Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą spotyka się na co dzień z wieloma wyzwaniami związanymi z prowadzeniem biznesu. Oprócz nich, należy także pamiętać o kwestiach formalnych, takich jak księgowość i analiza zagadnień finansowych. Czy warto skorzystać z outsourcingu usług biura rachunkowego? W tym artykule dowiesz się, jak wybrać dobre biuro rachunkowe oraz jakie usługi rachunkowe oferują profesjonalni księgowi.
Z artykułu dowiesz się między innymi:
- Co oferuje biuro rachunkowe?
- Jak wybrać biuro rachunkowe?
- Czy firma księgowa odpowiada za błędy?
Biuro rachunkowe: co to jest? Co oferuje?
Biuro rachunkowe to podmiot gospodarczy, który świadczący usługi na rzecz przedsiębiorców z różnych branży – instytucji, organizacji, a nawet osób fizycznych w zakresie rachunkowości, finansów, płac oraz podatków.
Za co odpowiada biuro rachunkowe? W zależności od charakterystyki danego biura podatkowego zakres świadczonych usług może być inny. Jednak, najważniejszymi kwestiami, którymi zajmuje się profesjonalne biuro rachunkowe są: prowadzenie ksiąg rachunkowych, gromadzenie faktur, tworzenie zestawień i rozliczeń kosztów miesięcznych, analizowanie dokumentów finansowych, rozliczanie podatków i reprezentowanie klienta przed instytucjami państwowymi i organami administracji np. w przypadku składania deklaracji podatkowych. Możesz również skorzystać z firm oferujących biuro rachunkowe bez doradztwa podatkowego.
Wybór biura rachunkowego to spore odciążenie dla przedsiębiorstwa, zarówno z odpowiedzialności, jak i kosztów i potencjalnych strat. Jednak przed jego wyborem należy sprawdzić kilka informacji. Od czego zacząć?
Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?
Wybór biura rachunkowego nie jest prostą sprawą. Rozglądając się za odpowiednimi księgowymi należy wziąć pod uwagę szereg aspektów, które będą miały wpływ na późniejszą współpracę. Poniżej przedstawimy Ci wskazówki, na co zwracać uwagę przy wyborze dobrego biura rachunkowego.
1. Zakres usług firmy księgowej
Pierwszą rzeczą, na jaką zwrócić uwagę, jest zakres działań, które oferuje biuro rachunkowe. Mogą to być m.in:
- wystawianie i przechowywanie faktur,
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- przygotowywanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie rozliczeń pracowniczych,
- prowadzenie wszelkich rejestrów i ewidencji,
- optymalizacja finansowa,
- informowanie o zmianach prawnych i podatkowych,
- prowadzenie wykazu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej,
- utrzymywanie kontaktu z urzędami.
2. Usługi rachunkowe online, czyli odpowiedni system do fakturowania
W dzisiejszych czasach system elektronicznego obiegu dokumentów finansowych jest niemalże obowiązkowy. Warto więc zwrócić uwagę na to, czy biuro rachunkowe może pochwalić się tego rodzaju oprogramowaniem i systemami księgowymi. Dzięki temu, będziesz mieć większą pewność, co do zorganizowanej pracy oraz stałego wglądu do kosztów i przychodów swojego przedsiębiorstwa.
Warto wybrać takie biuro rachunkowe, które zapewni Ci dostęp do programu w celu wystawiania dowolnych faktur we wszystkich walutach. Dzięki niemu prowadzenie firmy stanie się bardziej komfortowe i efektywne.
Już niedługo, wejdą w życie zasady dotyczące Krajowego Systemu e-faktur, a faktury ustrukturyzowane (elektroniczne) staną się naszą codziennością. Warto zatem mieć to na uwadze i odpowiednio się do tego przygotować.
3. Kwestie bezpieczeństwa
Jeśli zakres usług biura rachunkowego Ci odpowiada, warto sprawdzić jak dba o bezpieczeństwo dokumentacji. Czy firma księgowa posiada politykę bezpieczeństwa? Czy sprzęt jest zabezpieczony przed wyciekiem i utratą danych? Takie pytania nie powinny być problematyczne dla biura rachunkowego. RODO obowiązuje wszystkich przedsiębiorców prowadzących swoją działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej.
4. Odpowiednia liczba pracowników = szybki i bieżący kontakt
Ważnym aspektem, jest również ilość pracowników – większa załoga księgowych to zwiększona stabilizacja pracy w sytuacjach kryzysowych. Dodatkowym plusem jest większy zakres działań biura rachunkowego i różnorodność specjalizacji. Warto także zapytać, o doszkalanie pracowników, podwyższanie ich kompetencji i dbanie o posiadanie bieżącej wiedzy przy zmieniających się przepisach.
5. Usługi pełnomocnictwa
Jeśli osoba przekazująca sprawy firmy w ręce biura rachunkowego, chce zaoszczędzić czas i nie odwiedzać biura rachunkowego za każdym razem, gdy konieczne jest podpisanie jakiegoś dokumentu urzędowego, może udzielić pełnomocnictwa. Nie każde biuro oferuje taką możliwość, a pozwala ono reprezentować właściciela firmy przez biuro rachunkowe. Jest to o bardzo wygodne rozwiązanie z perspektywy wielu formalności w urzędach i instytucjach administracji.
6. Cena, czyli ile za biuro rachunkowe?
Jeśli chodzi o cenę za usługi rachunkowe to jest to kwestia zależna od wielu czynników. Przede wszystkim to zakres usług czy też ochrona OC wpływają na cenę. Przed wyborem warto porównać oferty kilku biur o podobnym zakresie działań i wybrać najkorzystniejszą ofertę.
