansowego firmy ze względu na fakt, że zapewnia ona wgląd jedynie w wynik kasowy, a nie finansowy przedsiębiorstwa.
Niezależnie od wyboru metody rozliczania kosztów, trzeba konsekwentnie stosować ją przez cały rok podatkowy. Nie można bowiem w trakcie trwania roku podatkowego dokonać wyboru drugiej metody. Jest to możliwe tylko na początku nowego roku podatkowego. Należy także pamiętać o konieczności zgłoszenia jej we właściwym urzędzie skarbowym.
Zasada kasowa w rachunkowości – charakterystyka i zastosowanie
W przypadku metody kasowej obowiązek zapłaty podatku dochodowego powstaje w momencie powstania kosztu. Uproszczenie to jednak nie dotyczy wszystkich wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Wyjątkiem są zaliczki na podatek dochodowy, wynagrodzenia oraz składki ZUS. Te trzy rodzaje wydatków muszą być księgowane zgodnie z datą ich faktycznej zapłaty.
Z metody kasowej można także skorzystać w zakresie rozliczania podatku VAT. Pojęcie metody kasowej w VAT nie jest jednak tożsame z metodą kasową w PKPiR. Dotyczy ono momentu wykazania podatku należnego u sprzedawcy oraz naliczonego u nabywcy, który jest dniem zapłaty za daną fakturę.
Więcej ciekawych informacji dotyczących rachunkowości możesz znaleźć na blogu ALEO.