Biuro rachunkowe – jak zadbać o kwestie ochrony danych i bezpieczeństwa?
Jeszcze do 2014 roku, aby otworzyć biuro rachunkowe, trzeba było posiadać certyfikat księgowy Ministerstwa Finansów. Obecnie nie potrzebne są żadne uprawnienia. Jedynymi warunkami, jakie muszą spełniać prowadzący biuro rachunkowe, to:
- bycie osobą z pełną zdolnością do czynności prawnych,
- nie bycie skazanym prawomocnym wyrokiem sądu za ściśle określony katalog przestępstw, tj. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Oczywiście podmioty, które zdobyły certyfikat przed wprowadzeniem ustawy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, dalej mogą się nim posługiwać oferując swoje usługi. Co więcej jest to dobry wyznacznik tego, że dane biuro księgowości funkcjonuje od lat i ma spore doświadczenie.
Spis certyfikowanych biur rachunkowych sprawdzisz w wykazie Ministerstwa
Obowiązkowa polisa od odpowiedzialności cywilnej
Biura rachunkowe od 2004 roku podlegają obowiązkowi polisy od odpowiedzialności cywilnej, a dodatkowo doradcy podatkowi powinni posiadać indywidualne ubezpieczenia. Wybierając biuro księgowe należy sprawdzić, w jakim zakresie polisa pokrywa zdarzenia, które mogą narazić przedsiębiorstwo na potencjalne straty.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy?
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie to pytanie, w obawie o pociągnięcia do odpowiedzialności za błędne rozliczenia np. podatkowe.
Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej za zobowiązania podatkowe odpowiada przedsiębiorca. Jeśli więc dojdzie do jakichkolwiek błędów czy uchybień ze strony biura rachunkowego, organy skarbowe pociągną do odpowiedzialności podatnika. Należy jednak pamiętać, że sam przedsiębiorca ma prawo zgłosić się w tym przypadku do współpracującego z nim biura rachunkowego o odszkodowanie i powołać się na nierzetelne prowadzenie księgowości (wynika to z art. 471 Kodeksu cywilnego).
Dlaczego warto zainwestować w usługi rachunkowe profesjonalnego biura?
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to wielowątkowe zadanie. Oprócz codziennych czynności, związanych z bieżącą działalnością firmy pozostaje “papierkowa robota”. Nie każdy przedsiębiorca ma na tyle czasu, żeby zajmować się wszystkim samemu. Szczególnie na początku prowadzenia działalności, kiedy być może firma nie posiada wystarczających funduszy na zatrudnienie wewnętrznego księgowego.
Dlaczego warto zainteresować się usługami biura rachunkowego?
- Nieprzewidywalna lub nagła nieobecność wewnętrznego pracownika, zatrudnionego w firmie, może powodować przestoje w pracy.
- Pracownik za potencjalną pomyłkę czy niedopełnienie obowiązków może zostać pociągnięty do odpowiedzialności (zgodnie z kodeksem pracy) jedynie do trzykrotności jego wynagrodzenia, więc firma jest narażona na straty.
- Trzeba inwestować w oprogramowanie, gdyż darmowe oprogramowanie są często niewystarczające.
- Trzeba inwestować w szkolenia pracowników w firmie, aby byli na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami.
- Profesjonalni księgowi wspierają firmę w rozliczeniach podatkowych i pomagają w optymalizacji podatkowej.
- Koszty zatrudnienia pracownika niekiedy przewyższają koszty obsługi przez biuro rachunkowe.
Pomoc księgowej czy biuro rachunkowe online?
W ostatnich latach rynek usług księgowych się bardzo rozwija, a biur rachunkowych z roku na rok coraz więcej przybywa. Przedsiębiorcy, mają więc duże pole do wyboru idealnego księgowego.
Obecnie wiele dokumentów jakie musi comiesięcznie musi wypełniać przedsiębiorca odbywa się online. Zatem jakie biuro rachunkowe wybrać – tradycyjne czy porady księgowego online?
Osoby wybierające biura rachunkowe online, najczęściej obawiają się utrudnionego kontaktu i braku możliwości zasięgnięcia porady w razie nagłej potrzeby. Nie koniecznie jest to powód do obaw! Wiele profesjonalnych biur rachunkowych stosuje nowoczesne narzędzia, które wspierają komunikację pomiędzy przedsiębiorcą a księgowymi. W związku z czym, biuro rachunkowe online pozwoli Ci jednocześnie zaoszczędzić nieco pieniędzy i utrzymać wysoki poziom świadczonych usług.
Podobnie jak oferty stacjonarnych biur rachunkowych, biura rachunkowe online mogą świadczyć różnego rodzaju usługi. Najważniejsze jest jednak to, aby spełniały konkretne wymagania poszukującego przedsiębiorcy.
Podsumowanie
Biuro rachunkowe to nie tylko dbałość o księgowość firmy, ale również płace, rozliczenia z ZUS i podatki. Biuro księgowe to zazwyczaj kompleksowa obsługa finansowa, która może odciążyć Cię z pracochłonnych formalności. Warto zainwestować w profesjonalne usługi księgowych, czy to w formie tradycyjnej czy online. Dobry wybór biura rachunkowego, pozwoli Ci prowadzić swoje przedsiębiorstwo przy komfortowej współpracy, bez obaw o sprawy finansowe!
